Kaupunginhallitus, kokous 14.9.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 485 Porin kaupungin asiakirjahallinnon laatukäsikirjan päivittäminen ja asiakirjahallinnon vastinparien nimeäminen

PRIDno-2019-1896

Valmistelija

  • Tero Lönnström, asiakirjahallinnon päällikkö, tero.lonnstrom@pori.fi

Perustelut

Asiakirjahallinnon laatukäsikirja on velvoittava toimintaohje asiakirjahallinnon toiminnasta Porin kaupungissa. Kaupunginhallitus on hyväksynyt asiakirjahallinnon laatukäsikirjan edellisen kerran lokakuussa 2017. Nyt päivitetyssä toimintaohjeessa on huomioitu lainsäädäntöuudistukset, kuten tietosuoja-asetus ja sitä täydentävä tietosuojalaki sekä vuoden alusta voimaan tullut tiedonhallintalaki. Yhtä lailla merkittävä toimintatoimintaympäristön muutos on ollut asianhallintajärjestelmä Aapelin käyttöönoton myötä sähköistynyt päätöksenteon toimintaympäristö, mikä on merkinnyt tarvetta toimintapojen uudelleenarviontiin esimerkiksi tehtävien määrittelyn sekä arkistoinnin, tietopalvelun ja sopimushallinnan järjestämisen suhteen.

Laatukäsikirja on osa hyvän tiedonhallintatavan toteuttamista, ja se on tarkoitettu kaikkien asiakirjallisia tietoja käsittelevien viranhaltijoiden ja työntekijöiden käyttöön. Päivitetty käsikirja tulee voimaan 14.9.2020.

    Käsikirjassa annetaan käytännön ohjeita ja määrityksiä seuraavista aihealueista:

    -    asiakirjahallinnon organisointi, tehtävät ja vastuut
    -    asiakirjallisen tiedon käsittely elinkaaren eri vaiheissa
    -    tietojen julkisuusasteen, tietosuojan ja päätösten verkkojulkaisemisen periaatteet
    -    tiedonhallinnan suunnittelu ja tiedonohjaussuunnitelman laatiminen
    -    asianhallinta ja sähköinen arkistointi
    -    analogisen aineiston käsittely
    -    organisaatiomuutosten vaikutukset asiakirjahallintoon
    -    tietopalveluun liittyvät käytännöt

Liikelaitoksiin ja toimialoille, tarvittaessa myös yksikkötasolle, on nimettävä asiakirjahallinnon vastinpareina toimivat vastuuhenkilöt. Vastuuhenkilölle kuuluu muun muassa toimialan/liikelaitoksen asiakirjahallinnon kehittämiseen osallistuminen, valmistelun laadun valvonta sekä tietopalvelun järjestäminen. Vastuuhenkilölle on varattava riittävästi resursseja näiden tehtävien hoitamiseksi.

Lisäksi toimialoilla ja liikelaitoksissa on oltava nimettynä yksi tai useampi asiakirjavastaava, joka hoitaa käytännössä arkiston tietopalvelua ja muita käytännön tehtäviä (esim. analogisen aineiston käsittely). TOS-vastaava puolestaan päivittää tiedonohjaussuunnitelmia yhteistyössä prosessin omistajien kanssa sekä toimii yhteyshenkilönä konsernihallintoon. Asiakirjavastaava ja TOS-vastaava voivat olla sama henkilö tai eri henkilöitä.

Asiakirjahallinnon laatukäsikirja on lähetty komentoitavaksi kaupunginjohtajalle, toimialoille, liikelaitoksille, Satakunnan pelastuslaitokselle, HR-yksikölle sekä kaupunginlakimiehelle. Osaltaan laatukäsikirjaa ovat kommentoineet 8.9.2020 mennessä kaupunginjohtaja, elinvoima- ja ympäristötoimiala, perusturva, Porin Vesi sekä kaupunginlakimies. Saadut kommentit on huomioitu laatukäsikirjassa.

Ehdotus

Esittelijä

  • Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Kaupunginhallitus hyväksyy asiakirjahallinnon laatukäsikirjan ja määrää sen astumaan voimaan 14.9.2020. Ohjetta ja sen määräyksiä tulee noudattaa kaikilla Porin kaupungin toimialoilla ja liikelaitoksissa.

Kaupunginhallitus velvoittaa toimialajohtajat ja liikelaitosten johtajat nimeämään toimintaohjeessa nimetyt asiakirjahallinnon vastuuhenkilöt sekä ilmoittamaan näistä asiakirjahallinnon päällikölle. Vastuuhenkilöille tulee taata riittävät valtuudet ja aikaresurssi tehtäviensä hoitamiseen.

Lisäksi toimialojen ja liikelaitosten tulee nimetä henkilörekistereidensä yhteyshenkilöt ja huolehtia siitä, että nämä löytyvät kyseisten rekisterien tietosuojaselosteista.

Konsernipalveluiden talous- ja hallintoyksikkö määrätään valmistelemaan sähköiseen toimintaympäristöön soveltuva sopimushallinnan ohjeistus.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Tiedoksi

Toimialajohtajat, liikelaitosten johtajat, konsernipalveluiden yksiköiden päälliköt, asiakirjahallinnon päällikkö

Muutoksenhaku

Päätöksestä ei kuntalain 136 §:n perusteella saa tehdä oikaisuvaatimusta tai kunnallisvalitusta.