Tarkastuslautakunta, kokous 16.3.2021

Perustelut

Tarkastuslautakunnan tehtäviin kuuluu kaupungin talouden seuranta ja arviointi.  

Konsernihallinnon toimintasäännön mukaan talousyksikkö vastaa: 

• kaupungin taloussuunnittelusta  
• konsernitilinpäätöksestä  
• konsernitason talouden ja laskennan ohjauksesta  
• yhteishankinnoista ja erillishankintojen asiantuntija-avusta  
• hankintojen ohjauksesta  

 Talousyksikköä johtaa talousyksikön päällikkö. 
 
 Talousyksikön päällikkö Tuomas Hatanpää on kutsuttu tarkastuslautakunnan kokoukseen selostamaan kaupungin talouden nykytilaan ja vuoden 2021 talousarvioon liittyviä asioita.

Perustelut

Tarkastuslautakunnan työohjelmaan kuuluu arviointivuonna HR-yksikkö ja henkilöstöjohtaminen. 

Toimintasäännön mukaan HR-yksikkö vastaa:
- keskitetystä työnantajatoiminnasta
- henkilöstöpolitiikan valmistelusta ja toteuttamisesta
- strategisen henkilöstöjohtamisen ja esimiestoiminnan kehittämisestä
- henkilöstöasioiden ohjauksesta ja neuvonnasta toimialoille
- palkka- ja palvelussuhdeasioiden kehittämisestä, ohjauksesta ja koordinoinnista
- henkilöstösuunnittelun ja -raportoinnin kehittämisestä, ohjauksesta ja koordinoinnista
- yhteistoiminnan edistämisestä
- työhyvinvoinnin ja työsuojelun ohjauksesta ja koordinoinnista
- henkilöstön kehittämisen ohjauksesta ja koordinoinnista
- keskitetyistä rekrytointipalveluista ja sijaisjärjestelyistä
- uudelleensijoitustoiminnasta.

Vuoden 2020 toimintasuunnitelmassa Porin kaupungin henkilöstöjohtamisesta on kerrottu muun muassa seuraavaa:

"Strategisen henkilöstöjohtamisen keskeiset painopistealueet ovat henkilöstövoimavarojen, henkilöstön työhyvinvoinnin
sekä osaamisen johtaminen ja hallinta. Vastuullinen henkilöstöpolitiikka mahdollistaa perustehtävässä onnistumisen ja
kehittymisen, tuloksellisen toiminnan ja laadukkaiden palveluiden tarjoamisen muuttuvassa toimintaympäristössä työn
murroksen aikakautena. HR-yksikkö ohjaa henkilöstöpoliittisten linjausten käytäntöön saattamista ja yhteistyötä
toimialojen välillä henkilöstövoimavarojen kohdentamisessa, työhyvinvointia ja työkykyisyyttä edistävien toimenpiteiden
toteuttamisessa, osaamistarpeiden määrittelyssä sekä osaamisen kehittämisessä. Ohjauksen ja toiminnan tulee
perustua mm. vahvistettuun henkilöstöohjelmaan, yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelmaan, työhyvinvointia ja
työkykyisyyttä edistäviin käytössä oleviin toimintamalleihin, osaamisen johtamisen linjauksiin sekä henkilöstö- ja
koulutussuunnittelua koskevaan ohjeistukseen." 

Talousarviota toteutettaessa ja talouden tasapainosta huolehdittaessa noudatetaan seuraavia periaatteita ja toimenpiteitä:
· Ennakoivaa henkilöstö- ja koulutussuunnittelua toteutetaan ohjeistuksen mukaisesti osana talousarviosuunnittelua kaupungin kokonaisuus huomioiden.
· Toimialat ja laitokset noudattavat yhteisiä pelisääntöjä, toimintatapoja ja ohjeita henkilöstön yhdenvertaisen ja oikeudenmukaisen kohtelun turvaamiseksi.
· Henkilöstövoimavarojen joustavaa käyttöä edistetään yhteistyössä toimialojen kesken. Näin mahdollistetaan toimintatapojen kehittäminen, selkeä johtaminen, työkierto eri tehtävissä ja urapolkujen muodostuminen organisaation sisällä.
· Nykyistä palvelutarvetta vastaavat palvelut tuotetaan oikeanlaisella henkilöstövoimavarojen kohdentamisella.
· Päällekkäistä toimintaa puretaan ja toiminnan uudelleen järjestämistapoja arvioidaan tavoitteena toimintojen keskittäminen ja henkilöstön sijoittuminen yhden johdon ja vastuualueen alle.
· Tiedolla johtamiseen panostetaan toteuttamalla huolellista arviointia siitä, miten toimintaa harjoitetaan laadukkaasti ja tuloksellisesti taloudellisten reunaehtojen puitteissa (mm. omana toimintana vai organisaation ulkopuoleltaostettuna toimintana, vuokratyövoiman käyttö).
· Vapautuvien palvelussuhteiden täyttämistä harkitaan. Ensisijaisesti tehtäviä järjestellään uudelleen hyödyntämällä mm. uusia toimintatapoja, henkilöstön sisäistä liikkuvuutta, tehtäväkuvien tarkistamista, henkilöstön hankkimaa ammatillista osaamista, työaikajärjestelyjä ja työvuorosuunnittelua.
· Täyttölupaohjeistusta noudatetaan ja osatyökykyisen vakinaisen henkilöstön uudelleensijoittumismahdollisuudet tarkastetaan ennen vapautuvien tehtävien sisäistä tai ulkoista hakumenettelyä.
· Tehtäväkohtaisten palkkojen tarkastuksia tehdään harkitusti ja vain toiminnan edellyttämien tarpeiden ja palkkausjärjestelmäsopimusten perusteiden mukaisesti.
· Henkilöstön työhyvinvointia tuetaan kehittämällä työn ja muun elämän yhteensovittamista.
· Työhyvinvoinnin muutoksia mitataan ja analysoidaan yhdessä ja arvioidaan tarvittavia toimenpiteitä.
· Osaamisen ajantasaisuus varmistetaan huolehtimalla henkilöstön ja esimiesten osallistumisesta työn edellyttämiin koulutuksiin ja valmennuksiin.
· Hallinto- ja toimintasääntöjä päivitetään tarpeen mukaan, jotta päätöksentekoprosessit ja –valtuudet tukevat tarkoituksenmukaista ja tehokasta toimintaa.
 
Henkilöstöjohtaja Timo Jauhiainen on kutsuttu tarkastuslautakunnan kokoukseen selostamaan kaupungin henkilöstöjohtamista sekä esittelemään HR-yksikön toimintaa ja ajankohtaisia asioita.

Perustelut

Tarkastuslautakunnan työohjelmaan kuuluu arviointivuonna varhaiskasvatusyksikkö. 

Sivistystoimessa yksikön päälliköt vastaavat yksikön toiminnasta sekä johtavat ja kehittävät toimintaa kaupunginhallituksen, lautakunnan ja toimialajohtajan alaisuudessa sekä konsernihallinnon ohjauksessa. 

Toimintasäännön mukaan varhaiskasvatusyksikön toimintayksiköitä ovat:

• Varhaiskasvatuksen yhteiset
• Päivähoito
• Perhepäivähoito
• Yksityiset varhaiskasvatuspalvelut

Päiväkotihoidon perusyksiköitä on 28 kappaletta, joiden esimiehinä toimivat päiväkodin johtajat.

Perusyksikön esimies johtaa ja kehittää perusyksikön toimintaa kaupunginhallituksen, lautakunnan, toimialajohtajan ja yksikön päällikön alaisuudessa sekä konsernihallinnon ohjauksessa. Perusyksikön esimies vastaa perusyksikön taloudesta, hallinnosta, henkilöstöstä sekä sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä, suhdetoiminnasta ja sidosryhmäyhteistyöstä.

Porin kaupungin vuoden 2020 toimintasuunnitelmassa sivistystoimen tilannekuvana on kerrottu seuraavaa:

"Sivistystoimialan tehtävänä on tuottaa kuntalaisten hyvinvoinnin edistämistä tukevia monipuolisia varhaiskasvatus-, koulutus-, liikunta- ja nuoriso-, sekä kulttuuripalveluita. Sivistystoimialan toimintaympäristöön vaikuttavat tällä hetkellä lainsäädännön muutokset ja opetussuunnitelmauudistukset. Toimialan palveluiden merkitys tulee entistäkin tärkeämmäksi kuntalaisten hyvinvoinnin edistämisessä ja kunnan elinvoimaisuuden varmistamisessa. Muuttuvassa toimintaympäristössä tulee panostaa ehyisiin palveluketjuihin, ennaltaehkäisevien ja kevyempien palvelumuotojen kehittämiseen. Kunnan sivistyspalveluiden alueellinen saatavuus on turvattava.

Vaikuttavilla, laadukkailla ja oikea-aikaisilla sivistyspalveluilla voidaan ennaltaehkäistä hyvinvointiongelmien syntyä ja vähentää erityispalvelujen tarvetta. Tämä edellyttää eri palvelusektorien, resurssien sekä osaamisen yhteistarkastelua. Toimintatapamuutoksia haetaan asiakasohjauksella, aktivoivilla palveluilla, omatoimi- ja sähköisillä palvelukonsepteilla sekä poikkitoiminnallisten prosessien ja rakenteiden luomisella. Palvelujen tuottamisessa tietojohtaminen korostuu ja palveluiden järjestämistapoja on kyettävä uudelleen arvioimaan ja muokkaamaan. Kaupunkilaisten kuuleminen ja osallisuuden vahvistaminen palveluiden kehittämisessä korostuu." 

Talousarviota toteutettaessa ja talouden tasapainosta huolehdittaessa noudatetaan seuraavia periaatteita ja toimenpiteitä:

Varhaiskasvatusyksikön toimintakate vuoden 2020 talousarviossa on -36 272 000 euroa ja hoitopäiviä päivähoidossa on vuodelle 2020 tavoiteltu kaiken kaikkiaan 609 000 kappaletta.

Varhaiskasvatuksen toiminnan tehostamisesta on valmistunut vuoden 2019 alkupuolella ulkopuolisen konsultin tekemä auditointi, jossa nimettiin tehostus- ja kehittämiskohteita. Auditoinnin mukaan päiväkotihoidossa on noin 5-10 % tuottavuuspotentiaali.

Auditoinnin toimenpidesuositukset liittyvät käytettyjen kertoimien päivitystarpeeseen, vuorohoidon todellisen tarpeen arviointiin, erityisvarhaiskasvatuksen kokonaisuuden selkeyttämiseen ja dokumentointiin esimerkiksi sääntökirjan muodossa, tiedontuontannon arviointitarpeeseen sekä johtamisjärjestelmän tiivistystarpeeseen, jotta päiväkodin esimiehille voidaan luoda riittävät tehtäväalueet.

Varhaiskasvatusyksikön päällikkö Ritva Välimäki on kutsuttu tarkastuslautakunnan kokoukseen selostamaan yksikkönsä toimintaa, sen kehittämistä sekä  muita ajankohtaisia asioita.

Perustelut

Tarkastuslautakunnan työohjelmaan kuuluu arviointivuonna kaupungin strateginen tytäryhtiö Länsirannikon Koulutus Oy. 

Kaupunkikonsernin ohjeiden mukaan kaupunginvaltuusto vahvistaa strategisille yhtiölle omistajan/pääomistajan vuositason strategiset tavoitteet. Tavoitteiden toteutumisesta raportoidaan neljännesvuosittain sekä koko tilikaudesta kaupunkikonsernin tilinpäätöksen yhteydessä.

Länsirannikon Koulutus Oy:lle on kaupungin vuoden 2020 toimintasuunnitelmassa asetettu vuosille 2018-2021 laaditun strategian edellyttämät tavoitteet:

1) Osaamisperusteinen ammatillinen koulutus:
Reformin mukainen oppimisprosessi otettu käyttöön, opintojen läpäisyajat ovat lyhentyneet, tarjotinmalli käytössä yhteisissä ja ammatillisissa tutkinnon osissa, lukion ja ammattikorkeakoulun kursseja ammatillisten opiskelijoiden käytössä, työelämäpalvelut-prosessi toimii suunnitellusti, koulutus- ja palvelumyynti kasvussa.

2) Toiminnan tuottavuus ja tehokkuus (Lean)
Lean-johtamismallin mukaiset toimintatavat ja työkalut vakiintuneessa käytössä ja läpimenoajat sovituissa prosesseissa lyhentyneet, amis-palaute: käyttöaste väh. 80% ja palautteen ka 4,1.

3) Johtaminen
Strategian toteutumista kuvaava mittaristo, ohjausmittaristo ja koulutusalakohtaiset tuloskortit uudistettu ja kattavasti käytössä, henkilöstökyselyn 2019 (GPTW) tulokset analysoitu ja kehittämistoimenpiteet toteutettu, opettajien vuosityöajan suunnittelu ja seuranta mahdollistavat reformin mukaisen ammatillisen koulutuksen järjestämisen, oppilaitoksen vetovoima opiskelu- ja työpaikkana parantunut.

Länsirannikon Koulutus Oy:n toimitusjohtaja Lasse Schultz sekä talouspäällikkö Minna Kangas on kutsuttu tarkastuslautakunnan kokoukseen selostamaan yhtiön toimintaa, sen kehittämistä sekä muita ajankohtaisia asioita.

Perustelut

Tarkastuslautakunta on ottanut työohjelmaansa ajankohtaiskatsauksen kaupungin hallinnollisista asioista.  

Kaupunginjohtaja Aino-Maija Luukkonen ja kaupunginlakimies Leena Tuominen on kutsuttu tarkastuslautakunnan kokoukseen alustamaan tarkastuslautakuntaa kaupungin talouden ja hallinnon sekä juridiikan ajankohtaisista asioista.

Perustelut

Tarkastuslautakunnan työohjelmaan kuuluu arviointivuonna elinvoima- ja ympäristötoimiala. Toimialan sisältä arviointiin kuuluu erityisesti suunnittelu- ja kehittämisyksikkö

Elinvoima- ja ympäristölautakunta johtaa ja kehittää alaistaan toimialaa ja vastaa palvelujen tuloksellisesta järjestämisestä. Lautakunta seuraa ja arvioi palvelujen vaikuttavuutta ja varaa asukkaille ja käyttäjille mahdollisuuden osallistua palveluiden suunnitteluun ja kehittämiseen. 

Elinvoima- ja ympäristötoimialaan kuuluvat yksiköt ovat kasvupalvelut- ja kaupunkisuunnitteluyksikkö, ICT-yksikkö, matkailu- ja markkinointiyksikkö, rakennusvalvontayksikkö, ympäristö- ja terveysvalvontayksikkö, eläinlääkintäyksikkö sekä suunnittelu- ja kehittämisyksikkö. Toimintayksiköitä ovat kaupunkisuunnittelu, työllisyyspalvelut, tietohallinto, it-palvelut ja maaseutupalvelut sekä joukkoliikenne ja liikkuminen.  

Suunnittelu- ja kehittämisyksikkö vastaa: 

- laissa kuntien ympäristönsuojelun hallinnosta määrätyistä ympäristönsuojelun edistämistehtävistä kunnassa

- luonnonsuojeluun liittyvistä kunnallisista viranomaistehtävistä

- luonnon virkistyskäytön edistämisestä

- metsästyksen ja kalastuksen hallinnoinnista kaupungin omistamilla kiinteistöillä

- ympäristöhankkeista

- jätehuollon suunnittelusta ja jäteneuvonnasta

- jätehuollon viranomaistehtävistä sekä jätehuoltojaoston asioiden valmistelusta ja täytäntöönpanosta

- joukkoliikenneviranomaisen tehtävistä ja joukkoliikennejaoston asioiden valmistelusta ja täytäntöönpanosta.

Suunnittelu- ja kehittämisyksikköä johtaa suunnittelu- ja kehittämisyksikön päällikkö.
 
Toimialajohtaja Lauri Kilkku on kutsuttu tarkastuslautakunnan kokoukseen esittelemään elinvoima- ja ympäristötoimialan toimintaa ja ajankohtaisia asioita. 

Suunnittelu- ja kehittämisyksikkön päällikkö Seppo Salonen alustaa lautakuntaa oman yksikkönsä toimintaan liittyvistä teemoista.

Perustelut

Tarkastuslautakunnan työohjelmaan kuuluu arviointivuonna sivistystoimialan toimialajohtajan kuuleminen. 

Sivistystoimiala jakautuu varhaiskasvatus-, opetus-, kulttuuri- ja liikunta- ja nuorisoyksiköihin sekä yhteiset palvelut -yksikköön. Sivistystoimessa yksikön päälliköt vastaavat yksikön toiminnasta sekä johtavat ja kehittävät toimintaa kaupunginhallituksen, lautakunnan ja toimialajohtajan alaisuudessa sekä konsernihallinnon ohjauksessa. 

Sivistystoimialan tehtävänä on tuottaa kuntalaisten hyvinvoinnin edistämistä tukevia monipuolisia varhaiskasvatus-, koulutus-, liikunta- ja nuoriso- sekä kulttuuripalveluita. Sivistystoimialan toimintaympäristöön vaikuttavat tällä hetkellä lainsäädännön muutokset ja opetussuunnitelmauudistukset. Toimialan palveluiden merkitys tulee entistäkin tärkeämmäksi kuntalaisten hyvinvoinnin edistämisessä ja kunnan elinvoimaisuuden varmistamisessa. Muuttuvassa toimintaympäristössä tulee panostaa ehyisiin palveluketjuihin, ennaltaehkäisevien ja kevyempien palvelumuotojen kehittämiseen. Kunnan sivistyspalveluiden alueellinen saatavuus on turvattava. Vaikuttavilla, laadukkailla ja oikea-aikaisilla sivistyspalveluilla voidaan ennaltaehkäistä hyvinvointiongelmien syntyä ja vähentää erityispalvelujen tarvetta. Tämä edellyttää eri palvelusektorien, resurssien sekä osaamisen yhteistarkastelua. Toimintatapamuutoksia haetaan asiakasohjauksella, aktivoivilla palveluilla, omatoimi- ja sähköisillä palvelukonsepteilla sekä poikkitoiminnallisten prosessien ja rakenteiden luomisella. Palvelujen tuottamisessa tietojohtaminen korostuu ja palveluiden järjestämistapoja on kyettävä uudelleen arvioimaan ja muokkaamaan. Kaupunkilaisten kuuleminen ja osallisuuden vahvistaminen palveluiden kehittämisessä korostuu. (Talousarvio 2020)

Palvelulupauksissa on vuodelle 2020 tavoiteltu seuraavia:

• Varhaiskasvatuksen palveluohjauksen tehostaminen
• Digitaalisempi kirjasto 2020
• Erityisryhmille lisää liikuntaa
• Robotiikkaa perusopetukseen

Toimialajohtaja Esa Kohtamäki on kutsuttu tarkastuslautakunnan kokoukseen selostamaan sivistystoimialan päättynyttä vuotta 2020 talouden ja toiminnan toteutumisen näkökulmasta sekä  muita toimialan ajankohtaisia asioita.

Perustelut

Tarkastuslautakunnan vuoden 2020 arvioinnin työohjelman mukaan tässä kokouksessa on tarkoitus käydä evästyskeskustelu, joka muodostaa pohjaa arviointikertomuksen sisällölle. Lautakunnan jäsenille on jo aiemmin työohjelmakauden aikana toimitettu mm. seuraavat aineistot:

• työohjelman mukaiset viranhaltijoiden kuulemismuistiot
• tarkastuskäynnin aikana saadut selvitykset
• lautakunnan jäsenille on toimitettu toimialojen ja liikelaitosten esityslista- ja pöytäkirjamateriaalia
• kaupunkikehityksen neljännesvuosittaiset seurantaraportit

Tarkastusjohtaja selvittää kokouksessa kuulemisten ja tarkastuskäynnin pohjalta syntyneitä havaintoja ja käynnissä olevan jatkoselvitystyön nykyvaihetta.

Tarkastuslautakunnan arviointityössä on kuluneen valtuustokauden aikana nousseet esiin muun muassa seuraavat teemat:

• Rakenteellisten uudistusten etsimisen ja välittömän käyttöönoton merkitys kaupungin talouden tasapainottamisessa 
• Perusinfrastruktuurin vanheneminen ja korjausvelan kasvu
• Omistajapoliittisen ohjelman valmistelun loppuun saattaminen osana strategiatyötä
• Maapoliittisen ohjelman päivittäminen osana omistajapoliittista ohjelmaa vastaamaan nykypäivän tarpeita
• Strategiatyön kehitystarpeet esimerkiksi ympäristö-, digi- tai kulttuuri- ja liikuntastrategian osalta
• Yksiköiden, liikelaitosten ja konserniyhtiöiden haasteet johtaa tavoitteitaan kaupunkistrategiasta

Työohjelman mukaisesti evästyskeskusteluja käydään vielä seuraavissa kokouksissa.