PRIDno-2022-2439
Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset
Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset. Hankinnan kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset on selvitetty tarkemmin liitteenä olevassa vertailutaulukossa ja tarjouspyynnössä.
Kokonaistaloudelliset valintakriteerit
Elinkaarikustannuksiltaan edullisin, maksimi 100 pistettä.
Tarjousten arviointi ja vertailu
Tarjoukset vertailtiin "Elinkaarikustannusten vertailuarvon" (sisältäen monitoimilaitteet, turvatulostus, asiantuntijapalvelut) perusteella. Elinkaarikustannuksiltaan edullisin (pienin vertailuarvo) tarjous saa painoarvon mukaiset täydet pisteet (100 p) ja muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan elinkaarikustannuksiltaan edullisimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: Elinkaarikustannuksiltaan edullisin tarjoajan vertailuarvo / tarjoajan elinkaarikustannusten vertailuarvo * painoarvo. Elinkaarikustannuksiltaan edullisin tarjoaja valitaan sopimustoimittajaksi.
Tarjousten pisteet jakautuvat seuraavasti: Kyocera Document Solutions Finland Oy 100 p, Canon Oy 96,47 p ja Konica Minolta Business Solutions Finland Oy 84,43 p.
Liitteenä tarjouspyyntö ja tarjouksista laadittu vertailutaulukko.
Tarjousvertailu tulee viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 7 §:n 2 momentin mukaan julkiseksi vasta, kun sopimus on tehty. Tarjoajilla on kuitenkin asianosaisina oikeus saada tieto tarjousvertailusta. Tämän jälkeenkään eivät liikesalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot ole julkisia. Tarjotun palvelun kokonaishinta ei kuitenkaan ole liike- tai ammattisalaisuus.
Hankinnan kohteena on monitoimi- ja tulostuslaitteet palveluineen.
Hankintapalvelut on tehnyt sitoumuksen (02/2022) Hansel Oy:n 'Monitoimi- ja tulostuslaitteet palveluineen 2021–2023 (2025)' -puitejärjestelyyn. Kyseessä on kuuden toimittajan puitejärjestely, jossa asiakaskohtainen toimittajavalinta tulee tehdä puitesopimuksen ehtojen mukaisesti. Kansallisen kynnysarvon (>60 000 €, alv 0 %) ylittävissä hankinnoissa hankinnan tekeminen edellyttää sisäisen ns. minikilpailutuksen tekemistä.
Kyseessä on Porin kaupunginhallituksen määrittämä yhteishankinta, jotka hankintapalvelut kilpailuttaa ja joista hankintapäällikkö tekee hankintapäätöksen. Hankintaa on valmisteltu Porin kaupungin ICT-yksikön asiantuntijoiden kanssa.
Hankinnassa ovat mukana: Pori, Harjavalta ja Huittinen.
Hankinta on EU kynnysarvon ylittävä ja mukana olevien tahojen hankintojen ennakoitu arvo sopimuskaudella on noin 1,7 M€. Kilpailutus toteutettiin puitejärjestelyn sisäisellä rajoitetulla menettelyllä ja tarjouspyyntö lähetettiin puitejärjestelyssä mukana oleville toimittajille kilpailutusjärjestelmän kautta 25.5.2022. Tarjousaika päättyi 14.6.2022 klo 12.00. Tarjouskilpailun valintaperusteena oli edullisimmat elinkaarikustannukset.
Määräaikaan mennessä tarjouksen antoivat: Canon Oy, Konica Minolta Business Solutions Finland Oy ja Kyocera Document Solutions Finland Oy.
Sopimuskausi alkaa, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja sopimus on allekirjoitettu. Varsinainen sopimuskausi jatkuu 15.11.2023 asti, jonka jälkeen sopimuskautta voidaan pidentää yhdellä enintään kahden vuoden mittaisella optiokaudella. Option edellytyksenä on, että Hansel on ilmoittanut puitejärjestelyn optiokauden käyttöönotosta (viimeistään neljä kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä). Hankintasopimuksen sopimuskautta pidennetään tällöin vastaavalla tai lyhyemmällä optiokaudella, mikäli optiokausi nähdään, tässä hankinnassa mukana olevien tahojen osalta, tarkoituksenmukaiseksi.
Päätetään edellä mainituin perustein, että monitoimi- ja tulostuslaitteet palveluineen hankitaan Kyocera Document Solutions Finland Oy:ltä.