Perusturvalautakunta, kokous 19.6.2019

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 122 Microsoft-lisenssisopimuksen uusiminen

PRIDno-2019-3087

Valmistelija

  • Ilkka Manninen, talouspäällikkö, perusturva, ilkka.manninen@pori.fi

Perustelut

Nykyinen Microsoft EA -sopimus on tehty Medbit Oy:n nimellä ja kattaa neljän eri organisaation (Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin, Satakunnan sairaanhoitopiirin, Porin perusturvan ja Medbit Oy:n) Microsoft-lisensoinnin. Kolmen vuoden EA-sopimuskausi päättyy 30.6.2019. Sopimuksen uusinta tulee tehdä jatkossa organisaatioittain, jolloin sopimushallinta on helpompaa (vuosittaiset laskennat). Tämä mahdollistaa omien profiilien määrittelyn sekä Microsoft-palveluiden kehittämisen omaan tahtiin.

Sopimuksen lisenssien jako organisaatioittain on tehty, jotta tiedetään lähtötilanne uusintaan. Porin perusturvan osuus EA-vuosilaskutuksesta 1.7.2018 – 30.6.2019 on ollut 266 295,04 € alv 0 % / vuosi.

Porin perusturva on liittynyt jo aikaisemmin KL-Kuntahankintojen voimassaolevaan puitesopimukseen Microsoftin käyttöoikeuksien jälleenmyynti ja niihin liittyvät palvelut 2018-2022 (KLKH 131), jolloin lisenssien hinnat määräytyvät tämän sopimuksen mukaisesti eikä niitä tarvitse erikseen kilpailuttaa. Atea Finland Oy toimii Microsoftin sopimuskumppanina.

2M-IT Oy (aikaisemmin Medbit Oy) on hoitanut sopimuksen uusintaprosessin neuvotteluja Microsoftin ja Atea Finland Oy:n kanssa sekä tehnyt laskelmia eri lisensointivaihtoehdoista ja skenaarioita teknisistä toteutusmahdollisuuksista. Porin perusturvan ja Porin kaupungin tietohallinnon kanssa on tarkasteltu ja arvioitu eri vaihtoehdot. 2M-IT Oy hoitaa sopimuksen uusinnan ja sopimusdokumentaation yhdessä Atea Finland Oy:n ja Microsoftin kanssa, mutta sopimuksen allekirjoittaa Porin perusturva.

EA-sopimusuusinnan yhteydessä on huomioitu, että Porin kaupunki on siirtynyt käyttämään Microsoftin pilvipalveluita, joita ovat esim. intra, sähköposti, kalenteri, muistiinpanot, tallennusvälineet, etäkokoukset ja tiimityökalu. Näissä oleva tietosisältö ja työskentelymahdollisuudet ovat tärkeitä myös Porin perusturvalle. Tällä hetkellä perusturvan käytössä oleva laitteistopohjainen sopimusmalli ei mahdollista pilvipalveluiden käyttöä asianmukaisesti. Joitakin perusturvan edustajia on kutsuttuina vieraskäyttäjinä Porin tenantissa (Microsoft-asiakastili) mutta vieraat eivät voi kutsua tai järjestää esim. verkkoneuvotteluja. Näin ollen tämä toimii ainoastaan tilapäisenä ratkaisuna tietyille käyttäjille. Lisäksi ongelmana on, että Pori ja Porin perusturva ovat eri Active Directoryssä, mutta käyttävät samaa pori.fi -sähköpostia. Porin perusturvalla ei myöskään ole omaa pilvi-identiteettiä. Nykyinen laitteistopohjainen sopimusmalli aiheuttaa toiminnallisia haittoja, sillä se ei sisällä mm. Active Sync -ominaisuutta, mikä mahdollistaisi esim. sähköpostin lukemisen työpuhelimella.

Vertailun edullisin tarvittavat ominaisuudet sisältävä sopimusmalli on käyttäjäpohjainen M365 E3, jossa on sopimusuusinnan aikaan mahdollista käyttää edullisempaa From SA -lisensointia ja hinnoittelua. Microsoft on tämän lisäksi tuonut kyseiseen kokonaisuuteen edullisemman Promo-hinnoittelun, mikä on voimassa 30.6.2019 asti. EA-vuosikustannus olisi perusturvan 2291 käyttäjämäärällä 608 397,96 € (M365 E3 From SA normaalihinnalla 647 161,68 €). Lisääntyneet lisenssikustannukset huomioidaan vuoden 2020 talousarvioesityksessä.

Tässä mallissa työasemakäyttöoikeudet hankitaan perinteisen Office, Windows ja Core Cal -pakettien sijaan M365 E3 -käyttöoikeutena käyttäjille. Edellä mainittujen lisäksi käyttäjillä on mm. seuraavat käyttöoikeudet: ECAL, Office 365 E3 (Exchange Online, Skype for Business Online, Sharepoint Online ja Teams), Enterprise Mobility and Security E3 (Intune-laitehallinta, Azure AD, Azure Information Protection RMS), Windows user sisältäen VDA-käyttöoikeuden sekä mahdollisuuden pyörittää VDI-koneita Azuressa kapasiteetin hinnalla. M365 E3 -mallia voidaan käyttää myös on-premise palveluiden käytössä. Lisäksi M365 E3 -mallin sisältö mahdollistaa palveluiden kehittämisen. Kyseisessä sopimusmallissa etuna on myös, että käyttäjämäärä voidaan tarvittaessa vähentää vuosittain. Vaihtoehtoisissa on-premise ja add-on -pilvilisenssimalleissa käyttöoikeudet pitää tilata eri käyttäjille tarpeen mukaan ja pilvilisenssien määrä ei voi ylittää on-premise -pohjalisenssien määrää. M365 E3 -malli kaikille käyttäjille tulee kustannuksiltaan edullisemmaksi kuin add-on -pilvilisensointimalli mikäli M365 E3 otetaan sopimusuusinnan aikaan (kesäkuu 2019) kaikille käyttäjille.

Teknisiä toteutusvaihtoehtoja on useita, mutta kustannuksiltaan ja käytettävyydeltään mielekkäin toteutusmalli (jaettu 2M-IT:n Active Directory ja organisaatioiden omat tenantit), jolla palvelut saadaan käyttöön riittävän nopealla aikataululla, edellyttää kuitenkin pori.fi -sähköpostisuffiksin muutosta esim. porinperusturva.fi -suffiksiin. Ehdotetun mallin toteutustyömäärä on 18 htp (740 € alv 0 / htp) ja malli huomioi mahdollisen sote- ja maakuntauudistuksen, jolloin kovin suuria ja kalliita toimenpiteitä ei kannattane tehdä.  Edellä mainitun mallin kertaluonteiset käyttöönottokustannukset ovat arvioiduilla henkilötyöpäivillä ja kustannuksilla yhteensä 13 320 €.

Ehdotus

Esittelijä

  • Terttu Nordman, perusturvajohtaja, terttu.nordman@pori.fi

Perusturvalautakunta päättää, että

  • Porin perusturvan Microsoft EA –sopimus uusitaan Microsoftin kanssa M365 E3 –mallin mukaisesti (vuosikustannus 2291 henkilön käyttäjämäärällä 608 397,96 €) ajalle 1.7.2019 – 30.6.2022 Atea Finland Oy:n toimiessa jälleenmyyjänä
  • Porin perusturvan uudeksi verkko-osoitteeksi valitaan @porinperusturva.fi, joka liitetään Perusturvan Microsoft-tenanttiin
  • valtuuttaa perusturvajohtaja Terttu Nordmanin ja lautakunnan varasihteerin Ilkka Mannisen allekirjoittamaan edellä mainitun sopimuksen 30.6.2019 mennessä.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Tiedoksi

Arttu Perttula 

Muutoksenhaku

Oikeus oikaisuvaatimuksen tekemiseen

Päätökseen tyytymätön voi tehdä oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa, sekä Porin kaupungin jäsen.

Päätöksen tiedoksianto ja oikaisuvaatimusaika

Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän kuntalain 58 §:n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaamisesta. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua pöytäkirjanotteen lähettämisestä kirjeellä tai saantitodistuksen osoittamana aikana tai kolmantena päivänä pöytäkirjaotteen lähettämisestä asianomaisen suostumuksella sähköisenä viestinä. Kunnan jäsenen ja kuntalain 137 §:n 2 momentissa tarkoitetun kunnan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Oikaisuvaatimuksen sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Oikaisuvaatimuskirjelmässä on ilmoitettava päätös, johon oikaisuvaatimus kohdistuu, sekä se, millaista oikaisua vaaditaan ja millä perusteilla sitä vaaditaan.

Oikaisuvaatimuskirjelmä on allekirjoitettava.

Oikaisuvaatimuksen käsittelemiseksi kirjelmässä on ilmoitettava vaatimuksen tekijän nimi ja postiosoite, johon asiaa koskevat ilmoitukset vaatimuksen tekijälle voidaan toimittaa.

Oikaisuvaatimuksen perille toimittaminen

Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusajan kuluessa osoitteeseen:

Porin kaupungin kirjaamo
PL 121
28101 PORI

Käyntiosoite:   Yrjönkatu 6 B
Vaihde:           (02) 621 1100
Kirjaamo:        (02) 623 4470
Faksi:             (02) 634 9417
Sähköposti:     kirjaamo@pori.fi

 

Käsitellyt asiat