§ 11 Sitoutuminen Sarastian Irtokalusteet -yhteishankintaan

Päätöksen peruste

Perusteluina sitoutumisesta Sarastia Oy:n kilpailuttamaan Irtokalusteet 2023 403071 -yhteishankintaan ovat:

• yhteiskilpailutuksella saatavat volyymi ja prosessisäästö
• tuotevalikoima ja hinnoittelun hallittavuus
• sopimuskauden aikainen neuvotteluvoima ja sopimushallinta.

Kuvaus

Sarastia Oy:n yhteishankintayksikkö kilpailuttaa ja neuvottelee omistajiensa puolesta puitejärjestelyjä ja hankintasopimuksia sekä vastaa sopimushallinnasta.

Sarastia Oy on kilpailuttamassa yhteishankintasopimusta 'Irtokalusteet 2023 403071', useamman toimittajan puitejärjestelynä. Tavoitteena on toteuttaa kilpailutus syksyn 2022 aikana siten, että sopimus astuisi voimaan tammikuussa 2023, jonka jälkeen sopimuskausi on neljä (4) vuotta. Sopimukseen sisältyy asiakaskohtainen kuuden (6) kuukauden irtisanomisaika.

Hankinnan kohteena ovat asiakasyhteisöiden tarvitsemat irtokalusteet jaettuna osakokonaisuuksiin seuraavasti:

1. Oppilas- ja koulukalusteet
2. Toimisto- ja julkitilakalusteet
3. Varhaiskasvatuksen kalusteet.

Hankintaan sisällytettäviä palveluja ovat asiakaspalvelu, kartoituskäynti kalustettavissa tiloissa, layout-suunnittelu, laajempi sisustussuunnittelijan tekemä suunnittelu, inventointipalvelu, vanhojen kalusteiden kierrätyspalvelu sekä työympäristömäärittelypalvelu. Myös käytettyjen kalusteiden osto tai kalusteiden vuokraaminen on sopimuksen perusteella mahdollista, mikäli tarjoajat tarjoavat tällaisia ratkaisuja.

Huomionarvoista on, että Sarastialla on tällä hetkellä voimassa kaksi irtokalusteita koskevaa sopimuskokonaisuutta (2.1.2019-1.1.2023 ja 27.12.2021-26.12.2025). Hankintapalvelujen YTA-kunnista ovat olleet mukana 1.1.2023 päättyvässä sopimuksessa: Harjavalta, Huittinen, Kokemäki, Nakkila, Pomarkku, Pori, Ulvila. Kyseessä oleva Irtokalusteet 2023 403071 -yhteishankinta kilpailutetaan lähtökohtaisesti 1.1.2023 päättyvän sopimuksen asiakkuuksille, jotka eivät ole sitoutuneita tai optioasiakkaita joulukuussa 2025 päättyvässä sopimuksessa sekä uusille asiakkuuksille.

Tällä päätöksellä tehdään Irtokalusteet 2023 403071 -yhteishankintaan sitoumus Porin kaupungin osalta ja muille hankintapalvelujen YTA-​kunnille jää mahdollisuus tarvittaessa sitoutua puitejärjestelyyn myöhemmin sopimuskaudella. Porin kaupungin osalta volyymit tässä tuoteryhmässä ovat olleet n. 500 000 euroa vuodessa.

Päätös

Päätetään,​​että hankintapalvelut tekee sitoumuksen Porin kaupungin osalta ​Sarastia Oy:n Irtokalusteet 2023 403071 -yhteishankintaan ja ilmoittaa optioasiakkaiksi muut seudullisten hankintapalvelujen YTA-kunnat (Eurajoki, Harjavalta, Huittinen, Kokemäki, Merikarvia, Nakkila, Pomarkku ja Ulvila).