§ 16 ICT-laitteiden väliaikainen leasing-palvelusopimus

Päätöksen peruste

Porin kaupunki on edelleen sitoutunut Hansel Oy:n Leasingpalvelut 2023–2024 (2026) -puitejärjestelykilpailutukseen, joka hankintayksikön ulkopuolisesta syystä joudutaan uusimaan. Oletusarvona oli, että uusi puitejärjestely olisi ollut käytettävissä ennen vanhan päättymistä, mutta nyt sopimuskauden aloitus siirtyy suunnitellusta ajankohdasta ja voimassa oleva sopimus ehtii sitä ennen päättyä.

”Sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi”

• Hansel Oy, merkittävänä yhteishankintayksikkönä, on antanut ymmärtää hankintailmoituksen julkaisun yhteydessä, uuden sopimuksen astuvan voimaan hyvissä ajoin ennen nykyisten sopimusten päättymistä. Hankintayksikkö ei ole kohtuudella voinut ennakoida lopputulosta ja hankinnan keskeytystä näin lähellä nykyisen sopimuksen päättymisajankohtaa

• Uuden vaihtoehtoisen kilpailutuksen järjestämisen käytännön mahdottomuus: Porin kaupungilla ei ole realistisia mahdollisuuksia järjestää kuukauden sisään muuta vaihtoehtoista ratkaisua, kuin suorahankinta ja väliaikainen sopimus, nykyisillä kriittisillä palveluilla. Lisäksi sitoutuminen Hansel Oy:n valmistelussa olevaan uuteen kilpailutukseen on edelleen voimassa, jonka myötä kilpailuttamisvelvoite täyttyy.

• Suorahankinta on ehdottoman välttämätöntä, koska hankinnan kohteena oleva palvelu on toiminnoille kriittinen. Sopimuksettomassa tilanteessa ICT-laitteille linjattu rahoitusmalli ei toteutuisi sekä laitteiden elinkaarenhallinnan, ja niihin liittyvä tiedon eheys kärsisivät, kun laitetiedot eivät olisi samassa rekisterissä

• Suorahankinta tehdään hankintalain 40 § 2 4.kohdan poikkeusperusteen nojalla. Kyseisen kohdan mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, jos sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi. Hankintayksikkö on edellä kerrotusti sopimuksettomassa tilassa 20.12.2022 jälkeen ja uudelle sopimukselle on välitön ja kiireellinen tarve.

Kuvaus

Leasing-palvelut, suorahankintapäätös ja väliaikainen sopimus

Porin kaupungin hankintapalvelut on 30.6.2022 tehnyt hankintapäätöksen (PRIDno-2022-3554) sitoutumisesta yhteishankintayksikkö Hansel Oy:n Leasingpalvelut 2023–2024 (2026) -puitejärjestelykilpailutukseen. Hankintapäätös tehtiin hankintapalvelujen YTA-kunnista Huittisten, Nakkilan ja Porin osalta; kukin organisaatio teki liittymisilmoituksen Hansel Oy:lle määräaikaan mennessä.

Leasingpalvelut 2023–2024 (2026) -puitejärjestelykilpailutuksen tavoitteena oli, että sopimus olisi hyödynnettävissä arviolta lokakuussa 2022, mikäli sitoutuvilla kunnilla ei ole voimassa olevaa sopimusta.  Hankinnan kohteena olevat Leasingpalvelut 2023-2024 (2026) -puitejärjestely mahdollistaa seuraavien palvelujen hankinnan:

1)     Leasingpalvelu eli ns. elinkaarileasing, leasingrahoitus merkki- ja malliriippumattomalle irtaimelle käyttöomaisuudelle

2)     Rahoitusleasingpalvelu, leasingrahoitus merkki- ja malliriippumattomalle irtaimelle käyttöomaisuudelle Rahoitettavien leasingkohteiden hallinnointiin tarkoitettu hallintapalvelu.

Porin kaupungin voimassa olevat leasing-sopimukset 1.12.2022:

1)     KL-Kuntahankintojen ICT-laitteiden leasingrahoitus ja elinkaarenhallintapalvelut 2018–2022 (KLKH130) -puitejärjestely, jonka päätyttyä 20.12.2022 uusi Hansel Oy:n kilpailuttama sopimus tarkoitus ottaa käyttöön. Rahoitettavien laitteiden ja palvelun arvo on noin 45 000 € / kuukausi.

2)     Irtaimen omaisuuden leasingrahoitus ja -palvelut (PRIDno-2022-95), joka on toistaiseksi voimassa oleva sopimus yhden (1) kuukauden irtisanomisajalla. Tämä sopimus tarkoitus irtisanoa ja siirtyä tältäkin osin Hansel Oy:n sopimukseen.

Hankintamenettelyn keskeytys, uuden kilpailutuksen valmistelu ja ohjeita vanhan sopimuksen käytöstä

Hansel Oy on tiedottanut 17.11.2022 asiakastiedotteella 'Ajankohtaista Leasingpalvelut 2023–2024 (2026)' -puitejärjestelyssä:

Leasingpalvelut 2023–2024 (2026) -puitejärjestelykilpailutuksen hankintapäätöksestä tehtiin hankintaoikaisuvaatimus ja valitus markkinaoikeuteen. Hansel on keskeyttänyt tämän hankintamenettelyn ja kilpailuttaa Leasingpalvelut 2023–2024 (2026) -puitejärjestelyn uudelleen. Tavoitteena on saada uusi puitejärjestely asiakkaidemme käyttöön mahdollisimman pian. Tiedotamme tilanteen etenemisestä lisää myöhemmin.

Jos organisaationne haluaa muuttaa puitejärjestelyyn tehtyä liittymistä tai liittymisessä ilmoitettua hankinnan ennakoitua kokonaisarvoa, pyydämme ilmoittamaan mahdollisista muutoksista viimeistään torstaina 24.11.2022 vastaamalla oheiseen Forms -kyselyyn. Pyydämme vastaamaan Forms-kyselyyn myös, jos teillä ei ole aikomusta käyttää leasingpalvelujen sopimustoimittajan laitekannan hallintapalvelua.

Hankintapalvelut lähetti (21.11. ja 22.11.2022) Hansel Oy:lle täsmentäviä kysymyksiä sopimustilanteesta 20.12.2022 jälkeen:

• miten ostetaan tarvittavat laitteet tai jo tilatut, joiden toimituksista puuttuu tarvikkeita ja jotka laskutetaan 20.12.2022 jälkeen?
• pitääkö 21.12.2022 jälkeen hankittavat tai jo hankitut tavarat, joita ei ehditä laskuttamaan viimeistään 20.12.2022, rahoittaa käyttöpuolen kalustoon varatuista rahoista?
• mitä suunnitelmia Hansel Oy:llä on hankintaan sitoutuneiden asiakkaidenauttamiseksi, kunnes uusi hankintasopimus astuu voimaan?
• mikä on uuden kilpailutuksen aikataulu ja sopimuskausi?

Hansel Oy:n vastaukset hankintapalvelujen kysymyksiin:

22.11.2022:
KLKH130 puitesopimuksen päättymisestä hieman tarkennettua ohjetta alla, laitteiden toimituksen tai laskutuksen ei tarvitse tapahtua 20.12.mennessä. 3StepIT ohjeistaa käytäntöä viimeisten tilausten ilmoittamisen käytäntöä vielä tämän viikon aikana. Kuntahankinnat ja 3StepIT ovat sopineet käytännöstä, jolla varmistetaan sopimuskauden viimeisen kuukauden hallittu toiminta. Laitteiden viimeistään 20.12.2022 tehtävät ostotilaukset on ilmoitettava 3StepIT:lle ja 3StepIT kuittaa ne saapuneiksi viimeistään 20.12.2022, jotta ne ehtivät sopimuksen piiriin. Tämän aikataulun mukaisesti mukaan ehtineet rahoituskelpoiset hankinnat rahoitetaan normaalin prosessin mukaisesti. 3StepIT ohjeistaa toimintatavan erikseen.  Asiakaskohtaisen sopimuksen mukaisia laitehankintoja voidaan siten vain puitesopimuksen voimassaoloaikana eli 20.12.2022 asti. Palveluhankintoja, jotka liittyvät vuokratun laitteen elinkaaren päättämiseen, kuten tyhjennys- ja pakkauspalvelut, ylimääräiset noudot, voidaan hankkia vielä puitesopimuksen päättymisen jälkeenkin, kuitenkin enintään 76 kuukautta puitesopimuksen päättymisen jälkeen. Kehotamme hyödyntämään sopimusta mahdollisimman nopeasti, jos välittömiä hankintatarpeita on tiedossa

23.11.2022:
20.12. tilatut laitteet saa sopimuksen leasingin piiriin, vaikka lasku laitteista 3StepItlle tulisi vasta ensi vuonna, kunhan laitetilaus laitetoimittajalle on tehty ja tilauksesta on ilmoitettu viimeistään 20.12. 3StepITlle. Ratkaisevaa tuossa on teidän tekemän tilauksen päivämäärä. 3StepIT kuittaa ilmoitetut tilaukset vielä 20.12. aikana. Valitettavasti 21.12. alkaen Hanselin tekemän uuden kilpailutuksen asiakkaiden on harkittava hankintojen väliaikainen järjestämistapa, jollei hankintoja voida niiden luonteen vuoksi lykätä markkinaoikeuden käsittelyn tai uudelleenkilpailutuksen ajaksi.

29.11.2022:
Tavoitteenamme on saada uusi puitejärjestely asiakkaidemme käyttöön mahdollisimman nopealla aikataululla, emmekä ainakaan toistaiseksi ole aikeissa tehdä väliaikaista ratkaisua vanhan puitejärjestelyn päättymisen ja uuden puitejärjestelyn alkamisen väliselle ajalle.

3stepIT:n asiakastiedote 28.11.2022: Ohjeita KL 2018 sopimuksen käytöstä loppuvuonna 2022:

Hyvä asiakkaamme,  KLKH 130 (KL 2018 ICT) sopimus on päättymässä, ja Kuntahankinnat onkin tiedottanut teitä sopimuksen loppuajan laitetilauksista:

”Kuntahankinnat ja 3StepIT ovat sopineet käytännöstä, jolla varmistetaan sopimuskauden viimeisen kuukauden hallittu toiminta. Laitteiden viimeistään 20.12.2022 tehtävät ostotilaukset on ilmoitettava 3StepIT:lle ja 3StepIT kuittaa ne saapuneiksi viimeistään 20.12.2022, jotta ne ehtivät sopimuksen piiriin. Tämän aikataulun mukaisesti mukaan ehtineet rahoituskelpoiset hankinnat rahoitetaan normaalin prosessin mukaisesti. 3StepIT ohjeistaa toimintatavan erikseen.  Asiakaskohtaisen sopimuksen mukaisia laitehankintoja voidaan tehdä siten vain puitesopimuksen voimassaoloaikana eli 20.12.2022 asti.”

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että laitetilaukset, jotka olette tehneet laitetoimittajille viimeistään 20.12.2022, ilmoittaneet 3stepIT:lle ja jotka 3stepIT on kuitannut saapuneeksi viimeistään 20.12.2022 mennessä, voidaan rahoittaa KLKH 2018 puitejärjestelyn sopimusehtojen mukaisesti. Varsinaiset laitetoimitukset voivat kuitenkin tapahtua myöhemmin ja laitteiden tilauspäivä on tässä merkitsevä puitejärjestelyn piiriin kuulumisen kannalta.

Pyydämme teitä toimimaan seuraavasti:

1. Tehkää ostotilaukset laitetoimittajille 20.12.22 mennessä.

2. Ilmoittakaa tämän jälkeen 3stepIT:lle 20.12.2022 mennessä sähköpostitse (KL2018-tilaukset@3stepit.com) tilauksesta. Huom! Kopio ostotilauksesta mukaan.

3. 3stepIT kuittaa ilmoituksen tulleen perille viimeistään 20.12.2022 (Huom! 3stepIT:n kuittausviesti ei ole tilaus- tai toimitusvahvistus!).

4. 3stepIT käsittelee laitetilaukset ja niihin liittyvät laskut normaalisti, kun tilaamanne laitteet toimitetaan laitetoimittajan ilmoittaman toimitusajan mukaisesti.

Hanselin uuden kilpailutuksen ja puitesopimuksen aikataulusta ei ole vielä tietoa. Olettehan yhteydessä 3stepIT:n asiakasvastaavaanne hankintojen mahdollisesta väliaikaisesta järjestämisestä, jos uusi kilpailutus näyttäisi venyvän ensi vuoden puolelle ja teillä on oman arvionne mukaan välttämättömiä hankintatarpeita.

Parhain terveisin,
3 Step IT Oy

Suorahankintapäätöksen ja väliaikaisen sopimuksen tarve:

Hanselin asiakastiedotteessa (17.11.2022) pyydettiin ilmoittamaan 24.11.2022 mennessä, mikäli haluaa muuttaa puitejärjestelyyn tehtyä liittymistä tai liittymisessä ilmoitettua hankinnan ennakoitua kokonaisarvoa. Hankintapalvelut ei ole ilmoittanut muutosta aiempaan hankintapäätökseen eikä Porin kaupungin liittymisilmoitukseen. Näin ollen tarve on edelleen sama ja ICT-laitteiden osalta kriittinen, sillä ICT-laitteiden leasingrahoitus ja elinkaarenhallintapalvelut 2018–2022 (KLKH130) -puitejärjestely päättyy 20.12.2022 eikä sen puitteissa voi uusia rahoitettavia laitteita hankkia.

Hansel Oy on ilmoittanut, että aiemmin toteutettu Leasingpalvelut 2023–2024 (2026) -puitejärjestelykilpailutus joudutaan keskeyttämään. Uusi kilpailutus ja sitä kautta puitejärjestely pyritään saamaan asiakkaiden käyttöön mahdollisimman nopealla aikataululla. On selvää, ettei puitejärjestelyä saada kilpailutettua tai ainakaan hankintapäätöstä lainvoimaiseksi ennen 20.12.2022. Tästä syystä Porin kaupungin leasing-palvelun eli ns. elinkaarileasingin suorahankintapäätös ja väliaikaisen sopimuksen tarve on ilmeinen. Tarve jatkuu, kunnes Hansel Oy:n edellä mainittu puitejärjestely on voimassa ja käytettävissä.

Päätös

Päätetään edellä mainituin perustein, että Porin kaupungin ICT-laitteiden leasing-palvelu eli ns. elinkaarileasing -sopimus tehdään 3stepIT:n kanssa toistaiseksi voimassa olevaksi, yhden (1) kuukauden irtisanomisajalla, kunnes leasing-palvelut on kilpailutettu, hankintapäätös on saanut lainvoiman ja sopimus on käytettävissä.