Kaupunginhallitus, kokous 24.6.2019

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 391 Vuoden 2018 arviointikertomus, jatkotoimenpiteet

PRIDno-2019-1582

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Niko Poskiparta, tarkastuspäällikkö, niko.poskiparta@pori.fi

Perustelut

Tarkastuslautakunnan on kuntalain 121 §:n mukaan valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet. Tarkastuslautakunnan tulee arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää. Lautakunnan tehtäviin kuuluu myös muun muassa huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta sekä kiinnittää huomiota kaupungin toiminnan, toimintatapojen ja palvelujen järjestämisen tuloksellisuuteen ja tarkoituksenmukaisuuteen.

Kuntalain mukaisesti tarkastuslautakunnan tulee antaa kultakin vuodelta arviointikertomus, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään kaupunginvaltuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Kuntalain 121.5 §:n mukaan kaupunginhallituksen tulee antaa valtuustolle lausunto toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta.

Esitys vuoden 2018 arviointikertomukseksi on esityslistan liitteenä.

Liitteenä oleva arviointikertomus tulee julkiseksi, kun tarkastuslautakunta on sen hyväksynyt ja allekirjoittanut sekä se on valmis käyttötarkoitukseensa (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 24 §:n 15 kohta). Arviointikertomus tulee julkiseksi 3.6.2019, jolloin arviointikertomus tulee saatavaksi kaupungin verkkosivuilta.

Ehdotus

Esittelijä

Niko Poskiparta, tarkastuspäällikkö, niko.poskiparta@pori.fi

Tarkastuslautakunta päättää hyväksyä ja allekirjoittaa arviointikertomuksen. Tarkastuslautakunta oikeuttaa tarkastustoimiston tekemään arviointikertomukseen teknisluonteisia korjauksia ja tarkistuksia.

Tarkastuslautakunta päättää edelleen esittää kaupunginvaltuustolle, että

  • tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2018 merkitään tiedoksi
  • kaupunginvaltuusto päättää lähettää arviointikertomuksen kaupunginhallitukselle tarvittavia toimenpiteitä varten ja velvoittaa kaupunginhallituksen tuomaan lokakuun 2019 loppuun mennessä kaupunginvaltuustolle kuntalain 121.5 § mukaisen lausunnon.

Päätös

Tarkastuslautakunta päätti hyväksyä ja allekirjoittaa arviointikertomuksen. Tarkastuslautakunta oikeutti tarkastustoimiston tekemään arviointikertomukseen teknisluonteisia korjauksia ja tarkistuksia.

Tarkastuslautakunta päätti edelleen esittää kaupunginvaltuustolle, että

  • tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2018 merkitään tiedoksi.
  • kaupunginvaltuusto päättää lähettää arviointikertomuksen kaupunginhallitukselle tarvittavia toimenpiteitä varten ja velvoittaa kaupunginhallituksen tuomaan lokakuun 2019 loppuun mennessä kaupunginvaltuustolle kuntalain 121.5 § mukaisen lausunnon.

Kokouskäsittely

Merkitään, että Taina Lehtonen ei osallistunut esteellisenä Länsirannikon Koulutus Oy WinNovaa koskevaan keskusteluun.

Merkitään, että Antti Linnainmaa poistui kokouksesta tämän asiakohdan käsittelyn aikana klo 17.16.

Valmistelija

  • Maija Arola, yksikön päällikkö, hallintoyksikkö, maija.arola@pori.fi

Perustelut

Kaupunginvaltuusto päätti kokouksessaan 17.6.2019 §81 seuraavaa:

  • merkitä tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2018 tiedoksi.
  • lähettää arviointikertomuksen kaupunginhallitukselle tarvittavia toimenpiteitä varten .
  • velvoittaa kaupunginhallituksen tuomaan lokakuun 2019 loppuun mennessä kaupunginvaltuustolle kuntalain 121.5 § mukaisen lausunnon.

Tarkastuslautakunta on arviointikertomuksessaan korostanut seuraavia seikkoja:

Toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet

Valtuuston asettamat tavoitteet

1. Tarkastuslautakunta ehdottaa strategisten mittareiden käsittelyä yhtenäisenä kokonaisuutena. Mittareiden esittämien lukujen seuranta onnistuu parhaiten esittämällä strategiset mittarit ja tunnusluvut kootusti yhdessä paikassa.

2. Kaavoitusohjelma, joka sisältyy Porin kaupungin kaavoituskatsaukseen, on myös strateginen asiakirja. Tarkastuslautakunta huomauttaa, että strateginen asiakirja sisältää arvovalintoja, jotka kuuluvat kaupunginvaltuuston hyväksyttäviksi.

3. Tarkastuslautakunta kysyykin, mikä rooli strategian suhteen on esimerkiksi tietosuoja- ja tietoturvapolitiikan, pysäköintipolitiikan tai kaavoitusohjelman kaltaisilla asiakirjoilla?

4. Tarkastuslautakunta suosittelee kiinnittämään huomiota laaditun kaupunkistrategian ohjausvaikutukseen. Kaupunkistrategian ja sitä tukevien ohjelmien osalta tulisikin kiinnittää huomiota nimettyjen mittarien määrään.

Toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen

5. Tarkastuslautakunta haluaa nostaa esiin toiminnallisista riskeistä erityisesti johtajuuteen ja hyvän työilmapiirin luomiseen liittyvät tekijät.

6. Tarkastuslautakunta kysyy, ovatko toimialat ja liikelaitokset laatineet toiminnalliset tavoitteensa niin, että tavoitteiden kautta välittyy riittävän kattava kuva toiminnasta kokonaisuutena?

Taloudellisten tavoitteiden toteutuminen

7. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomionsa siihen, että kaupungin vuosikate ei riittänyt kattamaan käyttöomaisuuden poistokustannuksia vuonna 2018, jolloin kaupungin tulorahoitus ei riittänyt edes juokseviin menoihin. Lautakunta pitää tilannetta kaupungin talouden kannalta erittäin huolestuttavana ja kehottaa ryhtymään toimenpiteisiin kaupungin talouden tasapainottamiseksi.

8. Tarkastuslautakunta esittää huolensa kaupungin tuloskehityksestä. Vuonna 2018 budjettikuri ei pitänyt toimialoilla ja useampi toimiala ylitti talousarvion. Lautakunta korostaa esimiesten velvollisuutta sisäiseen valvontaan koko vuoden aikana myös budjettikurin toteutumisen osalta, jotta talousarviopoikkeamiin voidaan reagoida nopeasti.

Kaupunkikonserni

9. Omistajapolitiikkaan liittyy paljon poliittisia arvovalintoja, joiden arvioidaan vaikuttaneen siihen, että Porin kaupunkikonsernilta puuttuu edelleen päivitetty omistajapoliittinen ohjelma. Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä, että omistajapoliittisen ohjelman päivitys saatetaan loppuun mahdollisimman pian.

10. Tarkastuslautakunta näkee konserniohjeen mukaisen, kuntalakia toteuttavan ennakkokäsitysmenettelyn vahvistaneen Porin kaupungin omistajaohjauksen vaikuttavuutta. Omistajaohjauksen tuloksellisuuden arviointi vaatisi kuitenkin pohjaksi omistajapolitiikan asetettuine omistamisen pitkän aikavälin tavoitteineen.

11. Tarkastuslautakunta suosittelee, että kaikkien strategisten yhtiöiden osalta raportoidaan omistajalle systemaattisesti myös kuvaavat vakavaraisuuden sekä kannattavuuden tunnusluvut.

12. Tarkastuslautakunta suosittelee, että omistajaohjaus pyytää Porin Linjat Oy:tä raportoimaan edellisten vuosien tapaan matkustajamäärien ja sairaspoissaolojen kehitysprosentit tavoitteiden toteutumisen arvioimiseksi.

13. Tarkastuslautakunta suosittelee, että omistajaohjaus pyytää Porin Toimitilat Oy:tä raportoimaan edellisten vuosien tapaan reklamaatioiden määrän asiakastyytyväisyyteen liittyvän tavoitteen toteutumisen arvioimiseksi.

Muut havainnot kaupungin hallinnosta

Johdanto erityisteemoihin

14. Tarkastuslautakunta näkee valtakunnallisen maakunta- ja sote-uudistuksen peruuntumisen erityisesti johtamishaasteena. Haasteet liittyvät muun muassa henkilöstön jaksamiseen ja toiminnan kehittämiseen.

15. Tarkastuslautakunta korostaa, että sisäilmaongelmia estetään ja hoidetaan moniammatillisessa toimintaympäristössä. Sisäilmatyössä vastuurajojen määrittely ja vaihtoehtoiskustannuslaskennan osaaminen ovat tärkeässä roolissa.

16. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan tiedolla johtamisen aito hyödyntäminen vaatii kaupunkitasoista digiohjausta eli koko kaupunkia koskevan yhteisen suunnan asettamista tiedolla johtamisen edistämiselle.

17. Tarkastuslautakunta on todennut, että Porin kaupungilla ei ole erikseen esimerkiksi toimitila-, ympäristö-, digitai kulttuuri- ja liikuntastrategiaa. Arvioinnin erityisteemojen osalta on havaittu, että toimialojen yksiköille, liikelaitoksille tai konserniyhtiöille ei ole helppo johtaa omistajan asettamia strategisia tavoitteita. Siitä huolimatta organisaation yksikkötason, liikelaitoksen ja yhtiön tulisi olla mahdollista löytää strategiasta toiminnalleen omistajan asettamat tavoitteet. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota strategisisten linjausten tarkennustarpeeseen.

Kouluverkko ja tilat 2018, tilanne ennen palveluverkkouudistusta

18. Koulurakennusten osalta kiinteistöjen käyttäjän, huoltajan ja omistajan vastuiden ja velvoitteiden rajapinnat herättävät kysymyksiä. Koulukiinteistöjen tila-asioiden hallinnan siirto tekniselle toimialalle on hyvä asia, sillä toimialat voivat keskittyä ydinosaamiseensa. Sivistystoimiala/Opetusyksikkö keskittyy pedagogiseen opetuspuoleen ja rakennusten kunnosta huolehtiminen on teknisen toimialan asia. Ongelmaksi jää edelleen epäselvä vastuunjako, joka koskee arkipäiväistä rakennuksien kunnon havainnointia, ilmenneistä ongelmakohdista tiedotusta ja niiden johdosta tehtäviä toimenpiteitä.

19. Tarkastuslautakunta esittää huolensa Porin kaupungin koulukiinteistöjen kiinteistökohtaisten ajantasaisten huoltosuunnitelmien ja sopimusten osittaisesta puuttumisesta.

Tilayksikkö

20. Valtakunnalliseen maakunta- ja sote-uudistukseen liittynyt kiinteistöselvitystyö on toiminut pohjana tilayksikön omalle kiinteistöselvitystyölle. Lisäksi Porin kaupunkikonsernin sote-kiinteistöistä on tehty laaja riskikartoitus tilahallinnan järjestämisvaihtoehtojen selvityksen tueksi. Tarkastuslautakunnan näkökulmasta kiinteistöihin liittyvä selvitystyö on ollut tarpeellinen ponnistus huolimatta siitä, että sen hyödyntäminen ei tule toteutumaan suunnitellusti.

21. Tarkastuslautakunta näkee kaupungin omana työnä tehdyn työn tietojohtamisen edistämiseksi tilayksikössä hyväksi ja tärkeäksi sekä kannustaa sen edelleen kehittämiseen varsinkin tiedon saamiseksi käyttöön reaaliaikaisesti. Tarkastuslautakunta näkee myös, että työkalun antamien tietojen oikeellisuuden arviointi ja tarkkailu ovat tärkeä osa tietojohtamista.

22. Tarkastuslautakunta suosittelee, että valmisteilla olevassa omistajapoliittisessa ohjelmassa tehdään periaatelinjaus tilatuotannon ja -hallinnan järjestämisvastuista Porin kaupunkikonsernin sisällä.

23. Arvioinnissa on havaittu, että ulkopuolisille vuokrattujen Porin kaupungin omistamien tilojen kokonaisuus sisältää Porin kaupungille erilaisessa merkityksessä toimivia tiloja, joilla on taustalla oma elinkeinopoliittinen historia. Tarkastuslautakunta suosittelee tilayksikön hallinnoimien ulkopuolisille vuokrattavien toimitilojen suhteen tekemään päätökset tilakohtaisesti kokonaisstrategiset kehityssuunnat huomioiden.

24. Tarkastuslautakunta suosittelee kaupunkitasoisten sisäilmaongelmia ehkäisevien tavoitteiden asettamista niin, että toiminnan tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta pystytään arvioimaan.

25. Kaupunginhallituksen vahvistama toimintamalli sisäilma-asioiden hallintaan on tarkastuslautakunnan näkökulmasta laadukas ja suunta oikea. Vuoropuhelun vahvistamiseksi tarkastuslautakunta suosittelee, että sisäilmatyöryhmään nimetään kaupunginhallituksen edustaja tiedonkulun tehostamiseksi ja välittömän palautteen saamiseksi toiminnasta. Tarkastuslautakunta näkee myös, että säännöllinen tiedottaminen sisäilmatyöryhmän havainnoista on tarpeen.

26. Tarkastuslautakunta odottaa korjausinvestointi- tai uudisrakennuspäätöksiin liittyvän toiminnan tuloksellisuuden parantuvan tulevaisuudessa vuoden 2018 aikana tehtyjen toimenpiteiden ja havaintojen seurauksena.

Porin Palveluliikelaitos

27. Tarkastuslautakunta pitää Palveluliikelaitoksen roolia tärkeänä osakokonaisuutena kaupungin tavoitteiden asetannassa sekä strategiatyöskentelyssä. Lautakunta kysyy, onko liikelaitosten tuottamien palveluiden rooli tunnistettu ja huomioitu riittävästi strategisessa hyvinvointiohjelmassa.

28. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomionsa siihen, että palveluliikelaitoksen tavoitteena on palveluiden tuottaminen pääasiassa kuntakonsernin sisäisille asiakkaille eikä toiminnalla ole valtuuston asettamien tavoitteiden mukaan tarkoitus tuottaa tilikauden ylijäämää. Lautakunta kysyy, onko tilikauden 2018 ylijäämä ja alkuvuodesta 2019 tehdyt hinnankorotukset sisäisille asiakkaille linjassa organisaatiotoimikunnan 21.6.2016 asettaman linjauksen kanssa toiminnan jatkuvasta tehostamisesta.

29. Tiedonkulkua liikelaitoksen ja kaupungin välillä tulisi tarkastuslautakunnan mielestä edistää molempiin suuntiin. Lautakunta korostaa kasvotusten käytävien neuvottelujen olennaisuutta sähköpostitse vaihdettavien tietojen ohessa informaation saavutettavuuden varmistamiseksi sekä toiminnan kehitystyön ja tuloksellisuuden onnistumiseksi.

Ympäristö- ja terveysvalvontayksikkö

30. Rakennusten terveysvalvontaprosessin tuloksellisuuden arviontiin vaikuttaa terveysvalvonnan antamien toimenpidekehotusten vaikuttavuus. Tarkastuslautakunta on todennut, että rakennuksen terveysvalvontaprosessin tuloksellisuus ei arvioinnin perusteella vaikuta olevan kiinni lakisääteisestä terveysvalvonnasta vaan tilan omistajasta, jolle toimenpidekehotus tai korjausmääräys on annettu.

31. Tarkastuslautakunta pitää lisätoimivallan hakemista ympäristönsuojeluasioissa rohkeana ja Porin strategiaa Työn ja yrittämisen Porina toteuttavana ratkaisuna. Tarkastuslautakunta toteaa, että Porin kaupungin ympäristönsuojeluun kehittyvä ammatillinen osaaminen on yksi kaupungin tärkeistä aineettomista pääomista. Tätä pääomaa on ennakkoluulottomasti lähdetty hyödyntämään viranomaispäätöksenteon tehostamiseksi.

Tarkastuslautakunta näkee myös hyvänä, että toimivallan lisäämiseen liittyy laaduntarkkailu- ja seurantavaatimuksia sekä riittävän resursoinnin takaamista.

Hallintoyksikkö

32. Tarkastuslautakunta katsoo, että Aapeli-projekti asianhallinta- ja järjestelmäprojektina on tuonut konkreettisesti esiin tarpeen konsernihallinnon yksiköiden väliselle saumattomalle yhteistyölle, kun kyseessä on kaupunkitasoinen kehittämishanke.

33. Tarkastuslautakunta toteaa, että asianhallintajärjestelmä Aapeli otettiin käyttöön käyttöönottoprojektille asetetussa tavoiteaikataulussa. Porin kaupungin asianhallinnan arvioidaan siirtyneen vuoden 2018 käyttöönottoprojektin myötä suuren askeleen eteenpäin.

Tarkastuslautakunta pitää kuitenkin puutteena sitä, että toimielinten ja virkamiesten päätöksentekoprosessia ohjaavat menettelytapaohjeet puuttuivat, kun päätöksenteon uusi tekninen väline otettiin käyttöön.

34.Tarkastuslautakunta toteaa, että kaupunkitasoiset menettelytapaohjeet ovat tärkeitä. Niillä annetaan henkilöstölle käytännön toimintaperiaatteet, joita noudattaa omassa tehtävässään. Tarkastuslautakunta näkee tärkeäksi kaupunkitasoisen menettelytapaohjeistuksen saattamisen ylläpidettävälle tasolle.

Tarkastuslautakunta suosittelee, että hallintoyksikön osalta selvitetään mahdollisuudet projektiluonteiseen lisäresurssiin, hallintoyksikön toimintaa tukeviin ja kuormittavuutta keventäviin työnjohdollisiin toimenpiteisiin, muun muassa työnohjaukseen.

35. Tarkastuslautakunta näkee, että konsernihallinnon ohjausmallin toimivuuteen tulee vaikuttamaan yksiköiden vastuurajapintojen ja päätösvaltamääritysten selkeys, mutta myös toiminnan huomioiva tasapuolinen resursointi, toimiva yhteistyö yksiköiden välillä sekä yhteydet ohjattaviin päin.

Tarkastuslautakunta suosittelee, että talousarviossa määritellyt konsernihallinnon toimialan yksikkökohtaiset toiminnalliset tavoitteet mittareineen kytketään konsernihallinnon ohjausmallissa määriteltyihin prosesseihin. Näin voidaan arvioida prosessien tuloksellisuutta, joka on prosessin omistajan vastuulla.

Porin satama Oy

36. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota sairauspoissaolojen vähenemiseen ja kiittää koko Porin Satama Oy:n henkilökuntaa positiivisista kehitysponnisteluista toiminnan kannattavuuden ja kasvun tukemiseksi.

37. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota Porin Satama Oy:n nykyisen toiminta- ja kasvuedellytysten turvaamiseen sekä pitkäjänteisten, vaalikauden ylittävien investointien tarpeellisuuteen. Lautakunta pitää hyvänä, että korjausvelkaa lyhennettiin vuonna 2018 ja investointisuunnitelma vuodelle 2019–2020 sisältää merkittäviä investointihankkeita teknisen käyttöiän päässä olevan infran korvaamiseksi ja liikennevirtojen jatkuvuuden turvaamiseksi. Porin Satama Oy:n korjausvelan lyhentäminen on välttämätöntä, jotta nykyiset toimintaedellytykset eivät edelleen heikkene.

Ehdotus

Esittelijä

  • Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Kaupunginjohtajan päätösehdotus:

Kaupunginhallitus pyytää seuraavilta tahoilta arviointikertomukseen liittyvät selvitykset/lausunnot:

  • Konsernihallinnon toimiala
  • Sivistystoimiala
  • Tekninen toimiala
  • Ympäristö- ja lupapalveluiden toimiala
  • Perusturva
  • Porin Palveluliikelaitos
  • Porin Vesi liikelaitos
  • Satakunnan pelastuslaitos

Selvitykset/lausunnot tulee toimittaa 29.8.2019 mennessä.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Tiedoksi

Toimialajohtajat, liikelaitosten johtajat

Muutoksenhaku

Päätöksestä ei kuntalain 136 §:n perusteella saa tehdä oikaisuvaatimusta tai kunnallisvalitusta.

Käsitellyt asiat