Kaupunginhallitus, kokous 26.4.2019

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 216 Porin kaupungin työntekijöiden mobiililaitteiden käyttö- ja hankintapolitiikka. Free Choice -hankintamallin käyttöönotto (lisäpykälä)

PRIDno-2019-2219

Valmistelija

  • Heikki Haaparanta, yksikön päällikkö, ICT-yksikkö, heikki.haaparanta@pori.fi

Perustelut

Älypuhelimen merkitys osana työtä on muuttunut voimakkaasti viimeisten vuosien aikana. Kun älypuhelin oli vielä muutamia vuosia sitten väline lähinnä puhumiseen ja sähköpostin lukuun, ovat sen hyödyntämismahdollisuudet kasvaneet viime vuosina räjähdysmäisesti. Sama kehitys on jatkumassa lähitulevaisuudessa ja hyödyntämismahdollisuudet tulevat vain kasvamaan. Älypuhelin onkin entistä merkittävämpi työväline kaikille työntekijöille hallinnollisesta työstä käytännön työtehtäviä suorittaviin työntekijöihin. Älypuhelimien hankinta kaikille työntekijöille on tärkeä satsaus nykyisessä toimintaympäristössä, mutta sen merkitys lähitulevaisuudessa tulee kasvamaan entisestään. Kaikille työntekijöille hankittavat älypuhelimet tarjoavat kaupungille kehittämisalustan, jonka avulla uusia mobiileja ja tehokkaampia työtapoja voidaan ottaa käyttöön kaikissa kaupungin toiminnoissa.

Porin kaupungissa on parhaillaan käynnissä “Työpäiväkokemus” -projekti, jonka myötä tullaan siirtymään asteittain käyttämään Microsoftin Office365 pilvipalvelutuotteita, uutta intranet alustaa ja mobiileja työvälineitä. Kyseessä ei ole pelkästään tekninen siirtyminen uusiin tuotteisiin, vaan tavoitteena on siirtyä käyttämään myös uudenlaisia työtapoja, joita sähköiset työvälineet mahdollistavat.

Asiaa on esitelty YT toimikunnalle joulukuussa 2018 ja kokouksessa saadun evästyksen, kommenttien ja tarkemman selvityksen pohjalta on laadittu nyt yksityiskohtaisempi suunnitelma. Täsmennetty suunnitelma on esitelty uudelleen YT toimikunnassa 9.4.2019

Yhtenä projektin toimenpiteenä on hankkia kaikille kaupungin työntekijöille älypuhelimet. Tavoitteena on, että tulevaisuudessa kaikki kaupungin työntekijät ovat helposti tavoitettavissa älypuhelinsovellusten kautta ja työntekijät käyttävät älypuhelimia aktiivisesti viestintään, yhteistyöhön ja monipuolisesti erilaisiin tehtäviin. Hankintaan on varauduttu ICT -yksikön vuoden 2019 talousarviossa (150 000 e) ja 2020 taloussuunnitelmassa. (200 000 e) Älypuhelimen hankinta tullaan toteuttamaan vaiheittain niin, että vuonna 2019 älypuhelimet hankitaan konsernihallinnon, ympäristö- ja lupapalveluiden ja teknisen toimialan käyttäjille.  Sivistystoimialalle ja palveluliikelaitokselle puhelimet hankitaan vuoden 2020 aikana. Perusturvan toimialan, Porin veden ja pelastuslaitoksen suunnitelman aikataulu ja yksityiskohdat täsmentyvät syksyn 2019 aikana.

Projektin myötä älypuhelimien hankinta ja liittymien hallinta tullaan keskittämään ICT-yksikköön. Kaupungin hankkimien puhelinmallien määrää tullaan rajoittamaan niin, että kuitenkin otetaan huomioon työtehtävien erityisvaatimukset. Tällä varmistetaan, että kaikille kaupungin työntekijöille pystytään tuottamaan kustannustehokkaasti mahdollisimman hyvät työvälineet. Tällä lisätään myös ennustettavuutta ja hallittavuutta koko ajan kasvaviin älypuhelinkustannuksiin huomioiden kuitenkin työntekijöiden tarpeet uuden teknologian hyödyntämiselle. Älypuhelin tulee jatkossa olemaan jokaisen kaupungin työntekijän perustyöväline.

YT toimikunnan kokouksessa esiteltiin puhelimien ”Free Choice” -hankintamallia. Projektissa on nyt selvitetty tarkemmin Freechoice mallin yksityiskohdat sekä se, miten malli voidaan ottaa Porin kaupungissa käyttöön. Free Choice -mallin perusajatuksena on, että työntekijä voi hankkia haluamansa työpuhelimen itse ns. Free Choice -kaupasta ja työnantaja tukee puhelimen hankintaa sovitulla hinnalla. Liitteessä on esitetty valmistelun pohjalta laadittu Mobiililaitteiden käyttö- ja hankintapolitiikka, joka tulisi projektin myötä voimaan. Politiikan tarkoituksena on selvittää, miten älypuhelimien hankinta, free choice -malli ja turvallinen hallinta tultaisiin toteuttamaan. Lisäksi liitteenä on alustava sopimusdokumentti, jonka hyväksyminen olisi jatkossa ehtona ”Free Choice” -mallin käyttöönotolle.

Ehdotus

Esittelijä

  • Lauri Kilkku, toimialajohtaja, konsernihallinto, lauri.kilkku@pori.fi

  • Kaupunginhallitus päättää hyväksyä mobiililaitteiden käyttö ja hankintapolitiikan (liitteenä) ja valtuuttaa ICT -yksikön päällikön vastaamaan jatkossa siihen tehtävien muutosten hyväksymisestä.
  • Kaupunginhallitus valtuuttaa ICT yksikön päällikön allekirjoittamaan tarvittavat sopimukset Free Choice -mallin kayttöönottamiseksi

Päätös

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti palauttaa asian valmisteltavaksi saatesanoin, että mobiililaitteiden yhtenäinen käyttö- ja hankintapolitiikka tarvitaan. Asian esittelyyn liitettään tarkennettu projektisuunnitelma, joka sisältää projektin taloudelliset vaikutukset kokonaisuudessaan, osallisuus- ja koulutussuunnitelman sekä toimialakohtaisen tarvekartoituksen. 

Tiedoksi

ICT -yksikkö, Viestintäyksikkö, HR-yksikkö

Muutoksenhaku

Päätöksestä ei kuntalain 136 §:n perusteella saa tehdä oikaisuvaatimusta tai kunnallisvalitusta.