Porin Palveluliikelaitoksen johtokunta, kokous 29.9.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 56 Aromi 14 toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto -projekti

PRIDno-2020-5209

Valmistelija

  • Timo Salmi, timo.salmi@pori.fi

Perustelut

Porin Palveluliikelaitoksen käytössä on seudullinen ruokapalvelualan toiminnanohjausjärjestelmä Aromi, jolla tehdään mm. raaka-ainetilauksia ja varastonhallintaa, ohjataan tuotantoa ja tilauksia, ylläpidetään reseptejä ja tehdään ravintoainelaskelmia. Hankinta on tehty vuonna 2008 ja hankinnassa on ollut mukana Nakkilan kunta, Ulvilan kaupunki, Merikarvian kunta, Kokemäen kaupunki ja Pomarkun kunta sekä SRK/Silokallio.  Kuntien osalta mm. Aromin ylläpito ja pääkäyttäjyys, hankintasopimusten päivitys ja valikoiman ylläpito on ollut Porin Palveluliikelaitoksen vastuulla. Palvelun käyttäjille hinta sopimuksissa on ollut asukaslukuperusteinen vuosilaskutus.

Nykyisen käytössä olevan Aromi 12 -järjestelmän kehittäminen on päättynyt ja myös käyttötuki tulee lähivuosien aikana loppumaan. Aromin päivittäminen uuteen versioon toteutetaan ns. versiovaihtona. Aromi 14 on täysin uusi ohjelma, vaikka kyseessä on versiovaihto. Projektin toteutus kestää noin vuoden ja sen jälkeen aloitetaan muutamien kuukausien koulutukset kohteisiin ja ympäristökuntiin.  Pori ja projektissa mukana olevat kunnat tekivät päätökset osallistumisesta versiovaihtoon alkuvuodesta 2020. Hankinnan on tehnyt Porin ICT-yksikkö ja sopimus on allekirjoitettu kesäkuussa 2020.

Uuden version myötä kyetään hyödyntämään järjestelmää aiempaa monipuolisemmin mm. asiakaspalautteista ja tilauksista saatavaa dataa, jota voidaan hyödyntää mm. hävikin vähentämisessä. Uuden version ominaisuudet vastaavat aiempaa paremmin asiakastarpeita mm. kehittyneemmän ruokalistasuunnittelun muodossa. Palveluliikelaitoksen tavoitteena on taata mahdollisimman kustannustehokkaasti tuotettu asiakaslähtöinen ruokatuotanto palvelun käyttäjille. Seudullinen toiminnanohjausjärjestelmä ja sen keskitetty ylläpito on koettu toimivaksi. Uusi Aromi toimii vanhasta poiketen ns. pilvipalveluna (SaaS), sen käyttö on tämän myötä entistä helpompaa ja päivitykset tapahtuvat järjestelmän toimittajan kautta.

Porin Palveluliikelaitoksella on Satakunnan SeutuAromin osalta projektin vetovastuu ja palvelusuunnittelija Sari Michelsson on irrotettu omasta työstään projektityöntekijäksi.

Aromin versiovaihtoprojekti käynnistyi 24.8.2020 ja projekti jatkuu tiiviisti vuoden 2021 loppuun asti. Projektille on valittu sekä ohjaus- että projektiryhmä. Ohjaus- ja projektiryhmään kuuluu kaikkien mukana olevien kuntien edustus.  Projektiryhmää koulutetaan tulevan vuoden aikana noin 30 päivän ajan. Projektin aikana järjestelmää rakennetaan ja sen eri osioita pilotoidaan muutamassa kohteessa. Projektin ohjausryhmä kokoontuu kuukausittain koska projekti on laaja ja aikataulullisesti haastava. Projektin jälkeen järjestelmä on tarkoitus ottaa porrastetusti käyttöön kaikissa mukana olevissa kunnissa.

ICT-yksikkö laskuttaa projektin osalta kulut Palveluliikelaitokselta ja Palveluliikelaitos laskuttaa mukana olevia kuntia projektin kuluista vuonna 2021. Talousarviossa on huomioitu projektin aiheuttamat lisäkustannukset.

Ehdotus

Esittelijä

  • Marjukka Palin, marjukka.palin@pori.fi

Merkitään tiedoksi.

Päätös

Merkittiin tiedoksi.


Muutoksenhaku

Päätöksestä ei kuntalain 136 §:n perusteella saa tehdä oikaisuvaatimusta tai kunnallisvalitusta.