Kaupunginhallitus, kokous 6.5.2019

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 250 Kansallisarkiston päätös asiakirjatiedon sähköisestä säilyttämisestä

PRIDno-2019-2162

Valmistelija

  • Tero Lönnström, vs. asiakirjahallinnon päällikkö, tero.lonnstrom@pori.fi

Perustelut

Porin kaupunki on 8.11.2018 lähettämällään seulontaesityksellä hakenut Kansallisarkistolta lupaa asianhallintajärjestelmään sisältyvien asiakirjatietojen pysyvälle säilyttämiselle sähköisessä muodossa. Lupaa säilytykseen haettiin 2.1.2019 alkaen, jolloin kaupunki on ottanut käyttöön uuden asianhallintajärjestelmän (Aapeli) sekä siihen liittyvän sähköisen arkiston kuntien käyttöön (SARKK).

12.4.2019 antamallaan päätöksellä Kansallisarkisto määrää arkistolain (831/1994) 8 §:n ja 11 §:n nojalla Porin kaupungin seulontaesityksessä mainittuihin asianhallintajärjestelmiin ja sähköiseen arkistointipalveluun sisältyvät pysyvästi säilytettävät tiedot säilytettäväksi yksinomaan sähköisessä muodossa takautuvasti 2.1.2019 alkaen, ellei säilytysmuodosta ole toisin erikseen määrätty. Pysyvästi säilytettävien tietojen sähköinen säilyttäminen edellyttää SÄHKE2-vaatimusten täyttymistä, jotka käyttöönotetun asianhallintakokonaisuuden osalta toteutuvat.

Kansallisarkiston päätöksen mukaan kaupungin on huolehdittava asiakirjatietojensa hyvän tiedonhallintatavan mukaisesta turvaamisesta ja varmistettava tietojen käytettävyys, luotettavuus ja todistusvoimaisuus myös tulevaisuudessa siten, kuin laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (21.5.199/621) ja asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (21.11.1999/1030) edellyttävät.

Liitteenä Kansallisarkiston päätös.

Ehdotus

Esittelijä

  • Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Kaupunginhallitus hyväksyy asiassa tehdyt toimenpiteet ja merkitsee tiedoksi  Kansallisarkiston 12.4.2019 antaman päätöksen asiakirjatietojen pysyvään säilyttämiseen sähköisessä muodossa. Samalla kaupunginhallitus velvoittaa hallintoyksikön päivittämään asiakirjahallinnon laatukäsikirjan sähköisen arkistointiratkaisun mukaiseksi.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Tiedoksi

Hallintoyksikkö, toimialojen ja liikelaitosten asiakirjahallinnon vastuuhenkilöt

Muutoksenhaku

Päätöksestä ei kuntalain 136 §:n perusteella saa tehdä oikaisuvaatimusta tai kunnallisvalitusta.