Kaupunginvaltuusto, kokous 27.3.2023

Perustelut

Valtuutettu Viliina Välimäki jätti valtuuston kokouksessa seuraavan valtuustoaloitteen:

"Valtuustoaloite

Etäosallistuminen Porin kaupungin toimielinten kokouksissa

Etäosallistumisesta ja hybridikokouksista on tullut uutta normaalia koronapandemian ravistellessa vanhoja tapoja toimia niin työnteossa kuin luottamustehtävien hoidossakin. Etäosallistumisesta on tullut luonteva tapa toimia ja jokaisella luottamushenkilöllä on laitteet, jotka etäosallistumisen myös mahdollistavat.

Etäosallistumismahdollisuuden kehittämisellä tuettaisiin työn ja muun elämän yhteensovittamista. Hybridimallilla mahdollistettaisiin myös varsinaisen jäsenen osallistuminen esimerkiksi lievästi sairastaessa oman jaksamisen niin salliessa.

Esitän, että Porissa selvitetään mahdollisuutta etäosallistumisen laajentamiseksi luottamuselinten kokouksissa ainakin lautakuntien, jaostojen, yhtiöiden sekä liikelaitosten osalta sekä muutetaan hallintosääntöä tämän mahdollistamiseksi.

15.11.2021, Porissa

Viliina Välimäki"

Perustelut

Valtuutettu Viliina Välimäki jätti valtuuston kokouksessa 15.11.2021 § 245 valtuustoaloitteen koskien etäosallistumista Porin kaupungin toimielinten kokouksissa. Kaupunginvaltuusto lähetti asian kaupunginhallituksen valmisteltavaksi. Kaupunginhallitus päätti pyytää kokouksessaan 22.11.2021 § 833 aloitteesta kaupunginlakimiehen ja talous- ja hallintoyksikön lausunnot.

Asian esittely ja aikaisempi käsittely ovat historiatiedoissa. Annetut lausunnot ovat liitteenä.

Kaupunginhallituksen antaman evästyksen pohjalta on valmisteltu hallintosäännön muutos, joka mahdollistaa ns. hybridikokoukset kaupungin toimielimissä lukuun ottamatta kaupunginvaltuuston kokousta.

Perustelut

Valtuutettu Viliina Välimäki jätti valtuuston kokouksessa 15.11.2021 § 245 valtuustoaloitteen koskien etäosallistumista Porin kaupungin toimielinten kokouksissa. Kaupunginvaltuusto lähetti asian kaupunginhallituksen valmisteltavaksi. Kaupunginhallitus päätti pyytää kokouksessaan 22.11.2021 § 833 aloitteesta kaupunginlakimiehen ja talous- ja hallintoyksikön lausunnot.

Kaupunginhallituksen antaman evästyksen pohjalta talous- ja hallintoyksikkö valmisteli hallintosäännön muutosta, joka mahdollistaisi ns. hybridikokoukset kaupungin toimielimissä lukuun ottamatta kaupunginvaltuuston kokousta. Esittelijä poisti 14.3.2022 asian kaupunginhallituksen esityslistalta, jotta asia voitaisiin tarkastella vielä uudelleen.

Aikaisempi käsittely on historiatiedoissa. Annetut lausunnot ovat liitteenä.

Talous- ja hallintoyksikkö on tehnyt tämän jälkeen asiassa tarkempaa selvitystä. Hybridikokouksista on haettu kokemuksia kaupunginhallituksen suunnittelukokouksista. Kaupunginhallituksen suunnittelukokoukset järjestetään lähtökohtaisesti lähikokouksina, mutta kokoukseen voi osallistua myös Teamsin välityksellä. Tämä on ollut mahdollista, koska kaupunginhallituksen suunnittelukokoukset eivät ole toimielinten varsinaisia päättäviä kokouksia.

Kaupunginhallituksen suunnittelukokouksista on tehty seuraavia havaintoja:

• Kaupungintalon valtuuston istuntosalin akustiikka toimii huonosti. Etäyhteyden päähän on vaikea kuulla kaikkia puheenvuoroja. Käytössä oleva jabra nappaa mm. kaikki tuolien siirtämisistä aiheutuvat äänet sekä esittelijän, puheenjohtajan ja sihteerin väliset keskustelut. Nämä äänet peittävät käynnissä olevan esityksen tai keskustelun ääntä.
  • Toimielinten kokoukset pidetään nykyisin pääsääntöisesti valtuuston istuntosalissa. Kokousten kokoonpanot ovat kasvaneet, minkä takia mm. kaupungintalon kaupunginhallituksen kokoushuone on muuttunut soveltumattomaksi kokousten järjestämiseen, mm. tilan ilmanvaihtoon liittyvistä syistä.
• Esitysten välittäminen etäosallistujille vaatii erityisjärjestelyitä. Näiden järjestelyiden tekemiseen kuluu aikaa kokouksen aikana.
• Etäosallistujien linjoilta tippumisia ei ole esiintynyt.
• Teams syrjäyttää etäosallistujien osalta Aapelin käytön puheenvuoropyyntöjen ja merkintöjen tekemisessä. Tämä hankaloittaa sekä puheenjohtajan kokouksen johtamista että sihteerin työskentelyä.
• Kokemusten perusteella voidaan todeta, että etäyhteyden hoitaminen edellyttäisi teknisen sihteerin osallistumista kokoukseen.
  • Toimielimen sihteerin on mahdotonta yksin huolehtia kokouksen kulun pöytäkirjaamisesta, esitysmateriaalin heijastamisesta saliin ja teamsiin sekä seurata sitä, että tippuuko joku teamsin päässä oleva osallistuja kokouksesta. 
    • Varsinaisissa kokouksissa kokous on keskeytettävä, jos etäyhteyden päässä oleva toimielimen jäsen tippuu kokouksesta.
  • Teknisiä sihteereitä ei ole saatu ICT-yksiköstä henkilöstöpulan takia. Korona-aikana jo pelkästään valtuuston kokouksia varten teknisten sihteerien löytäminen oli haasteellista.
• Käytännössä tietoturvaan ja -suojaan liittyviä ongelmia ei kaupunginhallituksen suunnittelukokouksissa ole esiintynyt, koska kaupunginhallituksen jäsenet ja muut kokoukseen osallistuvat henkilöt tietävät, että kokoukseen voi osallistua etäyhteyden avulla vain sellaisesta paikasta, jossa ulkopuoliset eivät kuule käytyjä keskusteluja.
  • Kuitenkin voidaan todeta, että hydridikokouksissa tietoturvaan ja -suojaan liittyvä huoli on olemassa.
  • Toimielinten kokoukset ovat suljettuja kokouksia valtuuston kokouksia lukuun ottamatta ja niissä käsitellään myös salassa pidettäviä asioita. 

Edellä mainittujen seikkojen perusteella talous- ja hallintoyksikkö suosittaa, että hybridikokouksia ei oteta käyttöön toimielinten varsinaisissa kokouksissa.

Yhtiöiden osalta talous- ja hallintoyksikkö toteaa, että asia on yhtiöiden harkinnassa, kuten kaupunginlakimiehen lausunnossa todetaan.