Porin Palveluliikelaitoksen johtokunta, kokous 29.10.2019

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 73 Palveluliikelaitoksen lausunto Porin kaupungin teknisten toimintojen ulkoisen auditoinnin raporttiin

PRIDno-2019-157

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Perustelut

Porin kaupungissa on teetetty muun muassa lastensuojelun ulkoinen auditointi ja tällä hetkellä ollaan tekemässä päivähoidon ja varhaiskasvatuksen ulkoista auditointia.

Porin kaupungissa teknisiä toimintoja tuotetaan ja järjestetään pääosin teknisellä toimialalla, mutta myös Porin palveluliikelaitoksessa ja Porin vesi -liikelaitoksessa. Teknisen toimialan tärkeitä konsernin sisäisiä yhteistyötahoja ovat myös Pori Energia Oy, Porin Satama Oy ja Porin Linjat Oy sekä ympäristö- ja lupapalvelut, kaupunkisuunnittelu ja elinvoimayksikkö. Jätehuollon palvelutehtäviä tekninen toimiala hoitaa yhteistyössä ympäristökuntien kanssa yhteistoimintasopimuksen perusteella.

Teknisen toimialan rakenteiden uudistamista on käsitelty kaupunginhallituksen suunnittelukokouksessa 14.12.2018. Tuolloin on evästetty, että käynnistetään teknisten toimintojen ulkoinen auditointi.

Kaupunginjohtaja on informoinut asiasta kaupunkitason yhteistyötoimikuntaa 19.12.2018 ja kertonut, että asia saatetaan kaupunginhallituksen 14.1.2019 pidettävän kokouksen päätettäväksi.

Auditoinnin tarkoituksena on selvittää teknisen toimialan sisäiset toimintaprosessit sekä ne prosessit, jotka toimialan toiminnassa liittyvät kaupunkikonsernin muihin toimijoihin. 

Ehdotus

Esittelijä

Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Kaupunginhallitus päättää, että käynnistetään Porin kaupungin teknisten toimintojen ulkoinen auditointi, jonka suorittaja kilpailutetaan julkisista hankinnoista annetun lain säännösten mukaisesti. Auditoinnin tarkoituksena on selvittää teknisen toimialan sisäiset toimintaprosessit sekä ne prosessit, jotka toimialan toiminnassa liittyvät kaupungin muihin toimijoihin.

Kaupunginhallitus toimii auditoinnin ohjausryhmänä, johon kaupunkitason yhteistyötoimikuntaa pyydetään nimeämään kaksi henkilöstöjärjestöjen valitsemaa henkilöstön edustajaa ja heille henkilökohtaiset varaedustajat. Ohjausryhmän asiantuntijana toimii teknisen toimialan toimialajohtaja ja tarvittaessa käytetään muita asiantuntijoita.

Ulkoisen auditoinnin kustannukset katetaan kustannuspaikalta 14112001.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Perustelut

Kaupunginhallitus päätti 14.1.2019/3 §, että käynnistetään Porin kaupungin teknisten toimintojen ulkoinen auditointi, jonka suorittaja kilpailutetaan julkisista hankinnoista annetun lain säännösten mukaisesti. Auditoinnin tarkoituksena on selvittää teknisen toimialan sisäiset toimintaprosessit sekä ne prosessit, jotka toimialan toiminnassa liittyvät kaupungin muihin toimijoihin.

Edelleen kaupunginhallitus päätti, että kaupunginhallitus toimii auditoinnin ohjausryhmänä, johon kaupunkitason yhteistyötoimikuntaa pyydetään nimeämään kaksi henkilöstöjärjestöjen valitsemaa henkilöstön edustajaa ja heille henkilökohtaiset varaedustajat. Ohjausryhmän asiantuntijana toimii teknisen toimialan toimialajohtaja ja tarvittaessa käytetään muita asiantuntijoita. Ulkoisen auditoinnin kustannukset katetaan kustannuspaikalta 14112001.

Kaupunginjohtajan päätöksellä 10.4.2019 teknisten toimintojen ulkoinen auditointi hankittiin Tamora Oy:ltä.

Teknisten toimintojen ulkoisen auditoinnin ohjausryhmä on kokoontunut viidesti: 6.5.2019, 3.6.2019, 26.8.2019, 16.9.2019 ja 23.9.2019.

Ehdotus

Esittelijä

Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi

Kaupunginhallitus päättää

  • Merkitä teknisten toimintojen ulkoisen auditoinnin loppuraportin tietoonsa saatetuksi ja
  • Pyytää siitä kaupunkitason yhteistyötoimikunnan, teknisen lautakunnan, ympäristö ja lupalautakunnan, sivistyslautakunnan, perusturvalautakunnan, Porin palveluliikelaitoksen johtokunnan sekä konsernihallinnon HR-yksikön ja talousyksikön lausunnot 31.10.2019 mennessä.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Valmistelija

  • Marjukka Palin, Porin palveluliikelaitoksen johtaja, marjukka.palin@pori.fi

Perustelut

Palveluliikelaitoksen lausunto teknisen toimialan auditoinnin kehittämisen toimenpide-ehdotuksista:

Yleistä

Raportissa esille tuodut yhteiskunnalliset muutokset ja niiden vaikutukset teknisen toimialan toimintoihin on esitetty hyvin. Taloudellisten ja toiminnallisten realiteettien vuoksi kunnat ovat suuren muutoksen edessä. Tulevat vuodet edellyttävät vahvaa muutoksen hallintaa. Ennakointi, innovointi, kokeilut ja kehittäminen ovat keinoja toiminnan uudistamiseen ja vastaus palvelujen muutostarpeisiin. Yhteistyön merkitys eri toimialojen välillä kasvaa toimintaympäristön muutosten myötä.

Henkilöstön tarkoituksenmukainen sijoittuminen

Palveluliikelaitoksen kiinteistönhoidon yksikkö vastaa Teknisen toimialan ja konserniyhtiöiden omistamien kiinteistöjen kiinteistönhoidosta sekä kaupungin urheilukenttien ulkoalueiden kiinteistöjen hoidosta. Kiinteistönhoito sisältää ulkoalueiden- ja rakennustenhoitoa. Kiinteistönhoito ei suorita kiinteistöissä erityistä ammattitaitoa vaativia korjaustöitä, eikä näihin liittyviä kuntotarkastuksia. Kiinteistönhoito kuitenkin tarvittaessa avustaa em. töissä, koska sillä on laaja-alainen tieto rakennuksen korjaushistoriasta. Kiinteistönhoito ylläpitää asiakaspalvelukeskusta, jonka kautta asiakkaat voivat välittää palvelupyyntönsä yhden puhelinnumeron tai sähköpostin välityksellä kiinteistöhoidolle. Kiinteistönhoito ylläpitää myös työmäärään suhteutettua päivystysjärjestelmää, jonka avulla varmistetaan kiinteistönhoidon toimintavalmius 24 tuntia  vuorokaudessa. Kiinteistönhoidon työtehtävät voimassa olevien palvelusopimusten perusteella jakaantuvat ulko-alueiden hoitoon (n. 52 %), kiinteistöjen yleiskierroksiin ja teknisten järjestelmien seurantaan (n. 30 %) ja teknisiin ennakkohuoltoihin (n. 18 %). 

Teknisen toimialan tilayksikkö vastaa omistamiensa kiinteistöjen kunnosta ja ostaa kiinteistöjensä kiinteistönhoitopalvelut sovituilta osin Palveluliikelaitokselta. Liikelaitoksen kiinteistönhoito tilaa tilayksikön omistamien kiinteistöjen vaatimat erikoisosaamista edellyttävät työt, kuten putki-, ilmanvaihto-, rakennus-, sähkö- ja automaatiotyöt tilayksiköltä. Palveluliikelaitoksen kiinteistönhoito tekee samoissa kiinteistöissä samankaltaisia, mutta vähemmän erikoisosaamista edellyttäviä tehtäviä. Tilayksikkö tekee säännönmukaisesti omaa vaativampaa rakennusteknistä asiantuntemusta edellyttävää tarkkailua kiinteistöjen kunnon osalta ja kiinteistönhoito tekee samoissa kiinteistöissä samankaltaista yleistä vähemmän rakennusteknistä asiantuntemusta edellyttävää tarkkailua. Tilayksikkö ylläpitää ja kehittää omistamiensa kiinteistöjen rakennusautomaatio järjestelmiä ja kiinteistönhoidolla on laitteiden käyttövastuu. Kiinteistökannan vanheneminen ja samaan aikaan kiinteistöjen tekniikan merkittävä kehittyminen saneeraustoiminnan yhteydessä vaatii huomattavaa ammatillista osaamista, ajallista panostusta sekä eri ammattialojen yhteistyötä. 

Palveluliikelaitoksen kiinteistönhoito on kehittänyt omaa toimintaansa, mutta olemassa olevat rajapinnat aiheuttavat toiminnallista päällekkäisyyttä toimialojen kanssa. Tilaaja-tuottajamalli ei tue kaupungin yhteisiä päämääriä, eikä sellaisenaan tue pitkän aikavälin kiinteistökannan kehittämistä sekä tulevien korjauskustannusten hillitsemistä. 

On suositeltavaa, että Palveluliikelaitoksen kiinteistönhoito, automaatiovalvomo ja asiakaspalvelu tehtäviä suorittavat työntekijät yhdistetään Teknisen toimialan Tilayksikön kiinteistöjen valvontatehtäviä sekä automaatio-, LVI- ja sähkötöitä suorittavien henkilöiden kanssa saman johdon alaisuuteen. Yhdistämällä Teknisen toimialan ja Palveluliikelaitoksen kiinteistönhoidon kiinteistöjen tuntemus ja ammattiosaaminen yhteisen johdon alaisuuteen saadaan aikaan teknisiä ja taloudellisia synergiaetuja. Rajapintojen poistuessa, yhteisten tavoitteiden määrittelyllä ja yhteisellä johdolla saavutetaan kustannustehokasta kiinteistön ylläpitoa. 

Ulkoalueiden hoidossa teknisen toimialan infrayksikkö vastaa osaltaan kaupungin viher-, puisto ja tiealueista. Ulkoalueiden hoito yleisillä alueilla vastaa suurelta osin Palveluliikelaitoksen kiinteistönhoidon vastaavaa työtä kiinteistörajojen sisäpuolella sekä kiinteistöjen kohdalla sijaitsevilla jalkakäytävillä. Tällä hetkellä kiinteistönhoito ja infrayksikkö eivät tee merkittävästi yhteistyötä. Kiinteistönhoito ostaa aiemmin sovitun mukaisesti kaupungin liikuntapaikkojen kiinteistönhoidon Sivistystoimialan Liikunta- ja nuorisoyksiköltä. Liikuntapaikat ja kentät sijaitsevat useissa tapauksissa koulukiinteistöjen yhteydessä tai niiden välittömässä läheisyydessä. Liikuntapaikkojen kiinteistönhoitotyöt vastaavat suurelta osin kiinteistönhoidon kouluilla suorittamaa ulko-alueiden hoitoa. Kiinteistöjen ulkoalueiden hoito on pääosin kone- ja käsityötä, jossa resursointi ja organisointi määrittelevät pitkälti lopputuloksen laadun. 

On suositeltavaa, että Palveluliikelaitoksen kiinteistönhoitajat ja Sivistystoimialan liikuntapaikkojen hoitajat sekä kaikki ulkoalueiden hoitoon käytettävät koneet siirretään yhteisen ulkoalueiden hoitoon erikoistuneen johdon, Teknisen toimialan infrayksikön alaisuuteen. Henkilöstön ja konekannan yhdistämisellä kyetään tasaamaan kausiluoteisten töiden henkilöstömääriä sekä parantamaan reagointikykyä samalla toiminnan laadun kuitenkin parantuessa. 

Kiinteistönhoidon ja Teknisen toimialan toimintojen yhdistämisestä johtuvat uudet toimintamallit tulee neuvotella ja selvittää kiinteistönhoidon osalta myös niiden kaupungin yhtiöiden kanssa, joilla on voimassa olevat palvelusopimukset Porin Palveluliikelaitoksen kanssa. Operatiivisen toimintavalmiuden sekä henkilöstön työhyvinvoinnin turvaamiseksi tulee uudet toimintamallit ja toimintamallien vaatimat organisaatiorakenteet suunnitella valmiiksi ennen toimintojen yhdistämistä.

Palkkausjärjestelmä

Palveluliikelaitoksen kiinteistönhoidon työntekijöiden palkkaus määräytyy kunnallisen teknisen henkilöstön virka- ja työehtosopimuksen mukaan lukuun ottamatta yhtä tuntipalkkaisten sopimuksen piirissä olevaa henkilöä. Mikäli em. toiminnot ja henkilöstö siirretään teknisen toimialan alaisuuteen, tulee noudatettavien sopimusten olla yhdenmukaisia ja palkat harmonisoida tehtävien vaativuuden mukaan. Palkkauksen harmonisointi edellyttää kustannusten vaikutusten selvittelyä ja aikataulutusta riittävän pitkälle siirtymäajalle. 

Uudet alustat

Kaupungin tulee panostaa enemmän työllistämistä edistäviin toimintoihin kuin työttömyysedun rahoitukseen. Raportissa ehdotetut kokeilualustat, joilla pilotoidaan erilaisia vaihtoehtoja työttömien ja syrjäytymisvaarassa olevien työllistämiseksi ja työmarkkinakelpoisuuden edistämiseksi vaativat kuitenkin tarkempaa selvitystä. Esimerkiksi hotelli Otavaan suunnitellun toiminnan laillisuus on varmistettava.

Tilakustannukset

Ulkopuolisista vuokrakiinteistöistä luopuminen on kannatettavaa, mikäli toimintojen siirto omiin kaupungin kiinteistöihin ei vaadi laajoja ratkaisuja investointeihin. Mikäli henkilöstön siirto tekniselle toimialalle toteutuu, on perusteltua kartoittaa nykyiset käytössä olevat tilat ja yhdistää tilat samanaikaisesti toimintojen ja henkilöstön yhdistämisen kanssa.

Työajan seuranta

Uusi työaikalaki tulee voimaan 1.1.2020. Muutoksilla pyritään vastaamaan muuttuneen työelämän vaatimuksiin ja tunnistamaan uudet tavat tehdä työtä. Työaikalaki on pakottavaa lainsäädäntöä ja velvoittaa työnantajaa. Työajanseuranta on tärkeää niin työntekijän, työnantajan kuin työyhteisön kannalta. Manuaalinen työajanseuranta ei ole nykyaikainen ratkaisu. Erityisesti palvelualalla henkilöstökustannukset muodostavat merkittävän osan kustannustekijöistä, jonka vuoksi työaikojen yksityiskohtaisella seurannalla on merkitystä kustannusten hallintaan. Toimiva työajanhallinta on avainasemassa tuottavuuden arvioinnissa ja kehittämisessä.  Työajanseurantaa tulisi kaupungissa kehittää tulevaisuudessa niin, että sitä seurataan hyödyntämällä nykyaikaisia digitaalisia ratkaisuja.

 

 

 

Ehdotus

Esittelijä

  • Marjukka Palin, Porin palveluliikelaitoksen johtaja, marjukka.palin@pori.fi

Palveluliikelaitoksen johtokunta päättää antaa kaupunginhallitukselle oheisen lausunnon teknisten toimintojen ulkoisen auditoinnin loppuraportista.

Päätös

Johtokunta hyväksyi päätösehdotuksen lisäyksin ja muutoksin.

Kokouskäsittely

Esittelijä lisäsi lausuntoon: 

"Palveluliikelaitos on kaupungin omistama liiketaloudellisia periaatteita noudattava organisaatio. Liikelaitoksen toiminta rahoitetaan maksutuloilla ja investoinnit tulorahoituksella. Kiinteistönhoidon mahdollisessa siirrossa tekniselle toimialalle tulee huomioida, että kiinteistönhoito on em. perustein katteellista toimintaa. Tämä tarkoittaa sitä, että liikelaitoksen yleishallinnon menoja katetaan osittain kiinteistönhoidon tuotoilla. Palveluliikelaitoksen yleishallinnon henkilöstömenojen lisäksi kustannuksia tulee kaupungin sisäisesti laskuttamista menoeristä (Sarastian tuottamat henkilöstö- ja talouspalvelut, ICT, sisäisen postin kuljetus, tarkastus- ja hankintatoimi sekä peruspääoman korko).

Sisäiset kuluerät tulee siirtää kustannusvastaavasti tekniselle toimialalle ja liikelaitoksen toimintaa tulee sopeuttaa niin, että hallinnon yleismenoja ei siirretä ateria- ja puhtaanapidon hintoihin."

Lisäksi lausunnon muutamia sanoja tarkennettiin.

 

Tiedoksi

Kaupunginhallitus

Muutoksenhaku

Päätöksestä ei kuntalain 136 §:n perusteella saa tehdä oikaisuvaatimusta tai kunnallisvalitusta.