Kaupunginhallitus, kokous 24.6.2019

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 366 Markkinointiviestintäpalveluiden kilpailutus

PRIDno-2019-138

Valmistelija

  • Salla Rajala, yksikön päällikkö, viestintäyksikkö, salla.rajala@pori.fi

Perustelut

Porin kaupungin konsernihallinnon viestintäyksikkö on kilpailuttanut markkinointiviestinnän palveluiden yhteistyökumppaneiden hankinnan kaupunkikonsernin käyttöön. Tarjouskilpailu koskee Porin kaupungin eri toimialojen ja yksiköiden markkinointiviestinnän strategista ja taktista suunnittelua, konsultointia sekä operatiivista toteutusta. Porin kaupungin lisäksi kaupunkikonserniin kuuluvat yhtiöt ja yhteisöt voivat halutessaan käyttää sopimuksen mukaisia palveluita.

Tarjouspyynnössä on pyydetty tarjouksia viidestä asiantuntijapalvelusta. Ne koostuvat strategisesta, operatiivisesta ja taktisesta

1. viestinnän ja markkinoinnin konsultoinnista
2. viestintäpalveluista
3. viestinnän koulutuspalveluista
4. markkinoinnista, mainonnasta ja sisällöntuotannosta sekä
5. mediasuunnittelusta.

Em. kohta 4. sisältää mm.

a) strategisen ja luovan suunnittelun ja konseptoinnin
b) suunnittelun (asiakasmarkkinointi, kampanjat, sisällöt, visuaalinen ilme, tekstisuunnittelu, materiaalit ym.)
c) palvelumuotoilun
d) digitaalinen markkinointiviestinnän
e) tapahtumamarkkinoinnin ja tapahtumien suunnittelun sekä
f) tuotantopalvelut.

Hankinta on EU kynnysarvon ylittävä. Sen ennakoitu arvo sopimuskaudella on noin 500 000,00 euroa.

Hankintasopimus tehdään enintään kuuden (6) palveluntuottajan kanssa.

Puitesopimuskausi on kaksi vuotta (24 kk) ja lisäksi varataan mahdollisuus jatkaa hankintaa optiokausi (24 kk). Sopimuskausi alkaa,​ kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja sopimus on allekirjoitettu. Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toisen sopimusosapuolen suostumusta.

Palvelut tilataan puitesopimuskumppaneilta tapauskohtaisesti sovittavina erillisinä toimeksiantoina puitesopimuksen ehtojen mukaisesti. Tilaaja määrittelee toimeksiantokohtaisesti työn aikataulun, sisällön sekä hyväksyy työmäärä- ja kustannusarvion.

Puitesopimus ei velvoita tilaamaan palveluita puitesopimusjärjestelyssä mukana olevilta toimittajilta, vaan sen tarkoituksena on helpottaa, yksinkertaistaa ja nopeuttaa markkinointiviestinnän asiantuntijapalveluiden tilaus- ja toimitusprosessia silloin, kun palveluille on tarvetta.

Hankintamenettelynä oli avoin menettely. Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus julkaistiin Tarjouspalvelu.fi/Pori -portaalin kautta Hilmassa 11.2.2019. Tarjouspyynnössä tarjousten toimittamiselle asetettiin määräajaksi 18.3.2019 12.00. Osatarjouksia ei sallittu.

Asetettuun määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat:

Avidly Oyj
Creative Crue Oy
dynamo et son Oy
Kumppania Oy
Kuubi Oy
Mainostoimisto Ilme Oy
Manifesto Consulting Oy
Miltton Oy
Oy Kultainen Sherpa Ab
Staart Oy
Tovari Oy
Vapa Marketing Oy
Viestintä Ground Oy
Viestintätoimisto Tulus Oy
West Creative Oy

Kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä asetetut kelpoisuus-​ ja vähimmäisvaatimukset.

Markkinointiviestinnän asiantuntijapalveluiden valintaperusteet:

Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Maksimipisteet ovat 100 pistettä, jakautuen seuraavasti:

- Hinta, max 20 pistettä
- Työnäyte, max 40 pistettä
- Referenssit, max 20 pistettä
- Asiakastyytyväisyys, max 20 pistettä

Kuuden hengen arviointiraati on vertaillut tarjoukset vertailukriteerien perusteella. Vertailun perusteella markkinointiviestinnän asiantuntijapalveluiden tarjoukset sijoittuivat kokonaistaloudellisesti seuraavasti, annettujen pisteiden suuruusjärjestyksessä. Pisteytykset perusteluineen vertailuliitteissä.

1. Vapa Marketing Oy (89,21)
2. Miltton Oy (88,33)
3. Kuubi Oy (86,48)
4. West Creative Oy (86,20)
5. Oy Kultainen Sherpa Oy (84,49)
6. Staart Oy (81,76)
7. Kumppania Oy (76,98)
8. Dynamo et son Oy (75,95)
9. Mainostoimisto Ilme Oy (75,81)
10. Creative Crue Oy (73,94)
11. Avidly Oyj (72,59)
12. Viestintä Ground Oy (72,33)
13. Tovari Oy (71,21)
14. Manifesto Consulting Oy (64,16)
15. Viestintätoimisto Tulus Oy (62,22)

Tarjousvertailu ja tarjousasiakirjat tulevat viranomaisen toiminnasta annetun lain 7 § 2 perusteella julkisiksi vasta, kun sopimus on tehty. Tarjoajilla on kuitenkin asianosaisina oikeus saada tieto tarjousvertailusta.

Ehdotus

Esittelijä

  • Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Kaupunginhallitus päättää edellä mainituin kokonaistaloudellisin perustein, että markkinointiviestinnän asiantuntijapalveluiden puitesopimuskumppaneiksi valitaan seuraavat kuusi toimijaa

- Vapa Marketing Oy
- Miltton Oy
- Kuubi Oy
- West Creative Oy
- Oy Kultainen Sherpa Oy
- Staart Oy

Samalla kaupunginhallitus valtuuttaa viestintäyksikön päällikön allekirjoittamaan sopimukset Porin kaupungin puolesta ja päättämään optiokauden käytöstä sopimuskumppaneiden kanssa neuvoteltuaan.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Tiedoksi

Viestintäyksikkö (kaupunkikonserniin kuuluvat yhtiöt ja yhteisöt)/ Salla Rajala, Hankintapalvelut (tarjoajat)/ Tiina Vuori

Muutoksenhaku

Hankintaoikaisuohje ja valitusosoitus

Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) mukaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (jäljempänä hankintaoikaisu), tai asia voidaan saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi.

Hankintaa koskevasta asiasta voi tehdä hankintayksikölle oikaisuvaatimuksen tai markkinaoikeudelle toimitettavan valituksen se, jota asia koskee (jäljempänä asianosainen). Asianosainen on se, jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa.

I   Hankintaoikaisuohje

Hankintaoikaisuvaatimuksen kohde

Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi vaatia hankintalain 132-135 §:n mukaan hankintaoikaisua. Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee.

Hankintaoikaisuvaatimuksen tekemiselle säädetty aika

Asianosaisen on vaadittava hankintaoikaisua 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä valitusosoituksineen tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Vaatimus on esitettävä määräajan viimeisenä päivänä ennen virka-ajan päättymistä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, voi oikaisuvaatimuksen tehdä ennen viraston aukioloajan päättymistä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Tiedoksianto

Jos hankintapäätös on annettu tiedoksi sähköisesti, asianosaisen katsotaan saaneen tiedon hankintapäätöksestä oheisasiakirjoineen sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Asianosainen on saanut tiedon päätöksestä lähettämispäivänä, jollei asianosainen esitä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut asianosaiselle myöhemmin.

Jos hankintapäätös on annettu tiedoksi postitse kirjeellä, asianosaisen katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei asianosainen näytä saaneen tiedon myöhemmin.

TAI

Jos hankintapäätös on annettu todisteellisesti tiedoksi, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen sisältö

Hankintaoikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Vaatimuksesta on käytävä ilmi oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi.

Vaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, mikäli ne eivät jo ole hankintayksikön hallussa.

Toimitusosoite

Hankintaoikaisuvaatimus toimitetaan Porin kaupungin kirjaamolle.

Porin kaupungin kirjaamo
PL 121
28101 PORI

Käyntiosoite      Yrjönkatu 6 B 2. krs.
Puhelin             (02) 623 4470
Faksi                (02) 634 9417
Sähköposti        kirjaamo@pori.fi

Hankintaoikaisuvaatimuksen vireilletulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosainen voi hankintalain nojalla hakea muutosta valittamalla markkinaoikeuteen.

 

II   Valitusosoitus markkinaoikeuteen

Muutoksenhaun kohde ja rajoitukset

Tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee, voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen.

Valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi voidaan saattaa hankintayksikön päätös tai hankintayksikön muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu, jolla on vaikutusta ehdokkaan tai tarjoajan asemaan.

Markkinaoikeuden käsiteltäväksi valituksella ei voida saattaa hankintayksikön sellaista päätöstä tai muuta ratkaisua, joka koskee:

1)     yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua;
2)     sitä, että hankintasopimusta ei jaeta osiin 75 §:n nojalla; tai
3)     sitä, että 93 §:ssä tarkoitetun kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään yksinomaan halvinta hintaa tai kustannuksia.

Jos kyseessä puitejärjestelyyn perustuva hankinta

Puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan ei saa hakea muutosta valittamalla, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa hankintalain 146 §:n mukaisesti. Lupa on myönnettävä, jos asian käsittely on lain soveltamisen kannalta muissa samanlaisissa asioissa tärkeää, tai siihen on painava, hankintayksikön menettelyyn liittyvä syy.

Jos kyseessä dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskeva ratkaisu

Dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevaan hankintayksikön ratkaisuun ei saa hakea muutosta valittamalla, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa hankintalain 146 §:n mukaisesti. Lupa on myönnettävä, jos asian käsittely on lain soveltamisen kannalta muissa samanlaisissa asioissa tärkeää, tai siihen on painava, hankintayksikön menettelyyn liittyvä syy.

Tiedoksianto

Jos hankintapäätös on annettu tiedoksi sähköisesti, asianosaisen katsotaan saaneen tiedon hankintapäätöksestä oheisasiakirjoineen sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Asianosainen on saanut tiedon päätöksestä lähettämispäivänä, jollei asianosainen esitä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut asianosaiselle myöhemmin.

Jos hankintapäätös on annettu tiedoksi postitse kirjeellä, asianosaisen katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei asianosainen näytä saaneen tiedon myöhemmin.

TAI

Jos hankintapäätös on annettu todisteellisesti tiedoksi, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Muutoksenhakuaika

Valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen. Tiedoksisaantipäivää ei lasketa mukaan valitusaikaan.

Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä.

Muutoksenhakuaika suorahankinnassa

Jos hankintayksikkö on toimittanut julkaistavaksi hankintalain 131 §:ssä tarkoitetun suorahankintaa koskevan ilmoituksen Euroopan unionin virallisessa lehdessä. Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa ilmoituksen julkaisemisesta.

TAI

Jos hankintayksikkö on julkaissut suorahankinnasta jälki-ilmoituksen, mutta ei suorahankintaa koskevaa ilmoitusta. Suorahankintaa koskeva valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa siitä, kun suorahankinnasta on julkaistu jälki-ilmoitus Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

TAI

Jos hankintayksikkö ei ole julkaissut suorahankinnasta ilmoitusta tai jälki-ilmoitusta. Suorahankintaa koskeva valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun hankintasopimus on tehty.

Sopimusmuutosta koskeva ilmoitus

Jos hankintayksikkö on toimittanut julkaistavaksi hankintalain 58 §:n 1 momentin 9 kohdassa tarkoitetun sopimusmuutosta koskevan ilmoituksen Euroopan unionin virallisessa lehdessä. Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa ilmoituksen julkaisemisesta.

Poikkeukset säännönmukaisesta valitusajasta

Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankintapäätöksen jälkeen hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen 130 §:n 1 tai 3 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa. Odotusaikaa ei tarvitse noudattaa, jos sopimus koskee puitejärjestelyn perusteella tehtävää hankintaa tai sopimus koskee dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä tehtävää hankintaa.

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.

Valituksen sisältö

Valituksessa on ilmoitettava hankinta-asia, jota valitus koskee, sekä valittajan vaatimukset ja niiden perusteet. Puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan ja dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevan ratkaisun osalta valituskirjelmässä on esitettävä, minkä vuoksi käsittelylupa tulisi myöntää.

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatija on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Lisäksi on ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa. Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskirjelmä.

Valitukseen on liitettävä alkuperäisenä tai jäljennöksenä päätös, johon haetaan muutosta, sekä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta. Valitukseen on liitettävä asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi. Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja, kuten hallintolainkäyttölain 21 §:ssä säädetään.

Valituksen toimittaminen

Valitus on toimitettava markkinaoikeudelle. Valituksen voi toimittaa markkinaoikeuden kansliaan henkilökohtaisesti, asiamiestä käyttäen, lähetin välityksellä, postitse, telekopiona tai sähköpostin avulla kuten sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetussa laissa (13/2003) säädetään. Jos vireillepanon viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, voi asiakirjat toimittaa markkinaoikeudelle ensiksi seuraavana arkipäivänä.

Valitusperusteeseen perustuva muutoksenhakukielto

Hankintalain 163 §:n mukaan markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta kuntalain eikä hallintolainkäyttölain nojalla.

Muutoksenhausta ilmoittaminen hankintayksikölle

Hankintalain 148 §:n nojalla hankinta-asiaan muutosta hakevan on kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikölle viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeuteen. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikön kohdassa I mainittuun osoitteeseen.

Markkinaoikeuden osoite ja muut yhteystiedot

Markkinaoikeus
Radanrakentajantie 5
00520 HELSINKI
puh. 029 56 43300
fax 029 56 43314
markkinaoikeus(at)oikeus.fi

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

 

 

Käsitellyt asiat