Kaupunginhallitus, kokous 12.10.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 547 Oikeuskanslerin selvityspyyntö Porin kaupungin asiakirjapyyntöön vastaamisesta ja asiaan annettu päätös

PRIDno-2020-2229

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Maija Arola

Perustelut

Oikeuskanslerin selvityspyyntö 16.4.2020 Dnro OKV/708/1/2020:

Oikeuskanslerinvirastoon on 14.4.2020 saapunut oheinen Jiri Mäntysalon Porin kaupunkia
koskeva kantelu liitteineen. Kantelija arvostelee Porin kaupunkia siitä, ettei hänen asiakirja-
jäljennöstä koskevaan tiedusteluun ole toimitettu vastausta sekä kaupungin asiakirjojen
julkaisukäytäntöä.

Pyydän Porin kaupunkia toimittamaan kantelun tutkimiseksi tarpeellisen selvityksen.
Selvityksessä tulee kiinnittää muun ohella huomiota siihen, milloin kantelusta ilmi käyvään
tiedusteluun on vastattu. Samalla pyydän ilmoittamaan, mikäli asia on kaupungin tietojen
mukaan muun viranomaisen tutkittavana.

Selvitys on annettava viimeistään 16.6.2020. Oheiset asiakirjat on samalla palautettava.

Kantelu oikeuskanslerille 14.4.2020:

Viranomainen ja henkilöt: Porin kaupunki

Menettelyn tai päätösten yksilöinti:

Porin kaupungin kirjaamo on jättänyt vastaamatta 21.2.2020 jättämääni ja vastaanotettuun asiakirjajäljennöksen pyyntöön.

Asian kuvaus:

Kantelu koskee Porin kaupungin kirjaamon toimintaa. Kirjoitin kuntalaisena asiakirjapyynnön 21.2.2020, lähetin sen kirjaamoon sähköpostitse sekä toimitin saman vuorokauden aikana tulostetun paperikopion pyynnöstä kirjaamon toimipaikkaan. Sain kopion toimittamisen yhteydessä kirjaamosta kuittauksen siitä, että asiakirjapyyntö on kirjattu vastaanotetuksi 21.2.2020.

Tämän kantelun lähettämiseen 14.4.2020 mennessä Porin kaupungin kirjaamo ei ole vastannut millään tavoin asiakirjapyyntööni eikä toimittanut pyytämääni asiakirjaa. Nähdäkseni julkisuuslain pykälää 14 ja siinä määritettyä kahden viikon määräaikaa asiakirjan antamiseen on siis tässä kohtaa rikottu Porin kaupungin toimesta.

Asiakirjapyynnössä pyysin kirjaamoa toimittamaan jäljenteen Porin kaupungin päätöksestä, jonka myötä kaupungin asiakirjojen julkaisukäytäntöä muutettiin siten, että kaupunki julkaisee jatkossa verkkosivuillaan ainostaan asiakirjojen julkiset asiakohdat eikä salaisista asiakohdista edes otsikkoa tai salaamisen perustetta.

Kaupunki on perustellut päätöstä tietosuojasyillä (linkki Ylen uutiseen: https://yle.fi/uutiset/3-11179466?fbclid=IwAR1alVFOopaX-8HHsLsS31dziwWvMUzT6DFiwCt459UrUSmEv2USfXJde-Y), mutta itse olen

kuntalaisena huolissani hallinnon avoimuuden ja läpinäkyvyyden kärsivän asiakirjojen julkaisukäytännön muutoksen takia. Mielestäni muutosta ei voida perustella tietosuojasyillä, sillä salaisiksi määrättyjen asiakohtien otsikon ja salaamisen perusteen ilmoittaminen ei vaadi kenenkään henkilötietojen paljastamista.

Tämän asiakokonaisuuteen paneutumisen ja lisätutkimisen avuksi pyysin kirjaamoa toimittamaan jäljennöksen päätöksestä, jolla julkaisukäytäntöön tehtiin muutoksia, joista kaupunki tiedottaa verkkosivuillaan (https://www.pori.fi/uutinen/2020-03-09_kaupunginhallitus-paatti-hallinnon-avoimuuden-ja-henkilotietojen-kasittelysta?fbclid=IwAR0yjVuRxPpJ4Gt7SejCNpfowAizX4iz2h_SKXWLOBpo236p2fZLbh4Rmvs). Tätä asiakirjajäljennöstä ei Porin kaupungin kirjaamosta ole missään vaiheessa kuulunut.

Hallintoyksikön päällikön vastine asiassa

Apulaisoikeuskansleri on pyytänyt Porin kaupungilta selvitystä asiassa, jossa on kanneltu asiakirjapyyntöön vastaamisesta ja kaupungin esityslistojen ja pöytäkirjojen julkaisukäytännöistä.

Tietopyyntö ja siihen vastaaminen

Porin kaupunki on vastaanottanut kantelijan tekemän tietopyynnön 21.2.2020. Tietopyyntö on koskenut Porin kaupungin esityslistojen ja pöytäkirjojen julkaisukäytäntöjä. Porin kaupungin hallintoyksikön päällikkö on antanut asiassa seuraavan vastauksen 29.5.2020:

”Olemme vastaanottaneet seuraavan tietopyynnön:

”Hei

Pyydän jäljennettä päätöksestä, jolla 28.1.2020 kaupungin pöytäkirjojen ja esityslistojen julkaisukäytäntöihin on tehty muutoksia.

Medialle annetun tiedotteen mukaan kaupungin lisätietoja antavat:

Osmo Leppäniemi

Maija Arola

Ystävällisin terveisin

xx”

Muutos pöytäkirjojen ja esityslistojen julkaisua koskevissa käytänteissä johtui asianhallintajärjestelmän tietosuojakäytänteiden tiukentamisesta. Muutos käytänteisiin toteutettiin tammikuun lopussa. Kaupunginhallitus on osaltaan käsitellyt asiaa kokouksessaan 9.3.2020 avoimen hallinnon toimenpiteitä koskeneen päätöskohdan § 124 yhteydessä ja kaupunginvaltuusto kokouksessaan 27.4.2020 § 56 Henkilötietojen käsittely päätöksentekoprosessissa. Asiassa todetaan mm. seuraavaa:

Esityslistojen julkaisu kaupungin verkkosivuilla

Porin kaupungin toimielintyöskentelyssä on otettu käyttöön erilliset esityslistat julkisille ja salassa pidettäville asioille. Salassa pidettävälle esityslistalle viedään salassa pidettävät päätösehdotukset, joiden otsikot ja salassapidon peruste julkaistaan toimielimen päätösluettelon yhteydessä kaupungin verkkosivuilla. Esityslistojen ja pöytäkirjojen jako julkisiin ja salaisiin tarkastellaan uudelleen, kun tietoturva- ja -suojamekanismit saadaan asianhallinnan osalta uudelleen määriteltyä.

Liitän oheen kaupunginvaltuuston em. päätöksen asiassa.”

Tietopyyntöjen käsittelyssä on ollut haasteita, joiden korjaamiseksi on valmisteilla menettelytapaohje työnkulkujen ja valmisteluvastuiden selkeyttämiseksi. Nykyisessä resurssitilanteessa tietopyyntöjen käsittelyajat ovat venyneet.

Esityslistojen ja pöytäkirjojen julkaisukäytännöt

Porin kaupungin hallintoyksikkö on tehnyt tietosuojavastaavalle ilmoituksen mahdollisesta tietosuojapoikkeamasta asianhallintajärjestelmässä 27.1.2020. Ilmoituksen taustalla on ollut huomio, että esityslistojen ja pöytäkirjojen metatietomäärittely on hetkellisesti mahdollistanut tietosuojariskin.

Tietosuojavastaavan ohjeistamana on ryhdytty toimenpiteisiin mahdollisen tietosuojapoikkeaman rajaamiseksi. Tässä yhteydessä on todettu, että salassa pidettävä esityslista- ja pöytäkirja-aineisto on käsiteltävä omana kokonaisuutenaan ja julkinen esityslista- ja pöytäkirja-aineisto omana kokonaisuutenaan asianhallinnassa, jotta tarvittava tietojen suojaus sisäisiltä käyttäjäryhmiltä saadaan toimimaan.

Kaupunki on laatinut asiassa seuraavan julkisen tiedotteen 28.1.2020:

”Kaupungin pöytäkirjojen ja esityslistojen julkaisukäytäntöihin muutoksia

Jatkossa toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla vain julkisten asiakohtien osalta. Salaisten asiakohtien osalta salassapidon peruste ja päätöksen otsikko julkaistaan kokouksen jälkeen laadittavan päätösluettelon yhteydessä.

Pöytäkirjaamiskäytännössä erotetaan jatkossa julkiset ja salaiset asiat eri asiakirjoille, jolloin samaan kokoukseen toimitetaan sekä julkinen että salainen esityslista. Muutetun käytännön mukaan vain asianosaiset pääsevät näkemään salaiset tiedot.

Muutoksen taustalla on kaupungin käyttämä asianhallintajärjestelmä, jonka tietosuojakäytänteitä halutaan vahvistaa. Järjestelmässä salaisten asiakohtien päätöstekstit ovat hetkellisesti olleet tarkoitettua laajemman sisäisen käyttäjäjoukon saatavilla. Organisaation ulkopuoliset tahot eivät ole päässeet käyttämään tietoja.

Koska henkilötietoja on mahdollisesti ollut tarkoitusta laajemman joukon nähtävillä, on kaupunki ryhtynyt tietosuojakäytänteidensä mukaisiin jatkotoimenpiteisiin. Kaupunki on yhteydessä asianosaisiin ja tapahtuneesta ilmoitetaan tietosuojaviranomaisille.

Lisätietoja antavat:

Osmo Leppäniemi, ICT-yksikön päällikkö, puh. 044 701 9088

Maija Arola, hallintoyksikön päällikkö, puh. 044 701 1813”

Kaupunki on neuvotellut asianhallintajärjestelmän toimittajan kanssa metatietomäärittelyä koskevassa asiassa, minkä lisäksi kaupunki on pyytänyt 5.5.2020 kansallisarkistolta toimintaohjetta esityslista- ja pöytäkirjaamiskäytänteiden osalta.

Ehdotus

Esittelijä

Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Kaupunginhallitus päättää lähettää oikeuskanslerinvirastolle seuraavansisältöisen selvityksen [peitetty] kantelun johdosta:

Oikeuskanslerinvirasto on pyytänyt Porin kaupungilta selvitystä asiassa, jossa on kanneltu asiakirjapyyntöön vastaamisesta ja kaupungin esityslistojen ja pöytäkirjojen julkaisukäytännöistä.

Tietopyyntö ja siihen vastaaminen

Porin kaupunki on vastaanottanut kantelijan tekemän tietopyynnön 21.2.2020. Tietopyyntö on koskenut Porin kaupungin tekemää päätöstä esityslistojen ja pöytäkirjojen julkaisukäytännöissä. Porin kaupungin hallintoyksikön päällikkö on antanut asiassa vastauksen 29.5.2020. Asiassa annettu vastaus on oheen liitettynä.

Tietopyyntö kohdistuu tietosuojapoikkeamatilanteessa tehtyyn toimenpiteeseen. Päätös, jota kantelija on 21.2.2020 tekemässä tietopyynnössä pyytänyt, on syntynyt tietosuojapoikkeamaa koskeneen prosessin myöhemmässä vaiheessa. Kaupunginhallitus on käsitellyt asiaa 9.3.2020 § 124 ja kaupunginvaltuusto 27.4.2020 § 56. Kaupunginvaltuuston päätösote on oheen liitettynä.

Tietopyyntöjen käsittelyssä on ollut haasteita, joiden korjaamiseksi on valmisteilla menettelytapaohje työnkulkujen ja valmisteluvastuiden selkeyttämiseksi. 

Esityslistojen julkaisu kaupungin verkkosivuilla

Porin kaupungin hallintoyksikkö on tehnyt tietosuojavastaavalle ilmoituksen mahdollisesta tietosuojapoikkeamasta asianhallintajärjestelmässä 27.1.2020. Ilmoituksen taustalla on ollut huomio, että esityslistojen ja pöytäkirjojen metatietomäärittely on hetkellisesti mahdollistanut tietosuojariskin.

Tietosuojavastaavan ohjeistamana on ryhdytty toimenpiteisiin mahdollisen tietosuojapoikkeaman rajaamiseksi. Tässä yhteydessä on todettu, että salassa pidettävä esityslista- ja pöytäkirja-aineisto on käsiteltävä omana kokonaisuutenaan ja julkinen esityslista- ja pöytäkirja-aineisto omana kokonaisuutenaan asianhallinnassa, jotta tarvittava tietojen suojaus sisäisiltä käyttäjäryhmiltä saadaan toimimaan.

Julkaisukäytänteitä on muutettu siten, että toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla vain julkisten asiakohtien osalta. Salaisten asiakohtien osalta salassapidon peruste ja päätöksen otsikko julkaistaan kokouksen jälkeen laadittavan päätösluettelon yhteydessä.

Kaupunki on neuvotellut asianhallintajärjestelmän toimittajan kanssa metatietomäärittelyä koskevassa asiassa, minkä lisäksi kaupunki on pyytänyt 5.5.2020 kansallisarkistolta toimintaohjetta esityslista- ja pöytäkirjaamiskäytänteiden osalta.

Pöytäkirja asiakohdan osalta tarkastetaan heti kokouksessa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.
Pöytäkirja tämän asian osalta tarkastettiin välittömästi kokouksessa.
 

Valmistelija

  • Leena Tuominen, kaupunginlakimies, leena.tuominen@pori.fi

Perustelut

[peitetty] kanteli oikeuskanslerinvirastolle 14.4.2020 kaupungin menettelystä asiakirjapyyntöön vastaamisessa ja kaupungin päätöksestä muuttaa asiakirjojen julkaisukäytäntöä verkkosivuillaan. 

Kaupungin vastaus kanteluun on luettavissa asian historiatiedoissa. Julkaisukäytännön muutoksen perusteena olleesta tietosuojapoikkeamasta on reklamoitu kahdesti Kuntien Tiera Oy:lle.

Apulaisoikeuskansleri on antanut päätöksensä asiassa 28.8.2020 ja se on saapunut kaupungille 7.9.2020.

Asiakirjapyynnön käsittelyn osalta apulaisoikeuskansleri viittasi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:ssä oleviin määräaikoihin ja totesi, että kun kantelija oli 21.2.2020 pyytänyt päätöstä tietojensa mukaan 28.1.2020 tehdystä päätöksestä esityslistojen ja pöytäkirjojen julkaisukäytännöistä ja saanut sen vasta 29.5.2020 eli kantelun tekemisen jälkeen, niin kantelijan asiakirjapyyntöä ei ollut käsitelty julkisuuslaissa edellytetyllä joutuisuudella. 

Asiakirjapyynnön käsittelyyn kului aikaa kolme kuukautta. Kaupungin vastauksesta kantelijalle ei ilmennyt, oliko kantelijan pyytämää päätöstä olemassa. Siihen ei otettu kantaa myöskään kanteluun annetussa selvityksessä. Jos viranomainen ei voi antaa siltä pyydettyä asiakirjaa, tulee pyytäjälle ilmoittaa syy siihen. Mikäli kantelijan pyytämää asiakirjaa ei ole ollut olemassa, olisi hänen sitä koskeva asiakirjapyyntö ollut käsiteltävissä hyvinkin joutuisasti.

Esityslistojen ja pöytäkirjojen julkaiseminen yleisessä tietoverkossa palvelee kuntalaisten mahdollisuuksia osallistumiseen, vaikuttamiseen ja muutoksenhakuun päätöksistä. Kuitenkin on sovitettava yhteen hyvä tiedonhallintatapa ja salassa pidettävien tietojen suojaaminen sekä toisaalta kunnan viestintävelvoitteet niin, että tiedonsaantioikeudet toteutetaan vaarantamatta yksityisyyden suojaa.

Kaupunki on julkaissut toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat verkkosivuillaan vain julkisten asiakohtien osalta. Salaisten asiakohtien osalta salassapidon peruste ja päätöksen otsikko on julkaistu kokouksen jälkeen laadittavan päätösluettelon yhteydessä. 

Laillisuusvalvontakäytännössä on kuitenkin todettu, että vaikka esityslistaa tai pöytäkitjaa ei yksittäisen asian osalta julkaistaisi verkossa, tulee kysymyksessä olevan asian otsikossa kuitenkin kuvata asiasisältöä siten, että yleisöllä on otsikon perusteella mahdollisuus halutessaan pyytää asiassa lisätietoa. Mikäli asia on julkisuuslain mukaan kokonaan salassa pidettävä tai siitä ei muulla perusteella voida antaa ainakaan ennen sen käsittelyä lainkaan tietoja, tulisi salassapidon perusteena olevan lainkohdan tällöinkin ilmetä asiakohdasta.

Kaupunginvaltuuston pöytäkirjanotteen 27.4.2020 mukaan kaupunginhallitus ja -valtuusto ovat päättäneet hallinnon avoimuuden ja henkilötietojen käsittelyn linjauksista hallintosäännön määräyksiä selventävinä ohjeina. Saadun selvityksen mukaan  kaupunki oli jo tätä ennen ryhtynyt esiintyneessä tietosuojapoikkeamassa tarpeellisiksi arvioituihin toimenpiteisiin mahdollisen tietosuojariskin rajaamiseksi. Tältä osin kaupungin menettelyä ei ole katsottu aiheelliseksi ryhtyä enemmälti selvittämään.

Apulaisoikeuskanslerin mukaan kaupunki ei ole asiakirjapyyntöä käsitellessään ja ratkaistessaan menetellyt julkisuuslaissa edellytetyin tavoin. Salassa pidettävien asiakohtien osalta apulaisoikeuskansleri katsoi, että otsikossa on kuvattava asia lisätietojen pyytämisen mahdollistavalla tavalla sekä salassa pidon peruste. Apulaisoikeuskansleri kiinnittää Porin kaupungin huomiota julkisuuslain säännösten noudattamiseen asiakirjapyyntöihin vastaamisessa sekä saattaa kaupungin tietoon näkemyksensä kunnan tiedottamisvelvollisuudesta.

Kuntien Tiera Oy on vastannut reklamaatioon 6.10.2020.

Ehdotus

Esittelijä

  • Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Kaupunginhallitus päättää merkitä apulaisoikeuskanslerin päätöksen 28.8.2020 tiedoksi ja noudatettavaksi.

Kaupunginhallitus velvoittaa kaikki toimialat ja liikelaitokset noudattamaan julkisuuslain 14 §:n mukaisia määräaikoja asiakirjapyyntöjä ratkaistaessa.

Kaupunginhallitus kehottaa konsernipalveluita ja elinvoima- ja ympäristötoimialan ICT-yksikköä järjestämään Kuntien Tiera Oy:n vastauksessaan tarkoittaman yhteisen kokouksen esityslistojen ja pöytäkirjojen julkaisemisesta verkkosivuilla sekä salassapidon toteutumisesta ja tietosuojapoikkeamien korjaamisesta mahdollisimman pikaisesti. Väliaikaisratkaisu salassapidettävien asioiden käsittelystä esityslistoilla ja pöytäkirjoissa tuodaan erillisenä asiana kaupunginhallituksen käsiteltäväksi tällä esityslistalla.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Tiedoksi

Toimialat ja liikelaitokset, konsernipalvelut -yksikkö, elinvoima- ja ympäristötoimialan ICT-yksikkö

Liitteet

Oheismateriaali


Muutoksenhaku

Päätöksestä ei kuntalain 136 §:n perusteella saa tehdä oikaisuvaatimusta tai kunnallisvalitusta.