Perustelut
Yhteishankinta
Hankinnan kohteena on puhtaanapidon tarvikkeiden hankinta, joka on jaettu kahteen osa-alueeseen:
- Siivousaineet ja -välineet: ammattikäyttöön tarkoitetut pesu-, puhdistus-, suoja- ja hoitoaineet, henkilöhygieniatuotteet ja astianpesuaineet sekä siivoustarvikkeet ja -välineet.
- Pehmopaperit: WC-paperit, käsi-, talous- ja teollisuuspyyhkeet sekä muita tuoteryhmän erikoistuotteita.
Yhteistoiminta-alue ja hankintaan osallistuminen
Porin kaupungin hankintapalvelut toimii yhteistoimintasopimuksen perusteella kuntalain 49 ja 54 §:issä tarkoitetulla tavalla Eurajoen, Harjavallan, Huittisten, Kokemäen, Merikarvian, Nakkilan, Pomarkun, Porin ja Ulvilan kuntien puolesta.
Yhteistoiminta-alueen kunnat ovat antaneet Porin kaupungille toimivallan järjestää niille hankintapalveluja ja tehdä yhteisiä hankintoja koskevat ratkaisut yhteistoimintasopimuksessa määritellyssä laajuudessa.
Tämän hankinnan valmistelun yhteydessä YTA-kunnilta on tiedusteltu osallistumista puhtaanapidon tarvikkeiden yhteishankintaan. Yhdeksästä YTA-kunnasta seitsemän on ilmoittanut osallistuvansa hankintaan. Kahdelle muulle YTA-kunnalle varataan hankinta-asiakirjoissa mahdollisuus liittyä sopimukseen myöhemmin sopimuskauden aikana.
Yhteishankinta yhdessä Satakunnan hyvinvointialueen kanssa
Puhtaanapidon tarvikehankinnan osalta Satakunnan hyvinvointialue on ilmaissut halukkuutensa ja valmiutensa yhteishankinnan toteuttamiseen.
Kunnan ja hyvinvointialueen välinen yhteishankinta on mahdollinen, koska molemmat ovat hankintalain 5 §:n mukaisia hankintayksiköitä. Kunnan ja hyvinvointialueen yhteishankintaa sääntelee julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 21 § (muut yhteishankinnat).
Yhteishankinnan oikeudellinen lähtökohta
Hankintalain 21.1 §:n mukaan hankintayksiköt voivat sopia yksittäisen hankinnan toteuttamisesta yhdessä. Hankintaan osallistuvat hankintayksiköt vastaavat yhdessä hankintalain säännösten noudattamisesta, jos hankinta toteutetaan kokonaisuudessaan kaikkien osallistuvien hankintayksiköiden nimissä ja niiden puolesta. Yhteisvastuu koskee myös tilannetta, jossa yksi osallistuvista hankintayksiköistä toteuttaa hankintamenettelyn omasta ja muiden osallistuvien hankintayksiköiden puolesta.
Hankintamenettelyn selkeyden ja tarjoajien oikeussuojan kannalta on tärkeää ilmoittaa yhteishankintaan osallistuvat hankintayksiköt sekä kuvata hankintayhteistyön luonne ja päätöksentekomenettelyt ja -valtuudet hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Yhteishankintaa koskeva valtuutus on syytä tehdä siinä toimivaltaisessa toimielimessä, joka tekisi hankintapäätöksen, jos kaupunki yksin olisi hankintayksikkö, tai vähintään kaupunginhallituksen tasolla (kuntalain 38 ja 39 §:ien mukainen yleistoimivalta). Näin varmistetaan, että valtuutus on annettu toimivaltaisessa järjestyksessä eikä se ole altis moitteille toimivallan ylittämisestä.
Yhteishankinnan toteutus ja päätöksenteko
Hankinta toteutetaan Porin kaupungin, hankintaan osallistuvien YTA-kuntien ja Satakunnan hyvinvointialueen yhteishankintana. Satakunnan hyvinvointialue toimii yhteishankinnan vetovastuullisena hankintayksikkönä ja toteuttaa hankintamenettelyn kaikkien yhteishankintaan osallistuvien hankintayksiköiden nimissä ja puolesta.
Porin kaupungin hankintapalvelut osallistuu YTA-kuntien edustajana hankinnan yhteiseen valmisteluun, mukaan lukien hankinnan kohteen ja vaatimusten määrittely sekä tarjouspyyntöaineiston ja tarjousten vertailun valmistelu. Hankintailmoituksessa ja tarjouspyyntöasiakirjoissa yksilöidään hankintaan osallistuvat hankintayksiköt sekä kuvataan yhteishankinnan toteuttamistapa ja päätöksentekomenettely.
Koska kyseessä on yksi yhteisesti valmisteltu hankintamenettely, jossa tarjouspyyntö, tarjousten arviointi ja kilpailutuksen lopputulos ovat yhteisiä, hankinnasta tehdään yksi hankintapäätös. Satakunnan hyvinvointialue tekee hankintapäätöksen kaikkien yhteishankintaan osallistuvien hankintayksiköiden puolesta.
Yhden yhteisen hankintapäätöksen tavoitteena on varmistaa hankintamenettelyn ja päätöksenteon yhtenäisyys sekä välttää tilanne, jossa samasta hankintamenettelystä tehtäisiin useita sisällöltään samanlaisia hankintapäätöksiä, joihin voisi kohdistua rinnakkaisia muutoksenhakuprosesseja.
Tätä varten Satakunnan hyvinvointialue valtuutetaan toteuttamaan hankintamenettely hankintaan osallistuvien YTA-kuntien nimissä ja puolesta sekä tekemään hankintapäätös niiden puolesta. Porin kaupunki antaa valtuutuksen YTA-kuntien puolesta hankintapalvelujen yhteistoimintaa koskevaan sopimukseen ja Porin kaupungille annettuun toimivaltaan perustuen.
Satakunnan hyvinvointialue valtuutetaan lisäksi tekemään hankintapäätöksen perusteella valitun toimittajan kanssa yksi yhteinen hankintasopimus kaikkien yhteishankintaan osallistuvien hankintayksiköiden puolesta.
Valtuutus ei muuta hankinnan yhteistä valmistelua eikä yhteishankintaan osallistuvien hankintayksiköiden vastuuta hankintalain noudattamisesta yhteisesti toteutettavassa hankintamenettelyssä.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Lauri Inna, kaupunginjohtaja, lauri.inna@pori.fi
Kaupunginhallitus päättää:
- hyväksyä puhtaanapidon tarvikkeiden hankinnan toteuttamisen Porin kaupungin hankintapalvelujen, YTA-kuntien ja Satakunnan hyvinvointialueen yhteishankintana;
- hyväksyä, että yhteishankinta toteutetaan hankintalain 21 §:n mukaisesti siten, että Satakunnan hyvinvointialue toimii vetovastuullisena hankintayksikkönä ja toteuttaa hankintamenettelyn yhteishankintaan osallistuvien hankintayksiköiden nimissä ja puolesta;
- valtuuttaa Satakunnan hyvinvointialueen tekemään yhteishankintaa koskevan hankintapäätöksen sekä sen perusteella yhteisen hankintasopimuksen hankintaan osallistuvien YTA-kuntien puolesta;
- todeta, että Porin kaupungin hankintapalvelut osallistuu YTA-kuntien edustajana hankinnan, hankinta-asiakirjojen, tarjousvertailun ja hankintapäätösesityksen yhteiseen valmisteluun;
- todeta, että yhteishankintaan osallistuvat hankintayksiköt vastaavat yhdessä hankintalain säännösten noudattamisesta hankintalain 21 §:ssä tarkoitetulla tavalla; sekä
- valtuuttaa hankintapäällikön sopimaan yhteishankinnan käytännön toteuttamiseen liittyvistä yksityiskohdista sekä tekemään järjestelyyn vähäisiä ja teknisluonteisia tarkennuksia.
Pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan välittömästi kokouksessa.