Kaupunginhallitus, kokous 9.3.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 124 Avoimen hallinnon toimenpiteitä päätöksentekoprosessissa

PRIDno-2020-970

Valmistelija

  • Maija Arola, yksikön päällikkö, hallintoyksikkö, maija.arola@pori.fi

Perustelut

Kaupunginhallitus on kokouksessaan 3.2.2020 antanut toimeksi määrittää hallinnon avoimuuteen tähtääviä toimenpiteitä. Toimeksiannossa on pyydetty kiinnittämään huomiota seuraaviin seikkoihin: asiakirjojen julkisuus ja nettijulkisuus sekä luottamushenkilöiden tiedonsaantioikeus.

Hallintoyksikön selvitys asiassa

Kuntalain viitekehys

Kuntalain 140 § koskien päätöksen tiedoksiantoa kunnan jäsenelle kuuluu seuraavasti:

”Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän 58 §:n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Jos asia on kokonaan salassa pidettävä, pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan maininta salassa pidettävän asian käsittelystä. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä.

Kunnan ja kuntayhtymän muun kuin 1 momentissa tarkoitetun viranomaisen pöytäkirja pidetään vastaavasti yleisesti nähtävänä, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi.

Kunnan jäsenen ja 137 §:n 2 momentissa tarkoitetun kunnan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.”

Kuntalain 29 § koskien viestintää kuuluu seuraavasti:

”Kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa.

Kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu.

Viestinnässä on käytettävä selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja otettava huomioon kunnan eri asukasryhmien tarpeet.”

Kuntaliiton ohjeistus

Kuntaliitto ohjeistaa kuntia verkkotiedottamisen sekä henkilötietojen käsittelyn ja julkisuuden osalta mm. yleiskirjeellä 15/2017:

https://www.kuntaliitto.fi/yleiskirjeet/2017/kunnan-verkkotiedottaminen-seka-henkilotietojen-kasittely-ja-julkisuus-kuntalain#nakokohtia-verkkotiedottamisessa-huomioon-otettavista-seikoista

Yleiskirjeen15/2017 kohta 2.2.1 Esityslistan merkitys - toimielinten jäsenten tiedonsaantiväline ohjeistaa toimielimen esityslistasta seuraavasti:

”Kuntalain 107 §:n mukaan kunnan toimielimen, kuten kunnanhallituksen, lautakunnan tai muun toimielimen on pidettävä päätöksistään pöytäkirjaa. Toimielimen kokoukseen liittyvä esityslista puolestaan palvelee ennen kaikkea luottamushenkilöiden tiedonsaantia. Esityslista on myös päätöksentekoa varten laadittu työväline, jonka tarkoitus on helpottaa asian kokouskäsittelyä. Esityslistasta ilmenee esittelijän päätösehdotus ja sen perustelut.

Esityslista palvelee siis luottamushenkilöiden tiedonsaantia. Kuntalain 83 §:n mukaan luottamushenkilöllä on oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja, joita hän toimessaan pitää tarpeellisina ja jotka viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 6 ja 7 §:n mukaan eivät ole vielä julkisia, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Heillä on siis oikeus saada päätöksentekoon liittyen kaikki tiedot…”

Yleiskirjeen 15/2017 kohta 2.2.2 Esityslistojen käyttö kunnan viestinnässä

”Vaikka esityslista ensisijaisesti palvelee toimielinten jäsenten tiedonsaantia ja itse kokousmenettelyä, käytetään sitä paljon hyväksi myös kunnan tiedottamisvälineenä. Kuntalain 29 §:n mukaan kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Säännöksessä korostetaan, että verkkoviestinnässä on kuitenkin huolehdittava siitä, että

•salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että

•yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu.

Useimmissa kunnissa on omaksuttu käytäntö, että esityslista viedään sen valmistuttua kokonaisuudessaan verkkoon lukuun ottamatta ei-vielä julkisia ja salassa pidettäviä tietoja. Käytäntö ei ole täysin linjassa esimerkiksi henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön kanssa. Henkilötietojen lainmukainen käsittely edellyttää, että henkilötietoja ei viedä verkkoon kuin laissa erikseen säädetyin perustein.

Kuntalakikaan ei varsinaisesti edellytä, että verkkoon tulisi viedä itse esityslistateksti. Käytännössä esityslistan vienti verkkoon on luonnollisesti helpoin ja suoraviivaisin tapa tiedottaa asian valmistelusta ja vireillä olevista asioista. Esityslistatekstiä laadittaessa kannattaa kuitenkin pitää mielessä sen käyttö yleisessä tiedottamisessa…”

Yleiskirjeen 15/2017 kohta 2.2.3 Henkilötiedot ja verkkotiedottaminen mainitsee henkilötiedoista mm. seuraavaa:

”EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen henkilötiedon määritelmä on henkilötietolain määritelmää yksityiskohtaisempi ja määritelmässä on myös esimerkkejä tiedoista, jotka voidaan määritellä esimerkiksi asiayhteydestä johtuen henkilötiedoksi. Asetuksen henkilötietoesimerkit ovat käyttökelpoisia jo nyt. Kuntaliitto on tiedottanut EU:n tietosuoja-asetuksesta yleiskirjeellään 14/2017, 29.5.2017.

Asetuksen mukaan henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tavanomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella. Epäsuoria tunnistetietoja ovat esimerkiksi erilaiset kuvaukset, kuten ”kunnantalon vahtimestari” (jos siellä vain yksi vahtimestari) tai ”Koskikadun R-kioskin punatukkainen myyjä”. Tunnistettavuus on tapauskohtaista ja tunnistettavuus voi syntyä myös asiakirjan tietoja yhdistelemällä taikka yhdistelemällä asiakirjan tietoja verkosta löytyviin tietoihin.

On huomattava, että henkilötieto voi määritelmän mukaan olla myös esimerkiksi paikkatieto, joka kertoo jotakin tietystä henkilöstä; kuva, joka yhdistettynä esimerkiksi osoitetietoihin kertoo jotakin tietystä henkilöstä tai tämän elinolosuhteista; tai IP-osoite, jos tämä voidaan liittää tiettyyn käyttäjään tai käyttäjätunnus. Edellä olevasta voidaan vetää johtopäätös siitä, että paitsi henkilötunnusta myös esimerkiksi kiinteistötunnusta voidaan pitää henkilötietona, koska sen perusteella kiinteistön omistajat ovat kohtuullisen vaivatta selvitettävissä - samoin auton rekisterinumeroa ja henkilön tarkkaa osoitetta.

Oikeusasiamiehen ratkaisuja henkilötietojen käsittelystä verkossa

Henkilötietojen käsittelyyn kuntien verkkotiedottamiseen ovat ottaneet ratkaisuissaan kantaa myös eduskunnan oikeusasiamiehet. Oikeusasiamies Paunio on yksittäisiä viranhaltijoita ja kunnan asukkaita koskevien ratkaisujen verkkotiedottamista koskeneessa ratkaisussaan 28.3.2007 (Dnro 441/2/05) todennut, että kunnan tulee kussakin yksittäisessä asiassa punnita, onko kuntalaissa säädetty tiedottamisvelvollisuus sellainen laissa säädetty tai määrätty tehtävä tai velvoite, joka oikeuttaa henkilötietojen julkaisemisen ja käsittelyn kunnan verkkosivulla. Onko näiden henkilötietojen käsittely avoimessa tietoverkossa tarpeellista kunnan tiedottamisen tarkoituksen kannalta. Oikeusasiamies kiinnitti samassa yhteydessä huomiota myös salassapitosäännösten huomioon ottamiseen arvioinnissa.

Edellä olevien ratkaisujen valossa henkilötietojen viemistä verkkoon onkin syytä välttää. Vaikka monet henkilötiedot ovat sinänsä julkisia tietoja, tulee nimien ja muiden henkilötietojen julkaisemiselle verkossa olla tiedottamisen kannalta hyvät perusteet. Useimmissa päätöksissä henkilön nimi ja muut henkilötiedot eivät itse päätöksen sisällön kannalta olekaan yleistä kiinnostusta herättäviä.”

Asianhallintajärjestelmä Aapeli

Porin kaupunki otti käyttöön uuden asianhallintajärjestelmä Aapelin 2.1.2019. Järjestelmä mahdollistaa henkilötietojen peittämisen pöytäkirjoista kuntalain 140 §:n edellyttämällä tavalla. Toiminnolla merkitty henkilötieto on nähtävillä kaupungin verkkosivulla pöytäkirjalle määritetyn muutoksenhakuajan, minkä jälkeen henkilötieto automaattisesti poistuu julkaistulta pöytäkirjalta. Merkitty henkilötieto ei ole nähtävissä esityslistavaiheessa, mikä on mahdollistanut kuntalain 29 §:n ja Kuntaliiton ohjeistuksen mukaisen toiminnan.

Henkilötietojen käsittely ja hallinnon avoimuus

Henkilötietojen käsittely ja hallinnon avoimuus ovat nousseet yleiseen keskusteluun asianhallintajärjestelmän käyttöönoton myötä. Käsiteltävänä on Kaarina Ranteen ja Laura Pullisen ”Valtuustoaloite koskien hallinnon avoimuuden ja läpinäkyvyyden kannalta keskeisiä toimenpiteitä” sekä ensimmäisenä allekirjoittajana Mikael Ropon jättämä valtuustoaloite ”Virkaan esitettävien henkilöiden nimet esityslistalla julkiseksi”.

Toimielinten esityslistoilla näkyvä peittotoiminto on mielletty tiedon salaamiseksi. Hallinnon näkökulmasta kyseessä on kuntalain 29 ja140 §:ien velvoitteiden täyttämisestä. Päätöksenteon valmistelusta ja viestinnästä annetun sisäisen koulutuksen mukaan erityistä mielenkiintoa ja täten tiedottamisintressin kohteena olevissa asioissa laaditaan erillinen tiedote ennen esityslistan julkaisemista.

Hallintoyksikkö on yhteistyössä HR- sekä ICT-yksikköjen kanssa valmistelut esityksen mahdollisuuksista edistää hallinnon avoimuutta toimielintyöskentelyssä seuraavin toimenpitein:

Esityslistojen julkaiseminen kaupungin verkkosivuilla

Porin kaupungin hallintosäännön 130 § käsittelee esityslistan ja liitteiden julkaisemista kaupungin verkkosivuilla

”Esityslista julkaistaan kaupungin verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamistarvetta. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamistarvetta tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kaupungin asukkaiden tiedonsaantitarpeet.”

Vastaava säännös on kirjattu hallintosäännön 94 §:ään kaupunginvaltuuston osalta.

Tietoturva- ja tietosuojasyistä Porin kaupungin toimielintyöskentelyssä on otettu käyttöön erilliset esityslistat julkisille ja salassa pidettäville asioille. Salassa pidettävälle esityslistalle viedään salassa pidettävät päätösehdotukset, joiden otsikot ja salassapidon peruste julkaistaan toimielimen päätösluettelon yhteydessä kaupungin verkkosivuilla. Esityslistojen ja pöytäkirjojen jako julkisiin ja salaisiin tarkastellaan uudelleen, kun tietoturva- ja -suojamekanismit saadaan asianhallinnan osalta uudelleen määriteltyä.

Hallinnon avoimuus, liiteaineiston käsittely

Esityslistavaiheessa päätösehdotuksille määritetyt henkilötiedot sekä liitteet, jotka sisältävät henkilötietoja, eivät julkaistu kaupungin verkkosivuilla. Menettely on kuntalain 29 §:n mukainen. Sen sijaan tiedot näkyvät tietoverkossa päätöksen muutoksenhakuajan (kuntalaki 140 §).

Hallinnon avoimuuden lisäämiseksi voidaan linjata, että esityslistan liitteeksi tulee pääsäännön mukaan määrittää aina myös nettijulkinen aineisto, joka on saatavilla tietoverkossa jo esityslistavaiheessa. Menettely muuttaa asiakirjallista prosessia siten, että päätösehdotuksen alkuperäisten liitteiden lisäksi ehdotukselle tallennetaan nettijulkinen liiteaineisto. Nettijulkisesta liiteaineistosta peitetään henkilötiedot. Näin julkiset liitteet ovat saatavilla yleisessä tietoverkossa jo esityslistavaiheessa ja niiden julkaisua on mahdollista jatkaa muutoksenhakuajan umpeuduttua. Päätökselle tulee asianhallinnassa menettelyn myötä arkistoitavaksi kahdet liitteet.

Hallinnon avoimuus, henkilötietojen käsittely

Pääsäännön mukaan henkilötiedot tulee peittää päätösehdotuksilta asianhallinnan peittotyökalulla. Peittotyökalua tulee käyttää, jotta henkilötiedot saadaan poistettua tietoverkosta muutoksenhakuajan jälkeen kuntalain 140 §:n edellyttämällä tavalla.

Kuntalain 140 §:llä suojataan henkilöiden yksityisyyttä, mistä johtuen viranhaltijoiden ja muiden vastuuvalmistelijoiden nimiä ei peitetä julkisista asiakirjoista. Myös luottamushenkilöiden nimet ja kaupungin puolesta eri organisaatioihin nimetyt edustajat on julkaistu tietoverkossa ilman rajausta/peittotyökalua.

Keskustelua on herättänyt henkilöstöhallinnon prosessit, erityisesti virantäyttöä ja irtisanoutumisia koskevat päätökset, joissa henkilötietoja on peitetty. Tähän asti henkilötietojen käsittelyssä on noudatettu Kuntaliiton ohjetta, jonka mukaan henkilötietojen julkaisussa kaupungin verkkosivuilla on harkittava aina erikseen kunkin asian tiedotusintressi.

HR-yksikön valmistelema lausunto Mikael Ropon valtuustoaloitteeseen koskien henkilötietojen käsittelyä on kirjoitettu kuntalain 29 ja 140 §:n näkökulmasta. HR-yksikkö toistaa Kuntaliiton ja tietosuojavaltuutetunkin esille tuoman näkökohdan, että pöytäkirjajulkaisu, joka sisältää hakutoiminnollisuuden, muodostaa tosiasiassa henkilörekisterin. Näin ollen perusteita henkilötietojen julkaisulle pöytäkirjoissa nähtävillä olon päätyttyä ei kuntalaista ole haettavissa.

Hallintoyksikkö toteaa, että jo aiemman ohjauksen perusteella luottamushenkilöiden sekä vastuullisten viranhaltijoiden nimet näkyvät pöytäkirjajulkaisuissa nähtävillä olon jälkeenkin. Linjauksella on nimenomaan pyritty hallinnon avoimuuteen. Verkkosivujen ja henkilörekisterien tilanne on muutoinkin monitahoinen. Kaupunki julkaisee mm. henkilöstönsä puhelinluettelon julkisessa verkossa.

Kuntalain 87§:n 2 momentin mukaan tehtävää, jossa käytetään julkista valtaa, hoidetaan virassa. Virkaa koskevat henkilövalinnat ja irtisanoutumiset voitaisiin linjata asioiksi, jossa kunnan tiedotusintressi täyttyisi. Käytännöt henkilötietojen peittämisessä virkasuhteissa vaihtelevat kunnittain.

Mikäli virantäyttöä ja irtisanoutumista koskevissa asioissa peittotoimintoa ei käytettäisi, tulisi kuitenkin huomioida pöytäkirjajulkaisun tosiasiallinen luonne henkilörekisterinä. Näin ollen pöytäkirjajulkaisuille tulee annettavaksi määräaika, johon johdantoa voi hakea aiemmasta yhdeksän kuukauden käytännöstä.

Hallinnon avoimuus ja verkkojulkaisut

Henkilötietojen käsittely, hallinnon avoimuus ja yksityisyyden suoja ovat teemakokonaisuus, jota ei tyhjentävästi ja yksiselitteisesti voi etukäteen ohjeistaa. Kuntahallinnon laaja-alaisuudesta johtuen henkilötietojen julkaisu yleisessä tietoverkossa edellyttää aina asiakohtaista harkintaa.

Tällä linjauksella pyritään ratkomaan yleisimmät henkilötietojen käsittelyä koskevat ongelmakohdat, jotta hallinnon julkisuusperiaate ei liialti jäisi yksityisyyden suojan jalkoihin.

Edellisen asianhallinnan piirissä pöytäkirjat julkaistiin kaupungin verkkosivuilla yhdeksän kuukauden ajan. Uuden järjestelmän puitteissa ei julkaisulle ole ollut tarvetta antaa yhtä tiukkaa aikarajaa. Henkilötietojen peittotoiminnon avulla pöytäkirjojen julkaisu verkkosivuilla on mahdollista toistaiseksi. Nykyohjeistuksen mukainen menettelytapa on mahdollistanut pidempiaikaisen pöytäkirjojen julkaisun, mikä voidaan nähdä avoimemman hallinnon toimena.

Jos henkilötietoja, kuten virkanimityksiä ja irtisanoutumisia, ei peitetä päätöspöytäkirjoilta, pöytäkirjajulkaisut tulevat muodostamaan henkilörekisten ja pöytäkirjojen julkaisuaikaa tulee rajata. Esityksen alussa mainitussa oikeusasiamiehen päätöksessä on siteerattu tietosuojavaltuutetun lausuntoa koskien pöytäkirjojen julkaisua verkkosivuilla:

” Kunnan oikeutta julkisia henkilötietoja sisältävien pöytäkirjojen käsittelyyn Internetissä voidaan arvioida lähinnä kuntalain 29 §:ssä säädetyn tiedottamisen kannalta. Säännöksen mukaan kunnan on muun muassa tiedotettava asukkailleen vireillä olevista asioista, niistä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Säännöksen voidaan  tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan katsoa oikeuttavan henkilötietojakin sisältävien esityslistojen ja pöytäkirjojen laittamisen Internettiin, jos tietoja säilytetään Internetissä vain tiedottamisen edellyttämän ajan ja jos tiedottamisen voidaan katsoa olevan perusteltua kunnan tiedottamisen kannalta. Sääntelyä siitä, mikä tiedottamisen edellyttämä aika on, ei ole. Jotain johtoa voidaan vetää esimerkiksi joihinkin erityissäännöksiin sisältyvistä eräiden kunnallisten päätösten nähtäväksi asettamista koskevien määräaikojen perusteella.

Tiedossa ei ole, kuinka kauan kunnat verkkosivuillaan säilyttävät pöytäkirjoja ja sisältyykö kuntien verkkosivuihin edellä kuvattuja hakuominaisuuksia ja minkälaisia ne ovat. Selvää kuitenkin on, että mitä pidempään henkilötietoja sisältävät esityslistat ja muuta asiakirjat ovat verkkosivuilla, sitä enemmän yksityisyyden suoja vaarantuu suhteessa julkisuuslain tavoitteisiin.”

Näin ollen pöytäkirjojen julkaisulle tulee määrittää aikaraja, jos viranhaltijoita koskevia tietoja viedään verkkosivuille ilman peittotoimintoa. Pöytäkirjajulkaisu muodostaa henkilörekisterin, josta tiedonsaanti on rajattava tiedotusintressi huomioiden. Tällöin suuntaa voidaan hakea aiemmin käytössä olleesta yhdeksän kuukauden aikajaksosta.

Ehdotus

Esittelijä

  • Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Kaupunginhallitus päättää hallinnon avoimuuden ja henkilötietojen käsittelyn linjauksista hallintosäännön määräyksiä selventävinä ohjeina seuraavasti:

Esityslistojen julkaisu kaupungin verkkosivuilla

Porin kaupungin toimielintyöskentelyssä on otettu käyttöön erilliset esityslistat julkisille ja salassa pidettäville asioille. Salassa pidettävälle esityslistalle viedään salassa pidettävät päätösehdotukset, joiden otsikot ja salassapidon peruste julkaistaan toimielimen päätösluettelon yhteydessä kaupungin verkkosivuilla. Esityslistojen ja pöytäkirjojen jako julkisiin ja salaisiin tarkastellaan uudelleen, kun tietoturva- ja -suojamekanismit saadaan asianhallinnan osalta uudelleen määriteltyä.

Hallinnon avoimuus, liiteaineistojen käsittely

Esityslistan liitteeksi tulee pääsäännön mukaan määrittää aina myös nettijulkinen aineisto, joka on saatavilla tietoverkossa jo esityslistavaiheessa. Menettely muuttaa asiakirjallista prosessia siten, että päätösehdotuksen alkuperäisten liitteiden lisäksi ehdotukselle tallennetaan nettijulkinen liiteaineisto. Nettijulkisesta liiteaineistosta peitetään henkilötiedot. Näin julkiset liitteet ovat saatavilla yleisessä tietoverkossa jo esityslistavaiheessa ja niiden julkaisua on mahdollista jatkaa muutoksenhakuajan umpeuduttua. Päätökselle tulee asianhallinnassa menettelyn myötä arkistoitavaksi kahdet liitteet.

Hallinnon avoimuus, henkilötietojen käsittely

Pääsäännön mukaan henkilötiedot tulee peittää päätösehdotuksilta asianhallinnan peittotyökalulla. Peittotyökalua tulee käyttää, jotta henkilötiedot saadaan poistettua tietoverkosta muutoksenhakuajan jälkeen kuntalain 140 §:n edellyttämällä tavalla. Peittotyökalua tulee käyttää aina asianosaisten henkilötietojen peittämiseksi.

Kuntalain 140 §:llä suojataan henkilöiden yksityisyyttä, mistä johtuen viranhaltijoiden ja muiden vastuuvalmistelijoiden nimiä ei peitetä julkisista asiakirjoista. Myös luottamushenkilöiden nimet ja kaupungin puolesta eri organisaatioihin nimetyt edustajat julkaistaan tietoverkossa ilman rajausta/peittotyökalua.

Henkilöstöhallinnon prosesseista linjataan, että virantäyttöä ja irtisanoutumista koskevissa asioissa virkaan valittavan tai virasta eroavan henkilön nimeä ja nimikettä jatkossa peitetä.

Hallinnon avoimuus ja verkkojulkaisut

Verkkosivuilla julkaistut pöytäkirjat muodostavat hakutoiminnollisuuksineen henkilörekisterin. Pöytäkirjojen verkkojulkaisulle määritetään tästä johtuen vuoden pituinen määräaika, minkä jälkeen pöytäkirjojen tiedotusintressin voidaan katsoa päättyneen.

Päätös

Kaupunginhallitus päätti hyväksyä yksimielisesti päätösehdotuksen seuraavalla teknisellä korjauksella: kohtaan "Hallinnon avoimuus, henkilötietojen käsittely" viimeinen kappale kuuluu olla: "Henkilöstöhallinnon prosesseista linjataan, että virantäyttöä ja irtisanoutumista koskevissa asioissa virkaan valittavan tai virasta eroavan henkilön nimeä ja nimikettä ei jatkossa peitetä".

Tiedoksi

Kaupunginvaltuusto, toimialat ja liikelaitokset

Muutoksenhaku

Oikeus oikaisuvaatimuksen tekemiseen

Päätökseen tyytymätön voi tehdä oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa, sekä Porin kaupungin jäsen.

Päätöksen tiedoksianto ja oikaisuvaatimusaika

Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän kuntalain 58 §:n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja tai viranhaltijapäätös siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaamisesta. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua pöytäkirjanotteen lähettämisestä kirjeellä tai saantitodistuksen osoittamana aikana tai kolmantena päivänä pöytäkirjaotteen lähettämisestä asianomaisen suostumuksella sähköisenä viestinä. Kunnan jäsenen ja kuntalain 137 §:n 2 momentissa tarkoitetun kunnan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Oikaisuvaatimuksen sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti päätöksen tehneelle toimielimelle tai viranhaltijapäätöksen osalta toimielimelle, jonka alaisuudessa viranhaltija toimii. Oikaisuvaatimuskirjelmässä on ilmoitettava päätös, johon oikaisuvaatimus kohdistuu, sekä se, millaista oikaisua vaaditaan ja millä perusteilla sitä vaaditaan.

Oikaisuvaatimuskirjelmä on allekirjoitettava.

Oikaisuvaatimuksen käsittelemiseksi kirjelmässä on ilmoitettava vaatimuksen tekijän nimi ja postiosoite, johon asiaa koskevat ilmoitukset vaatimuksen tekijälle voidaan toimittaa.

Oikaisuvaatimuksen perille toimittaminen

Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusajan kuluessa osoitteeseen:

Porin kaupungin kirjaamo
PL 121
28101 PORI

Käyntiosoite:   Yrjönkatu 6 B
Vaihde:           (02) 621 1100
Kirjaamo:        (02) 623 4470
Faksi:             (02) 634 9417
Sähköposti:     kirjaamo@pori.fi