Kaupunginhallitus, kokous 13.1.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 5 Porin kaupungin teknisten toimintojen ulkoinen auditointi

PRIDno-2019-157

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Perustelut

Porin kaupungissa on teetetty muun muassa lastensuojelun ulkoinen auditointi ja tällä hetkellä ollaan tekemässä päivähoidon ja varhaiskasvatuksen ulkoista auditointia.

Porin kaupungissa teknisiä toimintoja tuotetaan ja järjestetään pääosin teknisellä toimialalla, mutta myös Porin palveluliikelaitoksessa ja Porin vesi -liikelaitoksessa. Teknisen toimialan tärkeitä konsernin sisäisiä yhteistyötahoja ovat myös Pori Energia Oy, Porin Satama Oy ja Porin Linjat Oy sekä ympäristö- ja lupapalvelut, kaupunkisuunnittelu ja elinvoimayksikkö. Jätehuollon palvelutehtäviä tekninen toimiala hoitaa yhteistyössä ympäristökuntien kanssa yhteistoimintasopimuksen perusteella.

Teknisen toimialan rakenteiden uudistamista on käsitelty kaupunginhallituksen suunnittelukokouksessa 14.12.2018. Tuolloin on evästetty, että käynnistetään teknisten toimintojen ulkoinen auditointi.

Kaupunginjohtaja on informoinut asiasta kaupunkitason yhteistyötoimikuntaa 19.12.2018 ja kertonut, että asia saatetaan kaupunginhallituksen 14.1.2019 pidettävän kokouksen päätettäväksi.

Auditoinnin tarkoituksena on selvittää teknisen toimialan sisäiset toimintaprosessit sekä ne prosessit, jotka toimialan toiminnassa liittyvät kaupunkikonsernin muihin toimijoihin. 

Ehdotus

Esittelijä

Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Kaupunginhallitus päättää, että käynnistetään Porin kaupungin teknisten toimintojen ulkoinen auditointi, jonka suorittaja kilpailutetaan julkisista hankinnoista annetun lain säännösten mukaisesti. Auditoinnin tarkoituksena on selvittää teknisen toimialan sisäiset toimintaprosessit sekä ne prosessit, jotka toimialan toiminnassa liittyvät kaupungin muihin toimijoihin.

Kaupunginhallitus toimii auditoinnin ohjausryhmänä, johon kaupunkitason yhteistyötoimikuntaa pyydetään nimeämään kaksi henkilöstöjärjestöjen valitsemaa henkilöstön edustajaa ja heille henkilökohtaiset varaedustajat. Ohjausryhmän asiantuntijana toimii teknisen toimialan toimialajohtaja ja tarvittaessa käytetään muita asiantuntijoita.

Ulkoisen auditoinnin kustannukset katetaan kustannuspaikalta 14112001.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Perustelut

Kaupunginhallitus päätti 14.1.2019/3 §, että käynnistetään Porin kaupungin teknisten toimintojen ulkoinen auditointi, jonka suorittaja kilpailutetaan julkisista hankinnoista annetun lain säännösten mukaisesti. Auditoinnin tarkoituksena on selvittää teknisen toimialan sisäiset toimintaprosessit sekä ne prosessit, jotka toimialan toiminnassa liittyvät kaupungin muihin toimijoihin.

Edelleen kaupunginhallitus päätti, että kaupunginhallitus toimii auditoinnin ohjausryhmänä, johon kaupunkitason yhteistyötoimikuntaa pyydetään nimeämään kaksi henkilöstöjärjestöjen valitsemaa henkilöstön edustajaa ja heille henkilökohtaiset varaedustajat. Ohjausryhmän asiantuntijana toimii teknisen toimialan toimialajohtaja ja tarvittaessa käytetään muita asiantuntijoita. Ulkoisen auditoinnin kustannukset katetaan kustannuspaikalta 14112001.

Kaupunginjohtajan päätöksellä 10.4.2019 teknisten toimintojen ulkoinen auditointi hankittiin Tamora Oy:ltä.

Teknisten toimintojen ulkoisen auditoinnin ohjausryhmä on kokoontunut viidesti: 6.5.2019, 3.6.2019, 26.8.2019, 16.9.2019 ja 23.9.2019.

Ehdotus

Esittelijä

Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Kaupunginhallitus päättää

  • Merkitä teknisten toimintojen ulkoisen auditoinnin loppuraportin tietoonsa saatetuksi ja
  • Pyytää siitä kaupunkitason yhteistyötoimikunnan, teknisen lautakunnan, ympäristö ja lupalautakunnan, sivistyslautakunnan, perusturvalautakunnan, Porin palveluliikelaitoksen johtokunnan sekä konsernihallinnon HR-yksikön ja talousyksikön lausunnot 31.10.2019 mennessä.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Valmistelija

Esa Kohtamäki, toimialajohtaja, sivistystoimiala, esa.kohtamaki@pori.fi

Perustelut

Kaupunginhallitus päätti kokouksessaan 30.9.2019 § 509

  • Merkitä teknisten toimintojen ulkoisen auditoinnin loppuraportin tietoonsa saatetuksi ja
  • Pyytää siitä kaupunkitason yhteistyötoimikunnan, teknisen lautakunnan, ympäristö ja lupalautakunnan, sivistyslautakunnan, perusturvalautakunnan, Porin palveluliikelaitoksen johtokunnan sekä konsernihallinnon HR-yksikön ja talousyksikön lausunnot 31.10.2019 mennessä.

 

Sivistyslautakunnan lausunto teknisen toimialan auditoinnin kehittämisen toimenpide-ehdotuksista 

Yleistä 

Raportissa esiteltyjen toimenpideohjelmien ja muutosten välttämättömyys ja tausta on avattu hyvin. Porin kaupungin väestökehitys, muutokset toimialojen toimintaympäristöissä, nuorten sukupolvien odotukset työnteolta, digitaalisuus, ajasta ja paikasta riippumaton toimintaympäristö ja sitä kautta tarve kehittää palveluja 24/7 –periaatteella ja monet yhteiskunnalliset arvomuutokset. Näillä kaikilla on huomattava vaikutus työelämän ja kaupungin tarjoamien palvelujen muutostarpeisiin. 

Yhteistyön merkitys sivistystoimialan ja teknisen toimialan välillä on kasvanut entisestään toimintaympäristöjen muutoksen ja palveluodotusten myötä. Palveluverkkotyön onnistumisen yhtenä tärkeänä tekijänä oli sivistystoimialan ja teknisen toimialan tilayksikön hyvä ja nopea vuorovaikutus. Työssä molemmilla oli käytettävissään laajat digitaalisesti muokattua johtamista ja päätöksen tekoa tukevaa tietoa sekä selkeä tahtotila saada aikaan laadukas lopputulos.  

Palveluverkkopäätösten toteuttaminen on käynnistynyt. Hankkeet ovat niin suuria, että perinteinen linjaorganisaatiota pitkin etenevä tiedonjako tai käskytys ei enää riitä, vaan työtä tehdään verkostomaisesti luottaen tekijöiden osaamiseen ja ammattiylpeyteen tehdä asiat hyvin. Verkostomainen työ edellyttää tekemiseltä myös uusia työtapoja hyödyntäen digitaalisia työkaluja.  

 

Liikuntapaikkojen hoito ja ylläpito 

Raportin toimenpide-ehdotuksissa esitetään viidentoista liikuntapaikanhoitaja, traktorinkuljettajan, koneasentajan ja etumiehen siirtymistä sivistystoimialan liikunta- ja nuorisoyksiköstä teknisen toimialan alaisuuteen. Käytännössä tämä tarkoittaa liikuntapaikkayksikön osittaista siirtoa, sillä liikuntalaitosten (uimalaitokset, urheilutalo, jäähallit, tekojäärata ja Karhuhalli) sekä urheilukeskuksen kenttäalueiden hoidosta vastaava henkilökunta olisi edelleen jäämässä sivistystoimialan alaisuuteen. Liikuntapaikkojen hoito on ammatillista erityisosaamista vaativa, perustason kiinteistön- tai ulkoalueidenhoidosta eroava tehtäväkenttä. Tästä syystä olisi tärkeää huolehtia siitä, että muutoksen yhteydessä siirrettäisiin kaikki erityistä ammattiosaamista vaativat tehtävät kokonaisuutena teknisen toimialan alaisuuteen. Tämä tarkoittaisi koko liikuntapaikkayksikön siirtämistä tekniselle toimialalle. 
 
Hyvin hoidettu, toimiva liikuntapaikkaverkosto on liikkuvan kaupunkilaisen sekä kaupungin urheiluseurakentän näkökulmasta yksi keskeisimmistä liikkumisen aktiivisuuteen vaikuttavista tekijöistä. Muutoksen taustaoletuksena tulee olla ajatus liikuntapaikkojen sujuvammasta ja laadullisesti paremmasta hoidosta. Tämän toteutuminen edellyttää koko liikuntapaikkayksikön siirtoa. Liikuntapaikkojen hoitamisen organisointi ei ole periaatteessa monimutkaista, mutta kun siihen lisätään liikuntapaikkojen ja -laitosten käyttäjien sekä muiden toimijoiden toiveet, kokonaisuus muuttuu monimutkaisemmaksi.  
 
Siirron yhteydessä tulee määrittää myös se, mikä taho määrittää liikuntapaikkaverkoston koon, kunnossapitotarpeen sekä liikuntapaikkojen hoitamisen tason. Muutoksen myötä on tarkoitus, että liikuntapalveluiden toteuttaminen sekä harjoitusvuorojen jakaminen säilyvät sivistystoimen alaisuudessa. Näiden toimintojen kannalta keskeinen kysymys on se, että miten liikuntapaikat ja niihin liittyvät resurssit priorisoidaan suhteessa teknisen toimialan muuhun toimintaan.   Tämäkin seikka tukee sitä, että liikuntapaikkayksikön tulisi säilyä siirron jälkeen omana toimintayksikkönään teknisen toimialan alaisuudessa. 
 
Edellä mainittuun priorisointiin liittyen yksi pohdittava kysymys on se, miten liikuntapaikkojen ja -laitosten hoitamisen määräraha kohdistetaan jatkossa. Henkilöstön palkkakulujen osalta tilanne on selkeä, sillä ne siirtyvät henkilöstön mukana suoraan tekniselle toimialalle. Muiden ylläpitokulujen osalta tilanne ei ole yhtä selkeä, sillä liikuntapaikkojen määrärahoja on, perustoimintojen ja -tason ylläpitämisen lisäksi, käytetty pienimuotisiin perusparannuksiin, liikuntapaikoilla ja laitoksissa käytettävien välineiden sekä työkalujen ja -koneiden uusimiseen. Siirron myötä huolena on, että liikuntapaikkojen ylläpitämiseen varatut määrärahat ovat jatkossa osa teknisen toimialan kokonaisuutta, millä voi olla liikuntapaikkojen tason ylläpitämisen kannalta vaikutusta. Liikuntapaikkojen tason riittävä ylläpitäminen edellyttää ymmärrystä liikunta-alan toimintaympäristöstä ja sen vaatimuksista, eikä ole näin rinnastettavissa suoraan katujen tai ulkoalueiden hoitamiseen. Edellisen voi tiivistää kysymykseen, että mikä on sivistystoimialan liikunta- ja nuorisoyksikön rooli jatkossa suhteessa liikuntapaikkoihin ja -laitoksiin? Onko kyseessä tilaaja-tuottaja-suhde, onko liikunta- ja nuorisoyksikkö liikuntapaikkaverkoston laajuuteen ja tasoon kantaa ottava asiantuntijaelin vai jotain muuta? 
 
Liikunta- ja nuorisoyksikön yksi keskeisiä tehtäviä on porilaisten liikuttaminen ja liikkumisedellytysten luominen kaupunkilaisille. Muutoksen myötä yksikön tehtävänkuvan painopiste siirtyy, edellä kuvattuja tavoitteita tukevasti seinien ylläpitämisestä toimintaan. Muutos on ehdottomasti oikeansuuntainen. Siirron yhteydessä tulee kuitenkin pohtia tarkkaan se, millä keinoin varmistetaan liikuttamisen ja liikkumisedellytysten tukitoimien oikeanlainen toteuttaminen. Riittävän laajan ja ammattitaidolla hoidetun liikuntapaikkaverkoston tulee jatkossakin olla perustana kaupunkilaisten hyvinvointia edistävälle liikkumiselle, alueen urheiluseurojen harraste-, harjoitus- ja kilpailutoiminnalle sekä kaupungissa järjestettäville, eri tasoisille urheilutapahtumille. 

 

Kiinteistönhoito ja toimenpide-ehdotukset                                                                              

Kiinteistönhoidon ja kiinteistöjen käytettävyyteen liittyvien palveluiden keskittäminen kaikkien tehtäväkenttien osalta yhteen kokonaisuuteen eri palvelualueittain on kannatettava. Ratkaisulla vältetään päällekkäisyyttä ja/tai rajapintoihin kohdistuvaa epäselvyyttä. Palvelualueittain perustettavat tiimit, jotka tuntevat alueen kiinteistöt, piha-alueet, urheilupaikat jne. ja käyttäjien tarpeet, mahdollistavat nopean ja asiantuntevan palvelun (korvattu apu palvelulla, apu on väärä termi tässä kohtaa) perusyksiköille ja laitoksille.  

Kuntatyö on muutoksessa, mikä edellyttää Porin kaupungilta ja kaupungin työntekijöiltä muutoskykyä, jolla vastataan muutoksen edellyttämiin haasteisiin.  

Toimenpide-ehdotuksessa ehdotetut harjoittelu/kokeilualustat, joilla pilotoidaan erilaisia vaihtoehtoja työttömien ja syrjäytymisvaarassa olevien työllistämiseksi ja työmarkkinakelpoisuuden edistämiseksi vaatii vielä selkeyttämistä ja konkretisointia.  Ajatus työllistämisestä on kannatettava, mutta käytännön toteuttamiseen vaaditaan vielä perusteellisempaa selvitystyötä. Samoin kuin esitys hotelli Otavan ja Pori Green Care ympäristötieto- ja taitokeskuksen rakentamisesta.  

 

Oikaisu sisältöön 

Lausunnon sivulla 40 on kerrottu seuraavaa: 

“Sivistystoimesta alueiden tuntijoita Liikuntapaikoilla työskentelee 15 liikuntapaikanhoitajaa, etumies, koneasentaja ja traktorinkäyttäjä. Kouluilla työskentelee yhdeksän kouluisäntää, esimies, neljä laitosmiestä, neljä vahtimestaria, iltavahtimestari, valvoja ja iltavalvoja. He siirtyvät tekniselle toimialalle.  

Sivistystoimesta siirtyy myös kolme koulupuuseppää, jotka tekevät kouluisännän tehtäviä ainakin osittain. Ulkoa vuokrattu puusepänverstas on ilmeisen vajaakäytössä nyt, puusepäntyöt keskitetään teknisen toimialan puusepänverstaaseen ja ulkoa vuokratusta puusepänverstaan tilasta luovutaan. Tämä tuo hieman tilasäästöä ja vahvistaa organisaatiota.” 

Sivistystoimialan palveluksessa ei ole koulupuuseppiä. Aiemmin kouluviraston palveluksessa olleet kolme koulupuuseppää työskentelevät kouluisäntinä. Koulupuusepäntehtävät on järjestetty työllisyyspalveluiden toimesta ja he tekevät työtä puusepänverstaan tiloissa.  

 

Lopuksi 

Sivistystoimiala pitää tärkeänä, että sivistystoimialan edustus on mukana ainakin niiden toimenpide-ehdotusten suunnittelutyössä, jotka koskevat kiinteistöhoidon ja kiinteistöjen käytettävyyteen liittyvien palveluiden keskittämistä sekä uudistamisyksikköä (Porin Tekninen Akatemia). 

Ehdotus

Esittelijä

Esa Kohtamäki, toimialajohtaja, sivistystoimiala, esa.kohtamaki@pori.fi

Sivistyslautakunta päättää hyväksyä esitetyn lausunnon.

Päätös

Päätösesityksen mukaan.

Esteellisyys

Martti Lundén

Kokouskäsittely

Martti Lundén totesi olevansa jäävi asiassa ja poistui (klo 17.56) käsittelyn ajaksi kokouksesta (palvelussuhdejäävi).

Valmistelija

Ulla-Kirsikka Vainio, toimialajohtaja, ympäristö- ja lupapalvelut, ulla-kirsikka.vainio@pori.fi

Perustelut

Kaupunginhallitus pyytää ympäristö- ja lupapalveluiden lautakunnan lausuntoa teknisten toimintojen ulkoisen auditoinnin loppuraportista. Raporttiin on kirjattu 15 toimenpide-ehdotusta, joiden maalaama visio tulevaisuudesta sopii Porin strategiaan, joka lupaa Työtä, Rohkeutta ja Elämyksiä.

Mittaus keskitetään ympäristö- ja lupapalveluihin: mittauksesta siirtyy 14 ihmistä ympäristö- ja lupapalvelut -toimialalle.

Mittaustoimen siirtymisestä ympäristö- ja lupapalveluiden toimialalle keskusteltiin jo vuoden 2017 organisaatiomuutoksen valmistelun aikana, jolloin kuitenkin päädyttiin siirtämään ainoastaan kaupunkimittaus ja jättämään mittamiehet tekniselle toimialalle. Tämä eriyttäminen on tuonut käytännön haasteita toimintaan. Mittamiesten sijoittuminen samaan organisaatioon rakennusvalvonnan ja kaupunkimittauksen kanssa on looginen ratkaisu, joka luo rakennuslupaprosessiin eheyttä ja auttaa palvelemaan asiakkaita entistä tehokkaammin.

Auditoinnissa esitetään kaupungin omasta rakentamisesta luopumista, mikä vaikuttaa mittamiesten nykyisten tehtäväkuvien sisältöön. Siirtymisen jälkeen tehtäväkuvat tulee tarkastella uudelleen muuttuneiden olosuhteiden mukaan. Koulutustarpeiden ja digivalmiuden arvioinnin jälkeen henkilöstölle tehdään uudet tehtäväkuvat. Mittamiehet sijoitetaan rakennusvalvontayksikköön, johon myös kaupunkimittaus kuuluu. Mittaustoimen nykyisiä tehtäviä sujuvoittamalla saadaan lisäresurssia myös luvattomien ja rekistereistä puuttuvien rakennusten kartoittamiseen. Nyt kolme vuotta kestäneen projektin aikana yksi henkilö on paikantanut rekisterien vertailun ja maastoselvitysten avulla 4 000 rakennusta, joiden tiedot ovat puuttuneet rekistereistä ja näin ollen kiinteistöverotuksen piiristä. Kiinteistöverotuksessa on kasvupotentiaalia, sillä FCG:n tekemän selvityksen mukaan monessa kunnassa kiinteistöveron osuus verotuloista on 20 % luokkaa, kun Porissa se on 8 %.

Mittaustoimen siirtyminen ympäristö- ja lupapalveluiden toimialalle edellyttää toimitilojen riittävyyden tarkastelua, sillä vaikka tarkoitus ei olekaan istuttaa miehiä toimistolla, on jonkinnäköinen tukikohta oltava olemassa. Lisäksi mittamiesten siirtyminen rakennusvalvonnan alle voi tarkoittaa, että tulee harkittavaksi uuden toimintayksikön, vaikkapa Paikkatietopalvelut-toimintayksikön, perustaminen. Rakennusvalvontayksikön päällikön alaisuudessa on tällä hetkellä 30 ihmistä, ja määrän lisääntyminen tarkoittaa, että on järkevää perustaa toimintayksikkö ja nimittää sille esimies, joka toimii lähiesimiehenä.

Kaupunkisuunnittelu osaksi strategiaa: strategisen tason kaupunkisuunnittelua kaivataan ohjaamaan toimintaa ja kirkastamaan jatkuvasti yhteistä visiota myös toimialojen välillä.

Strategisen kaupunkisuunnittelun puute näkyy kaupungissa suunnittelun pirstaloitumisena ja selkeän kokonaiskuvan puuttumisena. Tarvitaan lisää vuoropuhelua eri toimijoiden kesken, myös uudistumisprosessin jälkeen. Strategisella suunnittelulla voidaan asemoida erityyppiset toiminnot suunnitelmallisesti kaupungin alueelle, mikä parhaimmillaan vähentää ympäristön kuormittumista ja voi poistaa valvontaa kuormittavaa intressien yhteentörmäilyä. Strategisella suunnittelulla voidaan myös hallita ja ennakoida rakentajien tarpeiden mukaista tonttivarantoa, mikä tukee rakentamista ja alueen elinvoimaisuutta.

Pori Green Care ympäristötieto- ja taitokeskuksen rakentaminen.

Ympäristötiedon ja -taidon ylläpitoon ja kehittämiseen keskittyvän keskuksen rakentaminen tukee toimialan toteuttamaa ympäristökasvatusta tarjotessaan mahdollisuuksia toimialarajat ylittävään yhteistyöhön puuntaimien istutusprojektien ja muiden kokeellisten toimintojen kautta. Ympäristö- ja lupapalveluiden toimiala hallinnoi taimitarhan vieressä sijaitsevaa kompostointipuistoa ja yhdessä voitaisiin kehitellä esimerkiksi sivistystoimialalle tarjottavaa opetustoimintaa komposti-istutusten teemalla. Parhaimmillaan keskus voi yhdistää kaikkien toimialojen osaamisen ja tarpeet kuntalaisten hyvinvoinnin edistämiseksi. Porin Kansallinen kaupunkipuisto -brändia voisi syventää GreenCare-taitokeskuksen osaamisella ja tietotaidolla.

Raportissa on hyvin muotoiltu kaupungin suhde ekologisiin muutoksiin: kaupungilta odotetaan suuria ekologisia tekoja, jotka mahdollistavat pienten tekojen toteuttamisen asukkailleen. Ilmastotekojen osalta puiden istuttaminen ja taimien jakaminen saa yllättävän suuren painoarvon, vaikka suurempi merkitys olisi sillä, miten tekninen toimiala hoitaa jo olemassa olevaa metsäomaisuuttaan hiilinielujen kasvattamiseksi Hinku-kaupunki -statuksen mukaisella tavalla.

Liikkuminen palveluna

Työasiointipyöräilyn edistäminen on ehdottomasti kannatettava teko. Työasiointipyöräilyn edistäminen edellyttää pyöräpysäköinnin tason parantamista kaupungin toimipisteissä, erityisesti jos tarkoituksena on käyttää latausta vaativia sähköpyöriä. Parannukset kiinteistöjen pyöräpysäköinnissä edistävät samanaikaisesti työmatkapyöräilyä.

Työntekijöiden omien autojen käytön lisääminen ei edistä kaupungin tavoitteita kestävän yhdyskuntarakenteen viisaan käytön ja ilmastonmuutoksen hidastamisen kannalta. Työntekijöiden omat autot eivät todennäköisesti ole yhtään vähäpäästöisempiä kuin kaupungin omatkaan autot, eikä kaupunki voi mitenkään vaikuttaa autojen käyttövoimaan. Jos työntekijöiltä edellytetään oman auton käyttöä, kaupungin on myös osoitettava ajoneuvolle pysäköintipaikka työpäivän aikana, minkä kustannusvaikutukset on huomioitava kilometrikorvausten lisäksi. Yhteiskäyttöautojen saatavuuden parantaminen lisäisi kysyntää palvelulle.

Muita huomioita loppuraportista

Ympäristö- ja lupapalveluiden lautakunta nostaa esiin lisäksi kaksi toimintoa, jotka ovat toimialojen rajapinnassa. Jätehuolto on yhteinen tehtävä, sillä tekninen toimiala on sen toteuttaja käytännössä ja ympäristö- ja lupapalveluiden toimiala suunnittelee, neuvoo ja valvoo sitä sekä jätehuoltoviranomaisen että ympäristöviranomaisen mandaatilla. Jätehuollon tulevaisuudesta on tehty erillinen selvitys, joka on etenemässä päätöksentekoon, minkä vuoksi se on jätetty auditoinnin ulkopuolelle.

Toimialojen rajapinnasta löytyy myös joukkoliikenne ja muu liikenne. Tekninen toimiala suunnittelee ja ylläpitää liikenneinfraa ympäristö- ja lupapalveluiden toimiessa joukkoliikenteen suunnittelijana ja joukkoliikenneviranomaisena. Mikäli infran rakentamisessa siirrytään ostopalveluun, on liikennesuunnittelun ja joukkoliikennesuunnittelun asemointi ja toimintatavat ratkaistava uudella tavalla.

Ehdotus

Esittelijä

Riikka Jokiainen, yksikön päällikkö, ympäristö- ja terveysvalvonta, riikka.jokiainen@pori.fi

Ympäristö- ja lupapalveluiden lautakunta päättää antaa oheisen lausunnon teknisten toimintojen ulkoisen auditoinnin loppuraportista.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Valmistelija

Marjukka Palin, Porin palveluliikelaitoksen johtaja, marjukka.palin@pori.fi

Perustelut

Palveluliikelaitoksen lausunto teknisen toimialan auditoinnin kehittämisen toimenpide-ehdotuksista:

Yleistä

Raportissa esille tuodut yhteiskunnalliset muutokset ja niiden vaikutukset teknisen toimialan toimintoihin on esitetty hyvin. Taloudellisten ja toiminnallisten realiteettien vuoksi kunnat ovat suuren muutoksen edessä. Tulevat vuodet edellyttävät vahvaa muutoksen hallintaa. Ennakointi, innovointi, kokeilut ja kehittäminen ovat keinoja toiminnan uudistamiseen ja vastaus palvelujen muutostarpeisiin. Yhteistyön merkitys eri toimialojen välillä kasvaa toimintaympäristön muutosten myötä.

Henkilöstön tarkoituksenmukainen sijoittuminen

Palveluliikelaitoksen kiinteistönhoidon yksikkö vastaa Teknisen toimialan ja konserniyhtiöiden omistamien kiinteistöjen kiinteistönhoidosta sekä kaupungin urheilukenttien ulkoalueiden kiinteistöjen hoidosta. Kiinteistönhoito sisältää ulkoalueiden- ja rakennustenhoitoa. Kiinteistönhoito ei suorita kiinteistöissä erityistä ammattitaitoa vaativia korjaustöitä, eikä näihin liittyviä kuntotarkastuksia. Kiinteistönhoito kuitenkin tarvittaessa avustaa em. töissä, koska sillä on laaja-alainen tieto rakennuksen korjaushistoriasta. Kiinteistönhoito ylläpitää asiakaspalvelukeskusta, jonka kautta asiakkaat voivat välittää palvelupyyntönsä yhden puhelinnumeron tai sähköpostin välityksellä kiinteistöhoidolle. Kiinteistönhoito ylläpitää myös työmäärään suhteutettua päivystysjärjestelmää, jonka avulla varmistetaan kiinteistönhoidon toimintavalmius 24 tuntia  vuorokaudessa. Kiinteistönhoidon työtehtävät voimassa olevien palvelusopimusten perusteella jakaantuvat ulko-alueiden hoitoon (n. 52 %), kiinteistöjen yleiskierroksiin ja teknisten järjestelmien seurantaan (n. 30 %) ja teknisiin ennakkohuoltoihin (n. 18 %). 

Teknisen toimialan tilayksikkö vastaa omistamiensa kiinteistöjen kunnosta ja ostaa kiinteistöjensä kiinteistönhoitopalvelut sovituilta osin Palveluliikelaitokselta. Liikelaitoksen kiinteistönhoito tilaa tilayksikön omistamien kiinteistöjen vaatimat erikoisosaamista edellyttävät työt, kuten putki-, ilmanvaihto-, rakennus-, sähkö- ja automaatiotyöt tilayksiköltä. Palveluliikelaitoksen kiinteistönhoito tekee samoissa kiinteistöissä samankaltaisia, mutta vähemmän erikoisosaamista edellyttäviä tehtäviä. Tilayksikkö tekee säännönmukaisesti omaa vaativampaa rakennusteknistä asiantuntemusta edellyttävää tarkkailua kiinteistöjen kunnon osalta ja kiinteistönhoito tekee samoissa kiinteistöissä samankaltaista yleistä vähemmän rakennusteknistä asiantuntemusta edellyttävää tarkkailua. Tilayksikkö ylläpitää ja kehittää omistamiensa kiinteistöjen rakennusautomaatio järjestelmiä ja kiinteistönhoidolla on laitteiden käyttövastuu. Kiinteistökannan vanheneminen ja samaan aikaan kiinteistöjen tekniikan merkittävä kehittyminen saneeraustoiminnan yhteydessä vaatii huomattavaa ammatillista osaamista, ajallista panostusta sekä eri ammattialojen yhteistyötä. 

Palveluliikelaitoksen kiinteistönhoito on kehittänyt omaa toimintaansa, mutta olemassa olevat rajapinnat aiheuttavat toiminnallista päällekkäisyyttä toimialojen kanssa. Tilaaja-tuottajamalli ei tue kaupungin yhteisiä päämääriä, eikä sellaisenaan tue pitkän aikavälin kiinteistökannan kehittämistä sekä tulevien korjauskustannusten hillitsemistä. 

On suositeltavaa, että Palveluliikelaitoksen kiinteistönhoito, automaatiovalvomo ja asiakaspalvelu tehtäviä suorittavat työntekijät yhdistetään Teknisen toimialan Tilayksikön kiinteistöjen valvontatehtäviä sekä automaatio-, LVI- ja sähkötöitä suorittavien henkilöiden kanssa saman johdon alaisuuteen. Yhdistämällä Teknisen toimialan ja Palveluliikelaitoksen kiinteistönhoidon kiinteistöjen tuntemus ja ammattiosaaminen yhteisen johdon alaisuuteen saadaan aikaan teknisiä ja taloudellisia synergiaetuja. Rajapintojen poistuessa, yhteisten tavoitteiden määrittelyllä ja yhteisellä johdolla saavutetaan kustannustehokasta kiinteistön ylläpitoa. 

Ulkoalueiden hoidossa teknisen toimialan infrayksikkö vastaa osaltaan kaupungin viher-, puisto ja tiealueista. Ulkoalueiden hoito yleisillä alueilla vastaa suurelta osin Palveluliikelaitoksen kiinteistönhoidon vastaavaa työtä kiinteistörajojen sisäpuolella sekä kiinteistöjen kohdalla sijaitsevilla jalkakäytävillä. Tällä hetkellä kiinteistönhoito ja infrayksikkö eivät tee merkittävästi yhteistyötä. Kiinteistönhoito ostaa aiemmin sovitun mukaisesti kaupungin liikuntapaikkojen kiinteistönhoidon Sivistystoimialan Liikunta- ja nuorisoyksiköltä. Liikuntapaikat ja kentät sijaitsevat useissa tapauksissa koulukiinteistöjen yhteydessä tai niiden välittömässä läheisyydessä. Liikuntapaikkojen kiinteistönhoitotyöt vastaavat suurelta osin kiinteistönhoidon kouluilla suorittamaa ulko-alueiden hoitoa. Kiinteistöjen ulkoalueiden hoito on pääosin kone- ja käsityötä, jossa resursointi ja organisointi määrittelevät pitkälti lopputuloksen laadun. 

On suositeltavaa, että Palveluliikelaitoksen kiinteistönhoitajat ja Sivistystoimialan liikuntapaikkojen hoitajat sekä kaikki ulkoalueiden hoitoon käytettävät koneet siirretään yhteisen ulkoalueiden hoitoon erikoistuneen johdon, Teknisen toimialan infrayksikön alaisuuteen. Henkilöstön ja konekannan yhdistämisellä kyetään tasaamaan kausiluoteisten töiden henkilöstömääriä sekä parantamaan reagointikykyä samalla toiminnan laadun kuitenkin parantuessa. 

Kiinteistönhoidon ja Teknisen toimialan toimintojen yhdistämisestä johtuvat uudet toimintamallit tulee neuvotella ja selvittää kiinteistönhoidon osalta myös niiden kaupungin yhtiöiden kanssa, joilla on voimassa olevat palvelusopimukset Porin Palveluliikelaitoksen kanssa. Operatiivisen toimintavalmiuden sekä henkilöstön työhyvinvoinnin turvaamiseksi tulee uudet toimintamallit ja toimintamallien vaatimat organisaatiorakenteet suunnitella valmiiksi ennen toimintojen yhdistämistä.

Palkkausjärjestelmä

Palveluliikelaitoksen kiinteistönhoidon työntekijöiden palkkaus määräytyy kunnallisen teknisen henkilöstön virka- ja työehtosopimuksen mukaan lukuun ottamatta yhtä tuntipalkkaisten sopimuksen piirissä olevaa henkilöä. Mikäli em. toiminnot ja henkilöstö siirretään teknisen toimialan alaisuuteen, tulee noudatettavien sopimusten olla yhdenmukaisia ja palkat harmonisoida tehtävien vaativuuden mukaan. Palkkauksen harmonisointi edellyttää kustannusten vaikutusten selvittelyä ja aikataulutusta riittävän pitkälle siirtymäajalle. 

Uudet alustat

Kaupungin tulee panostaa enemmän työllistämistä edistäviin toimintoihin kuin työttömyysedun rahoitukseen. Raportissa ehdotetut kokeilualustat, joilla pilotoidaan erilaisia vaihtoehtoja työttömien ja syrjäytymisvaarassa olevien työllistämiseksi ja työmarkkinakelpoisuuden edistämiseksi vaativat kuitenkin tarkempaa selvitystä. Esimerkiksi hotelli Otavaan suunnitellun toiminnan laillisuus on varmistettava.

Tilakustannukset

Ulkopuolisista vuokrakiinteistöistä luopuminen on kannatettavaa, mikäli toimintojen siirto omiin kaupungin kiinteistöihin ei vaadi laajoja ratkaisuja investointeihin. Mikäli henkilöstön siirto tekniselle toimialalle toteutuu, on perusteltua kartoittaa nykyiset käytössä olevat tilat ja yhdistää tilat samanaikaisesti toimintojen ja henkilöstön yhdistämisen kanssa.

Työajan seuranta

Uusi työaikalaki tulee voimaan 1.1.2020. Muutoksilla pyritään vastaamaan muuttuneen työelämän vaatimuksiin ja tunnistamaan uudet tavat tehdä työtä. Työaikalaki on pakottavaa lainsäädäntöä ja velvoittaa työnantajaa. Työajanseuranta on tärkeää niin työntekijän, työnantajan kuin työyhteisön kannalta. Manuaalinen työajanseuranta ei ole nykyaikainen ratkaisu. Erityisesti palvelualalla henkilöstökustannukset muodostavat merkittävän osan kustannustekijöistä, jonka vuoksi työaikojen yksityiskohtaisella seurannalla on merkitystä kustannusten hallintaan. Toimiva työajanhallinta on avainasemassa tuottavuuden arvioinnissa ja kehittämisessä.  Työajanseurantaa tulisi kaupungissa kehittää tulevaisuudessa niin, että sitä seurataan hyödyntämällä nykyaikaisia digitaalisia ratkaisuja.

 

 

 

Ehdotus

Esittelijä

Marjukka Palin, Porin palveluliikelaitoksen johtaja, marjukka.palin@pori.fi

Palveluliikelaitoksen johtokunta päättää antaa kaupunginhallitukselle oheisen lausunnon teknisten toimintojen ulkoisen auditoinnin loppuraportista.

Päätös

Johtokunta hyväksyi päätösehdotuksen lisäyksin ja muutoksin.

Kokouskäsittely

Esittelijä lisäsi lausuntoon: 

"Palveluliikelaitos on kaupungin omistama liiketaloudellisia periaatteita noudattava organisaatio. Liikelaitoksen toiminta rahoitetaan maksutuloilla ja investoinnit tulorahoituksella. Kiinteistönhoidon mahdollisessa siirrossa tekniselle toimialalle tulee huomioida, että kiinteistönhoito on em. perustein katteellista toimintaa. Tämä tarkoittaa sitä, että liikelaitoksen yleishallinnon menoja katetaan osittain kiinteistönhoidon tuotoilla. Palveluliikelaitoksen yleishallinnon henkilöstömenojen lisäksi kustannuksia tulee kaupungin sisäisesti laskuttamista menoeristä (Sarastian tuottamat henkilöstö- ja talouspalvelut, ICT, sisäisen postin kuljetus, tarkastus- ja hankintatoimi sekä peruspääoman korko).

Sisäiset kuluerät tulee siirtää kustannusvastaavasti tekniselle toimialalle ja liikelaitoksen toimintaa tulee sopeuttaa niin, että hallinnon yleismenoja ei siirretä ateria- ja puhtaanapidon hintoihin."

Lisäksi lausunnon muutamia sanoja tarkennettiin.

 

Valmistelija

Tarja Koskela, tarja.koskela@pori.fi

Perustelut

Kaupunginhallitus käsitteli 30.9.2019 § 509 Tamora Oy:n loppuraporttia teknisen toimialan auditoinnista. 

Kaupunginhallitus päätti merkitä tiedoksi ulkoisen auditoinnin loppuraportin ja pyytää siitä kaupunkitason yhteistyötoimikunnan, teknisen lautakunnan, ympäristö- ja lupapalveluiden lautakunnan, sivistyslautakunnan, perusturvalautakunnan, Porin palveluliikelaitoksen johtokunnan sekä konsernihallinnon HR- sekä talousyksiköiden lausunnot 31.10.2019 mennessä. Lausunnot ovat saapuneet ja ovat tämän asian historiatiedoissa sekä liitteinä.

Ehdotus

Esittelijä

Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Kaupunginhallitus päättää 

- merkitä tiedoksi saamansa lausunnot; ja 
- asettaa toimenpide-ehdotusten täytäntöönpanoa varten valmistelutyöryhmän, johon kuuluvat puheenjohtajana teknisen toimialan toimialajohtaja Marko Kilpeläinen, konsernihallinnon talousyksikön päällikkö Tuomas Hatanpää, henkilöstöpäällikkö Timo Jauhiainen ja teknisen toimialan yhteisten palveluiden päällikkö Minna Ojala. Työryhmän tehtävänä on valmistella esitetyille toimenpiteille toteuttamissuunnitelma aikatauluineen 31.12.2019 mennessä.

Päätös

Esittelijä muutti päätösehdotustaan seuraavasti:

Kaupunginhallitus päättää

  • merkitä tiedoksi saamansa lausunnot; ja
  • asettaa valmistelutyöryhmän, johon kuuluvat puheenjohtajana teknisen toimialan toimialajohtaja Marko Kilpeläinen, konsernihallinnon talousyksikön päällikkö Tuomas Hatanpää, henkilöstöjohtaja Timo Jauhiainen ja teknisen toimialan yhteisten palveluiden päällikkö Minna Ojala. Työryhmän tehtävänä on valmistella esitetyille toimenpiteille toteuttamisvaihtoehdot kustannusvaikutuksineen ja aikatauluineen 31.12.2019 mennessä. Työryhmän toimeksianto sisältää myös yritysvaikutusten arvioinnin.

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti hyväksyä muutetun päätösehdotuksen.

Valmistelija

  • Marko Kilpeläinen, toimialajohtaja, tekninen toimiala, marko.kilpelainen@pori.fi

Perustelut

Kaupunginhallitus päätti 14.1.2019/3 § käynnistää Porin kaupungin teknisten toimintojen ulkoisen auditoinnin,​ jonka suorittaja kilpailutetaan julkisista hankinnoista annetun lain säännösten mukaisesti. Auditoinnin tarkoituksena on selvittää teknisen toimialan sisäiset toimintaprosessit sekä ne prosessit,​ jotka toimialan toiminnassa liittyvät kaupungin muihin toimijoihin. Kaupunginhallitus käsitteli 30.9.2019 § 509 Tamora Oy:n loppuraporttia teknisen toimialan auditoinnista ja päätti merkitä tiedoksi ulkoisen auditoinnin loppuraportin ja pyytää siitä kaupunkitason yhteistyötoimikunnan,​ teknisen lautakunnan,​ ympäristö-​ ja lupapalveluiden lautakunnan,​ sivistyslautakunnan,​ perusturvalautakunnan,​ Porin palveluliikelaitoksen johtokunnan sekä konsernihallinnon HR-​ sekä talousyksiköiden lausunnot 31.10.2019 mennessä. Kokouksessaan 18.11.2019 § 626 kaupunginhallitus päätti merkitä tiedoksi saamansa lausunnot ​ ja asettaa valmistelutyöryhmän,​ johon kuuluvat puheenjohtajana teknisen toimialan toimialajohtaja Marko Kilpeläinen,​ konsernihallinnon talousyksikön päällikkö Tuomas Hatanpää,​ henkilöstöjohtaja Timo Jauhiainen ja teknisen toimialan yhteisten palveluiden päällikkö Minna Ojala. Työryhmän tehtävänä oli valmistella esitetyille toimenpiteille toteuttamisvaihtoehdot kustannusvaikutuksineen ja aikatauluineen 31.12.2019 mennessä. Työryhmän toimeksianto sisältää myös yritysvaikutusten arvioinnin.Kaupunginhallitus täydensi valmistelutyöryhmää kokouksessaan 25.11.2019 § 652 ja nimesi jäseneksi viestintäsuunnittelija Kalle Aaltosen. Lisäksi osallisuus-​ ja viestintäsuunnitelma päätettiin kytkeä toteuttamisvaihtoehtoihin.

Asian aiempi käsittely on luettavissa historiatiedoista.

Työryhmä esittää raportissaan toteuttamisvaihtoehdon kustannusvaikutuksineen ja aikatauluineen jokaiselle 15 auditoinnin toimenpiteelle. Lisäksi laadittiin yritysvaikutusten arviointi ja henkilöstön viestintä/osallistamissuunnitelma. Taloudelliset laskelmat kustannusvaikutuksista on esitetty myös omana kokonaisuutenaan.

Ehdotuksen valmistelussa on huomioitu kaupunginhallituksen aiemmin tiedoksi merkitsemät lausunnot. Lisäksi toimenpiteiden toteuttamisvaihtoehtojen valmistelua ovat tukeneet asiantuntijat toimialoilta.

Teknisen toimialan henkilöstölle järjestettiin 17.12.2019 dialogi, teknisen toimialan yhteistyötoimikunta käsitteli asiaa kokouksessaan 20.12.2019 ja henkilöstölle järjestettiin infotilaisuudet 8.1.2020, johon sai esittää ennakkoon kysymyksiä.

Ehdotus

Esittelijä

  • Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Kaupunginhallitus päättää

- merkitä työryhmän raportin liitteineen tiedoksi ja

- antaa evästykset jatkovalmistelulle. 

Päätös

Kaupunginjohtajan muutetusta päätösehdotuksesta kaupunginhallitus päätti yksimielisesti merkitä työryhmän raportin liitteineen tiedoksi ja valtuuttaa henkilöstöjohtajan käynnistämään yhteistoimintamenettelyn valmisteilla olevien toimenpiteiden perusteista ja vaikutuksista sekä vaihtoehdoista. Yhteistoimintaneuvottelut eivät sisällä taloudellisista tai tuotannollisista syistä toimeenpantavaa osa-aikaistamista, lomauttamista tai irtisanomista. Yksittäistä työntekijää koskeva asia käsitellään ensisijaisesti tämän ja työnantajan välillä. Päätökset teknisen toimialan kehittämisvaihtoehdoista tehdään yhteistoimintaneuvottelujen päätyttyä .

Lisäksi kaupunginhallitus päätti äänestyksen jälkeen äänin 7 - 4  antaa seuraavan evästyksen: Oma rakentaminen jatkuu ja yt-menettelyssä käydään läpi oman rakentamisen kehittämistoimenpiteet kuitenkin noudattaen kaupunginvaltuuston vuoden 2020 talousarvion hyväksymisen yhteydessä tekemiä päätöksiä.

Pöytäkirja tämän asian osalta päätettiin tarkistaa välittömästi kokouksessa.

Kaupunginhallitus päätti pitää tauon klo 14:45 - 14:50

Kokouskäsittely

Teknisen toimialan yhteisten palveluiden päällikkö Minna Ojala oli läsnä kokouksessa asian käsittelyn ajan klo 13.16 - 14.45.

 

Äänestystulokset

Tiedoksi

Lausunnon antajat, Timo Jauhiainen

Muutoksenhaku

Päätöksestä ei kuntalain 136 §:n perusteella saa tehdä oikaisuvaatimusta tai kunnallisvalitusta.