Kaupunginhallitus, kokous 25.11.2019

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 652 Porin kaupungin teknisten toimintojen ulkoisen auditoinnin jatkotoimenpiteiden valmistelutyöryhmän täydentäminen

PRIDno-2019-157

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Perustelut

Porin kaupungissa on teetetty muun muassa lastensuojelun ulkoinen auditointi ja tällä hetkellä ollaan tekemässä päivähoidon ja varhaiskasvatuksen ulkoista auditointia.

Porin kaupungissa teknisiä toimintoja tuotetaan ja järjestetään pääosin teknisellä toimialalla, mutta myös Porin palveluliikelaitoksessa ja Porin vesi -liikelaitoksessa. Teknisen toimialan tärkeitä konsernin sisäisiä yhteistyötahoja ovat myös Pori Energia Oy, Porin Satama Oy ja Porin Linjat Oy sekä ympäristö- ja lupapalvelut, kaupunkisuunnittelu ja elinvoimayksikkö. Jätehuollon palvelutehtäviä tekninen toimiala hoitaa yhteistyössä ympäristökuntien kanssa yhteistoimintasopimuksen perusteella.

Teknisen toimialan rakenteiden uudistamista on käsitelty kaupunginhallituksen suunnittelukokouksessa 14.12.2018. Tuolloin on evästetty, että käynnistetään teknisten toimintojen ulkoinen auditointi.

Kaupunginjohtaja on informoinut asiasta kaupunkitason yhteistyötoimikuntaa 19.12.2018 ja kertonut, että asia saatetaan kaupunginhallituksen 14.1.2019 pidettävän kokouksen päätettäväksi.

Auditoinnin tarkoituksena on selvittää teknisen toimialan sisäiset toimintaprosessit sekä ne prosessit, jotka toimialan toiminnassa liittyvät kaupunkikonsernin muihin toimijoihin. 

Ehdotus

Esittelijä

Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Kaupunginhallitus päättää, että käynnistetään Porin kaupungin teknisten toimintojen ulkoinen auditointi, jonka suorittaja kilpailutetaan julkisista hankinnoista annetun lain säännösten mukaisesti. Auditoinnin tarkoituksena on selvittää teknisen toimialan sisäiset toimintaprosessit sekä ne prosessit, jotka toimialan toiminnassa liittyvät kaupungin muihin toimijoihin.

Kaupunginhallitus toimii auditoinnin ohjausryhmänä, johon kaupunkitason yhteistyötoimikuntaa pyydetään nimeämään kaksi henkilöstöjärjestöjen valitsemaa henkilöstön edustajaa ja heille henkilökohtaiset varaedustajat. Ohjausryhmän asiantuntijana toimii teknisen toimialan toimialajohtaja ja tarvittaessa käytetään muita asiantuntijoita.

Ulkoisen auditoinnin kustannukset katetaan kustannuspaikalta 14112001.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Perustelut

Kaupunginhallitus päätti 14.1.2019/3 §, että käynnistetään Porin kaupungin teknisten toimintojen ulkoinen auditointi, jonka suorittaja kilpailutetaan julkisista hankinnoista annetun lain säännösten mukaisesti. Auditoinnin tarkoituksena on selvittää teknisen toimialan sisäiset toimintaprosessit sekä ne prosessit, jotka toimialan toiminnassa liittyvät kaupungin muihin toimijoihin.

Edelleen kaupunginhallitus päätti, että kaupunginhallitus toimii auditoinnin ohjausryhmänä, johon kaupunkitason yhteistyötoimikuntaa pyydetään nimeämään kaksi henkilöstöjärjestöjen valitsemaa henkilöstön edustajaa ja heille henkilökohtaiset varaedustajat. Ohjausryhmän asiantuntijana toimii teknisen toimialan toimialajohtaja ja tarvittaessa käytetään muita asiantuntijoita. Ulkoisen auditoinnin kustannukset katetaan kustannuspaikalta 14112001.

Kaupunginjohtajan päätöksellä 10.4.2019 teknisten toimintojen ulkoinen auditointi hankittiin Tamora Oy:ltä.

Teknisten toimintojen ulkoisen auditoinnin ohjausryhmä on kokoontunut viidesti: 6.5.2019, 3.6.2019, 26.8.2019, 16.9.2019 ja 23.9.2019.

Ehdotus

Esittelijä

Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Kaupunginhallitus päättää

  • Merkitä teknisten toimintojen ulkoisen auditoinnin loppuraportin tietoonsa saatetuksi ja
  • Pyytää siitä kaupunkitason yhteistyötoimikunnan, teknisen lautakunnan, ympäristö ja lupalautakunnan, sivistyslautakunnan, perusturvalautakunnan, Porin palveluliikelaitoksen johtokunnan sekä konsernihallinnon HR-yksikön ja talousyksikön lausunnot 31.10.2019 mennessä.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Perustelut

Porin kaupunginhallitus asetti 18.11.2019 valmistelutyöryhmän valmistelemaan teknisten toimintojen auditoinnin jatkotoimenpiteitä.

Työryhmän jäseniksi nimettiin toimialajohtaja Marko Kilpeläinen ja yhteisten palveluiden päällikkö Minna Ojala tekniseltä toimialalta sekä talousyksikön päällikkö Tuomas Hatanpää ja henkilöstöjohtaja Timo Jauhiainen konsernihallinnosta. Kilpeläinen nimettiin puheenjohtajaksi.

Työryhmän tehtävänä on valmistella auditointiraportissa esitetyille toimenpiteille toteuttamisvaihtoehdot kustannusvaikutuksineen ja aikatauluineen. Toimeksianto sisältää myös yritysvaikutusten arvioinnin. Työryhmän toimikausi jatkuu joulukuun 2019 loppuun.

Työryhmän valmistelema muutos tarkoittaa koko Porin kaupunkiorganisaation toimintatapojen uudistamista. Kyseessä on oppimisprosessi, jossa opitaan pois nykyisestä työn tekemisen tavasta ja kuljetaan kohti uutta määriteltyä visiota. Muutoksen toteuttamisessa keskeistä on vuorovaikutteinen viestintä, henkilöstön osallistaminen ja erilaiset tukitoimet. Viestintä ei ole irrallinen toiminto, vaan osa strategiaa ja kaikkea toimintaa.

Viestinnän ammattilaisten tulee olla kiinteästi mukana muutosprosessissa, jotta viestintä etenee ja on yhtenevää muutoksen kanssa. Viestinnän ja muutoksen johtamisen tueksi tulee rakentaa organisaatiotasoinen osallisuus- ja viestintäsuunnitelma, jossa huomioidaan muutosprosessin eri vaiheet ja eri kohderyhmät. Johdolle ja esimiehille tulee tarjota muutosviestintävalmennusta. Valmennuksen keskiössä tulee olla sparraavat keskustelut, kuuntelemisen taito ja aito dialogi. Lisäksi tulee tarjota konkreettisia työkaluja näiden toteuttamiseen.

Ehdotus

Esittelijä

  • Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Kaupunginhallitus päättää täydentää valmistelutyöryhmää ja nimeää sen jäseneksi viestintäsuunnittelija Kalle Aaltosen. Lisäksi osallisuus- ja viestintäsuunnitelma kytketään toteuttamisvaihtoehtoihin.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Tiedoksi

Työryhmän jäsenet, Kalle Aaltonen

Muutoksenhaku

Päätöksestä ei kuntalain 136 §:n perusteella saa tehdä oikaisuvaatimusta tai kunnallisvalitusta.