Ehdotus
Esittelijä
-
Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi
Porin kaupunginhallitus päättää antaa Suomen julkisten hankintojen kansallisesta strategiasta annettuun lausuntopyyntöön seuraavan, hankintapalveluiden valmisteleman lausunnon:
"Yleiset kansalliseen hankintastrategiaan liittyvät kysymykset
1. Onko kansallinen hankintastrategia tarpeellinen?
Kyllä.
2a. Valitkaa tärkein tahtotila organisaationne näkökulmasta.
Toimivat palvelut, laatu, osallisuus, markkinat.
Jos haluatte, voitte esittää perustelut, miksi valitsitte ko. tahtotilan?
Nämä ovat perusta; tämä tahtotila sisältää päämäärän mihin hankinnoilla pyritään (jos tämä ei ole selvillä, muista tahotiloista ei ole saatavissa kaikkea potentiaalista hyötyä)
2b. Valitkaa toiseksi tärkein tahtotila organisaationne näkökulmasta.
Tiedolla johtaminen, vaikuttavuus.
Jos haluatte, voitte esittää perustelut, miksi valitsitte ko. tahtotilan?
Käyttökelpoista tietoa on olemassa ja jopa saatavilla, pitää oppia hyödyntämään sitä.
2c. Valitkaa kolmanneksi tärkein tahtotila organisaationne näkökulmasta
Kyvykkyydet.
Jos haluatte, voitte esittää perustelut, miksi valitsitte ko. tahtotilan?
Onnistuneen hankintatoiminnan pohjana on asiantuntemus ja mahdollisuus (resursointi) keskittyä hankintoihin; riittävä osaaminen hankintojen osa-alueista (substanssi, sopimukset, kilpailutus, ostaminen) takaa onnistumisia ja innovaatioita hankinnoissa.
3. Onko organisaationne valmis sitoutumaan kansallisen julkisten hankintojen strategian tavoitteiden edistämiseen?
-
-
- Kyllä, kaikkiin tavoitteisiin
- Kyllä, osaan tavoitteista
- Ei, vaikka tavoitteet ovat hyvät, koska käytännössä tämä on mahdotonta
- Ei, tavoitteet ovat ristiriidassa organisaatiomme strategian kanssa
- Emme osaa sanoa
Kyllä, osaan tavoitteista.
4. Onko luonnos kansallisesta hankintastrategiasta toteuttamiskelpoinen?
-
-
- Pääosin kyllä
- Liian kunnianhimoinen
- Ei toteutettavissa
Pääosin kyllä.
5. Minkä tahtotilan tavoitteiden toteutuminen vaatisi eniten panostusta organisaatiossanne?
Innovaatiot.
Perustelut miksi
Tahtotilat ja niiden tavoitteet eivät ole täysin samalla viivalla, kun mietitään panostustarvetta. Eniten panostusta tarvittaisiin innovaatioiden aikaansaamiseksi. Työympäristön tulisi olla sellainen, joka edistää kokeilevuutta ja innovaatioita (huom. osaaminen oltava linjassa).
Lausuntonne tahtotiloista ja niiden tavoitteista sekä kommenttinne toimenpide-ehdotuksista
Strateginen johtaminen -tahtotila: Hankintoja johdetaan strategisena toimintona ja hankintojen potentiaali hyödynnetään tavoitteiden saavuttamisessa
Lausuntonne Strateginen johtaminen –tahtotilasta, yleiset huomiot
Kuntalain mukaan kuntastrategian laatiminen on kunnalle pakollista ja osana tätä strategiaa tulee olla myös hankintatoiminnan periaatteet ja yleiset linjaukset, jotka ohjaavat ja kehittävät hankintojen toteutusta keskitetysti. Hankintapoliittisilla linjauksilla luodaan yhtenäinen perusta kaupungin hankintatoiminnan ohjaus- ja kehittämistoimenpiteille. Hankintayksiköiden kyvykkyyttä johtaa hankintoja strategisesti ja tehdä siihen liittyvää yhteistyötä ja tukitoimia, tulee pyrkiä edistämään.
1. Hankintayksiköt tunnistavat strategisesti merkittävimmät hankintakokonaisuudet ja edistävät strategisten tavoitteidensa saavuttamista hankintojen avulla
Kategorisointi (erotetaan ne hankinnat, joihin voidaan vaikuttaa ja joihin kannattaa panostaa niistä, joihin vaikuttaminen on joko vaikeata tai kannattamatonta) ei ole välttämättä tuttua, joten toimintatapa ja yhtenäiset julkishallinnolle sopivat kategorisointimallit tarpeen ja mahdollisia, koska kategoriat lienevät pitkälti samankaltaiset.
2. Hankintoja johdetaan kansallisesti ja hankintayksikkötasolla ammattimaisesti koko elinkaaren ajan
Hankintayksiköiden kyvykkyyttä johtaa hankintoja strategisesti ja tehdä siihen liittyvää yhteistyötä pitää pyrkiä edistämään. Hankintayksiköt tarvitsevat tukea hankintojensa johtamiseen.
3. Hankinnoissa varaudutaan riittävällä tavalla häiriötilanteisiin sekä normaali- että poikkeusoloissa
Tulee huomioida osana hankintojen riskienhallintaa; tässä kohdin erityisesti kansallisen tason johtaminen/toimintamallit ovat tärkeitä.
4. Hankinnat ovat osa organisaatioiden tulos- ja omistajaohjausta
Hyvä tavoite, mutta kyvykkyyttä toteuttaa / tähdätä tavoitteeseen tulisi lisätä.
Kommenttinne Strateginen johtaminen –tahtotilan toimenpide-ehdotuksista. Minkälaisella tekemisellä saavuttaisimme parhaiten esitetyt tavoitteet?
Yhtenäistämällä ja luomalla toimintatapaa sekä kansallisesti/valtion taholta näytetty esimerkki hankintojen strategisesta johtamisesta.
Kyvykkyydet -tahtotila: Tehdään julkiset hankinnat ammattimaisesti ja osaamista jatkuvasti kehittäen
Lausuntonne Kyvykkyydet –tahtotilasta, yleiset huomiot
Hankintoja pitää johtaa ja tehdään ammattimaisesti, osaamista jatkuvasti kehittäen, sillä jokainen hankinta vaikuttaa organisaation toimintakykyyn, markkinaan ja yhteiskunnalliseen kestävyyteen, suoraan tai välillisesti.
1. Kokonaiskuvan saaminen julkisten hankintojen osaamistasosta Suomessa
Tunnustetaan hankintatoimen osaamisen tarve ja panostetaan siihen. Hankintojen parissa toimii paljon eri lähtökohdista olevia henkilöitä: eri toimialoilla on erilaiset tarpeet, osa tekee oto:na ja/tai harvemmin, osalla hankinnat ovat päätyö. Oleellista on, että hankintojen asiantuntijoita on riittävästi ohjaamaan hankintoja, joko alueellisesti ja/tai kansallisesti.
Lisäksi kootaan kaikki saatavilla oleva tieto ja informaatio kootummin ja keskitetymmin yhteen paikkaan, esimerkiksi Hilman yhteyteen. Varmistetaan vertaistuki ja hankinta-ammattilaisten ja hankintayksiköiden keskinäinen yhteistyö sekä tiedon jakaminen. Tärkeää, varsinkin kun kaikilla organisaatioilla ei ole laaja ja monipuolista asiantuntijayksikköä/resursseja (tiedon hankkiminen, kehittäminen, juridiikka)
- Julkisiin hankintoihin liittyvän osaamisen ylläpitäminen ja kehittäminen sekä strategisella että operatiivisella tasolla
Kyvykkyydet-tahtotila edellyttää hankintojen kokonaisajattelun ja elinkaariajattelun lisäämistä sekä suunnitelmallisuuteen panostamista. Osaamisen ylläpito ja kehittäminen molemmilla tasoilla tärkeää, jotta onnistutaan johtamisessa ja käytännön hankinnoissa.
- Hankintoihin liittyvän koulutuksen lisääminen
Tarjolla on paljon kilpailutusprosessiin liittyvää koulutusta, mutta pelkkä kilpailutusprosessin kouluttaminen ei riitä: tarpeen koulutusta mm. eri teemoista, strategisesta näkökulmasta, tiedolla johtamisesta.
- Pysyvän julkisiin hankintoihin liittyvän vaikuttavan ja laadukkaan tutkimustoiminnan varmistaminen
-
Kommenttinne Kyvykkyydet –tahtotilan toimenpide-ehdotuksista. Minkälaisella tekemisellä saavuttaisimme parhaiten esitetyt tavoitteet?
Verkostot (kuten Keino), koulutusohjelmat, ’best practice’ – käytäntöjen jakaminen; tarjolle alueellisesti, digitaalisesti tms., jotta olisivat ajasta ja paikasta riippumatta saatavilla (kohtuullisesti) kaikille.
Tiedolla johtaminen, vaikuttavuus -tahtotila: Suomi on edelläkävijä hankintojen tiedolla johtamisessa ja vaikuttavuuden kehittämisessä
Lausuntonne Tiedolla johtaminen, vaikuttavuus –tahtotilasta, yleiset huomiot
Tärkeintä on, että olemassa olevaa, johtamiselle välttämätöntä, tietoa opitaan hyödyntämään toiminnassa ja valinnoissa; tietoa on nykyään valtavasti olemassa.
1. Suomi on edelläkävijä tietojen hyödyntämisessä
’Edelläkävijyys’ ei ole itseisarvo, mutta se kyllä syntyy hyvästä ja määrätietoisesta työnteosta.
2. Luodaan parempia edellytyksiä vaikuttavuuden mittaamiselle ja edistetään vaikuttavuusperusteisia hankintoja
Tämä on tarpeellista, mutta tähän on jokseenkin vähän osaamista; vaatii yhteisiä kansallisia malleja, mahdollisesti valtion esimerkin mukaisesti.
3 Hankintoja koskevaa vaikuttavuutta arvioidaan eri tasoilla
Tärkeä saada näkyväksi hankintojen vaikutuksia ja vaikuttavuutta; vaatii panostusta elinkaariajatteluun, mutta erityisesti hankintojen valmisteluun ja hankintoja koskevien päätösten perusteluihin (koska tällöin hankinnan vaikuttavuutta arvioidaan ensimmäisen kerran).
Kommenttinne Tiedolla johtaminen, vaikuttavuus –tahtotilan toimenpide-ehdotuksista. Minkälaisella tekemisellä saavuttaisimme parhaiten esitetyt tavoitteet?
Ymmärrystä ja osaamista (kyvykkyyttä) pitää lisätä, jotta asiasta voitaisiin keskustella ja verkostoitua sekä luoda toimintatapoja tiedon hyödyntämiseen ja vaikuttavuuden arviointiin. Lisäksi esitetyt analytiikan ja automatisoinnin hyödyntäminen sekä tiedon saatavuuden lisääminen vaikuttivat erittäin hyviltä ajatuksilta (Kilpailutusjärjestelmä voisi antaa hankintayksikölle automaattisesti suosituksia hankinnassa huomioitavista asioista hyödyntäen analytiikkaa. Vanhat tarjouspyynnöt säilytetään hyödynnytettävissä kaikille Hilmassa vähintään kaksi vuotta).
Toimivat palvelut, laatu, osallisuus, markkinat -tahtotila: Tehdään toimivia ja laadukkaita hankintoja osallistavasti sekä markkinoiden elinvoimaisuutta edistäen
Lausuntonne Toimivat palvelut, laatu, osallisuus, markkinat –tahtotilasta, yleiset huomiot
Lähtökohta hyvälle hankintatoiminnalle on, että kilpailutus- ja hankintakäytännöt ovat hallittuja prosesseja ja hankintoja tekee osaajat. Tällöin on saavutettavissa laadukkaita ja kestäviä hankintoja sekä prosessisäästöjä osaamisen ja kertaalleen tekemisen myötä. Lisäksi on tärkeää lähteä liikkeelle ajoissa, jolloin on mahdollista hyödyntää mm. poikkiorganisatorinen yhteistyö, osallisuus ja markkinoiden kuuleminen.
1. Hankintayksiköillä on edellytykset markkinoiden hyödyntämiseen
Tällä hetkellä tarvitaan lisää osaamista markkinoiden hyödyntämiseen. Valmiuksia markkinoiden tuntemiseen tulee lisätä samoin kuin markkinavuoropuheluja ja niiden käytäntöjä.
2. Julkiset hankinnat ovat houkuttelevia erilaisille tarjoajille
Avoimuuden lisääminen ja luotettavuus sopimuskumppanina lisää houkuttelevuutta. Houkuttelevuus syntyy johdonmukaisesta työnteosta.
3. Hankinnat suunnitellaan tarvelähtöisesti ja osallistavasti loppukäyttäjää kuunnellen
Suunnitelmallisuutta pitää lisätä ja se on aloitettava ajoissa ja harkittava missä vaiheessa / missä määrin / keitä loppukäyttäjiä (oikea edustaja) loppukäyttäjiä voidaan vaikutuksellisesti kuulla; ajoissa liikkeelle lähteminen mahdollistaa laajan ja huolellisemman valmistelun.
Kommenttinne Toimivat palvelut, laatu, osallisuus, markkinat –tahtotilan toimenpide-ehdotuksista. Minkälaisella tekemisellä saavuttaisimme parhaiten esitetyt tavoitteet?
Kansallisia suuntaviivoja ja esimerkkejä olisi hyvä saada, lisäksi hankintayksiköiden valmiuksia ja osaamista markkinoiden tuntemisesta lisätä. Aktiivinen vuoropuhelu eri toimijoiden kesken (esim. verkostot, infot), joissa jaetaan tietoa ja lisätään ymmärrystä eri näkökulmista, mahdollistaa tahtotilan tavoitteita.
Innovaatiot -tahtotila: Hankitaan innovaatioita haasteiden ratkaisemiseksi sekä tehdään hankintoja kokeilevasti ja kehitysmyönteisesti.
Lausuntonne Innovaatiot –tahtotilasta, yleiset huomiot
Kun edellä kirjattuihin tahtotiloihin panostetaan, etsitään tietoa, toimitaan työyhteisössä rohkeasti ja ennakkoluulottomasti, innovaatioita syntyy. Innovaatiot eivät synny ’pakottamalla’ tai tavoiteprosentteja asettamalla.
1. Kehitysmyönteisesti ajatteleva ja rohkeasti toimiva julkinen sektori, joka hyödyntää innovatiivisia julkisia hankintoja kehityshaasteiden ratkaisemisessa
Tämä olisi toki myönteinen seuraus osaamisesta ja ennakkoluulottomuudesta, sillä esityksen mukaisesti Innovatiivisilla julkisilla hankinnoilla on merkittävä hyöty niin hankintayksiköille, tarjoajille kuin koko yhteiskunnalle, jonka vuoksi innovaatiomyönteistä sääntelyä kannattaa edistää. Tähän on helppo yhtyä.
2. Luodaan edellytyksiä julkisen sektorin ja yritysten väliselle yhteistoiminnalle ja vuorovaikutukselle sekä edistetään innovaatiomyönteisen markkinan syntymistä
Julkinen sektori voi toimia innovaatioiden alustana ja/tai käyttöönottajana sekä edistäjänä. Kokeilut, haastekilpailut ja ’innovaatiotorit’ varmasti sytyttäisivät. On hyvä tavoite ja hankinta-asiamies voisi koordinoida tämänkaltaista yhteistyötä.
3. Saadaan aikaan vaikuttavuutta innovatiivisilla hankinnoilla. Lisätään innovatiivisten hankintojen määrää 10 %:iin kaikista hankinnoista
Etukäteen lukitut prosentit, eivät lisää innovaatioita vaan johdonmukainen ja rohkea työympäristö.
Kommenttinne Innovaatiot –tahtotilan toimenpide-ehdotuksista. Minkälaisella tekemisellä saavuttaisimme parhaiten esitetyt tavoitteet?
Selvitystyötä mahdollisuuksista tulisi tehdä kansallisesti ja lisätä vuorovaikutusta julkishallinnon toimijoiden kesken, mutta myös markkinoiden kanssa. Osaamista hankintojen kokonaisajatteluun tulee lisätä, jotta oivalletaan toimia toisin ja luodaan innovaatioiden edellytyksiä. Viestintään panostaminen toisi varmasti hankintojen vaikutuksia/vaikuttavuutta myönteisesti esille.
Taloudellinen kestävyys -tahtotila: Hankinnoilla edistetään julkisen talouden kestävyyttä yhteiskuntavastuullisesti
Lausuntonne Taloudellinen kestävyys –tahtotilasta, yleiset huomiot
Julkisissa hankinnoissa on kyse huomattavista rahasummista. Hankintojen taloudellisten ja yhteiskunnallisten näkökulmien tulee vahvistaa toisiaan. Tämä tulee tahtotilassa hyvin esille.
1. Torjutaan hankinnoilla harmaata taloutta ja edistetään verovastuullisuutta
Harmaan talouden torjunnalla suojellaan markkinoiden toimivuutta kilpailun vääristymiseltä. Tämä on jo hankintojen arkea ja perustekemistä mm. tilaajavastuulain velvoitteet selvitetään kaikilta sopimuskumppaneilta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista, mutta toki tärkeää korostaa myös strategiassa. Tiukempaa näkökulmaa/linjausta hankinnan sisällön, kelpoisuusehtojen ja laatukriteerien määrittelyihin sekä velvoitteiden toteutumisen seurantaan olisi tarpeen. Nykyistä melko raskasta poissulkuperusteiden selvittämisprosessia tulisi puolestaan keventää (automatisoida).
2. Julkiset hankinnat ovat suunnitelmallisia ja kustannustehokkaita
Suunnitelmallisuudella saadaan aikaan merkittäviä tuloksia ja vaikutuksia. Laskentamallit ja yleisten työkalupakkien hyödyntämismahdollisuudet olisivat erittäin tarpeellisia. Hankintoihin osallistuu, sen eri vaiheissa, useita tahoja ja se korostaa suunnitelmallisuuden sekä ajoissa toimimisen merkitystä. Antamalla yrityksille ennakkotietoa tulevista hankinnoista lisätään hankintatoimen avoimuutta ja mahdollisuuksia saada hyviä ja kustannustehokkaita tarjouksia.
3. Vähennetään julkisten hankintojen hankinta- ja prosessikustannuksia
Osaamista hankinta- ja prosessikustannuksiin vaikuttavista tekijöistä ja niitä vähentävistä toimista tulee lisätä. Keskittyminen olennaiseen (erotetaan ne hankinnat, joihin kannattaa panostaa esim. elinkeinopoliittisesti niistä, joihin vaikuttaminen on joko vaikeata tai kannattamatonta): kuitenkin huomioiden tarkoituksenmukaiset hankintakokonaisuudet.
Kommenttinne Taloudellinen kestävyys –tahtotilan toimenpide-ehdotuksista. Minkälaisella tekemisellä saavuttaisimme parhaiten esitetyt tavoitteet?
Osaamisen lisäämisellä ja hyvien käytäntöjen levittämisellä; kuten aiemminkin todettua verkostot ja kansalliset esimerkit kaikkien saataville.
Sosiaalinen kestävyys -tahtotila: Hankinnoilla edistetään julkisen talouden kestävyyttä yhteiskuntavastuullisesti
Lausuntonne Sosiaalinen kestävyys –tahtotilasta, yleiset huomiot
Keskitetään yhteiskuntavastuulliset tavoitteet sellaisiin hankintoihin, joissa vaikuttavuus tehokkainta; tulee jättää räätälöintimahdollisuus (sama malli ei suoraan toimi erilaisissa hankintojen variaatioissa).
1. Edistetään heikommassa työmarkkina-asemassa olevien työllistymistä siihen soveltuvissa hankinnoissa
Julkisilla hankinnoilla tähän hyvät mahdollisuudet, erittäin kannatettava tavoite ns. ’Suomen malli’ toimenpide-ehdotus, jossa käydään aktiivista vuoropuhelua hankinnoilla työllistämisestä ja luodaan yhteinen toimintamalli elinkeinoelämän, järjestöjen ja työvoimaviranomaisten kanssa sekä levitetään tietoa ja hyviä käytänteitä erilaisista vaihtoehdoista työllistämisehdon käytössä.
2. Hankinnoissa edistetään ihmisoikeuksien ja työelämän perusoikeuksien huomioimista
Julkisilla hankinnoilla on tähän hyvät mahdollisuudet, tärkeä tavoite. Hyvä tavoite: laatia Suomen julkisille hankintayksiköille yhteinen Code of Conduct -malli, joka sisältää myös ohjeistuksen käyttöönottoon (Code of conduct -menetelmänä tarkoittaa, että sopimustoimittajalta edellytetään sitoutumista tiettyihin määriteltyihin vastuullisuuden vähimmäisvelvoitteisiin) siten, että se on kaikkien hankintayksikköjen käytössä ja että tarjoajilla on siihen riittävästi osaamista. Lisäksi laaditaan yhteinen toimintamalli riskimaahankintojen auditointeihin ihmisoikeuksien ja työ- elämän perusoikeuksien huomioimiseksi.
Kommenttinne Sosiaalinen kestävyys –tahtotilan toimenpide-ehdotuksista. Minkälaisella tekemisellä saavuttaisimme parhaiten esitetyt tavoitteet?
Edellä mainitut toimenpiteet erityisesti.
Ekologinen kestävyys -tahtotila: Suomi on ekologisten hankintojen suunnannäyttäjä
Lausuntonne Ekologinen kestävyys –tahtotilasta, yleiset huomiot
Julkisilla hankinnoilla hyvät mahdollisuudet edistää ekologista kestävyyttä ja toimia esimerkkinä/suunnannäyttäjänä ensisijaisesti kansallisesti.
1. Suomen julkiset hankinnat tukevat Suomen hiilineutraalisuustavoitetta 2035 ja kiertotalouden toteuttamista
Hyvä tavoite, mutta kyvykkyyttä toteuttaa / tähdätä tavoitteeseen tulisi lisätä.
2. Suomen julkiset hankinnat tukevat luonnon monimuotoisuuden säilymistä
Hyvä tavoite, mutta kyvykkyyttä toteuttaa / tähdätä tavoitteeseen tulisi lisätä.
3. Suomen julkiset elintarvike- ja ruokapalveluhankinnat edistävät kestävää ruokahuoltoa ja hankinnoissa käytetään kestävästi ja vastuullisesti tuotettuja elintarvikkeita
Hyvä tavoite, mutta kyvykkyyttä toteuttaa / tähdätä tavoitteeseen tulisi lisätä. Asiantuntijaorganisaatioiden laatimat kriteerit ja oppaat, kaikkien käyttöön, hyvä ajatus.
Kommenttinne Ekologinen kestävyys –tahtotilan toimenpide-ehdotuksista. Minkälaisella tekemisellä saavuttaisimme parhaiten esitetyt tavoitteet?
Tietoisuuden lisääminen tärkeää ja sama, kuin jo edellä monesti mainittu, pätee tässäkin: kansallisen tason ohjaus ja mallinnus tärkeitä.
Muuta
Mitä muuta haluatte vielä lausua?
Porin kaupungin hankintapoliittiset linjaukset (hyväksytty 5/2019) ovat linjassa esitettyjen tahtotilojen kanssa ja niihin on siten helppo yhtyä. Suomen kansallisen julkisten hankintojen strategia ja sen tahtotilat sisältävät hankintatoiminnan tärkeimmät elementit. Yhteiset linjaukset, mallit ja käytännöt auttavat hankintayksiköitä omassa alueellisessa hankintastrategiatyössä ja lisäävät hankintatoiminnan yhtenäisyyttä ja johdonmukaisuutta koko Suomessa. Erittäin tarpeellinen työkalu hankintatoimelle."
Pöytäkirja asiakohdan osalta tarkastetaan heti kokouksessa.