PRIDno-2023-1937
Porin kaupunki on käyttänyt talousarvion laadintaan Sarastia Oy:n palvelukokonaisuuteen kuuluvaa FPM-järjestelmää noin kymmenen vuoden ajan. Ohjelmiston käytön tuki on kuitenkin erityisesti viimeisen vuoden aikana olennaisesti heikentynyt, eikä Sarastia ole kyennyt enää vastaamaan palvelupyyntöihin kohtuullisessa ajassa tai lainkaan. Olennaiset talousarvion laadintaan liittyvät toimenpiteet, kuten talousarviovaiheiden avaus ja sulkeminen ovat viivästyneet. Asiakkaan havaitsemia järjestelmävirheitä ei ole korjattu, eikä Sarastia pysty tekemään järjestelmään liittyen mitään kehitystyötä.
Jatkuvista ongelmista johtuen talous- ja hallintoyksikkö on päätynyt etsimään vaihtoehtoisia järjestelmiä vuoden 2024 talousarvion laadintaan. Controller-tiimille on esitelty eri vaihtoehtoja, ja esittelyjen perusteella parhaiten tarpeeseen vastaava järjestelmä on Softwave Ohjelmistot Oy:n tarjoama Opiferus Taloussuunnittelu.
Sarastian kanssa on keskusteltu järjestelmän vaihdosta ja Sarastia on osaltaan sitoutunut osallistumaan tarvittavien liittymien rakentamiseen taloussuunnittelujärjestelmän ja talousraportointijärjestelmän välille. Kaupunginhallituksen 30.1.2023 § 51 hyväksymän Sarastia Oy sopimuksen julkisen hintaliitteen mukaan taloussuunnittelukokonaisuudesta vuonna 2023 maksettava summa on lisenssimaksuineen 85 501 euroa. Tämä kustannus tulee pääosin poistumaan järjestelmän korvaamisen myötä.
Koska vuoden 2024 talousarvion valmistelu on jo käynnissä, pitää korvaavan järjestelmän hankinta toteuttaa nopealla aikataululla suorahankintana.
Sopimuksen voimassaolo: Toistaiseksi
Hankintahinta: Toistaiseksi tai määrittelemättömän ajan voimassa olevan sopimuksen perusteena käytetään ennakoitua kuukausiarvoa kerrottuna luvulla 48 (ml. kertaluonteiset kustannukset kuten esim. käyttöönottokustannukset). Hankinnan hinta edellä mainitulla laskentatavalla on optioineen 59 100 euroa eli se alittaa hankintalain 25 § mukaisen tavaroiden, palveluiden ja suunnittelukilpailujen kansallisen kynnysarvon (60 000 euroa).
Elinvoima- ja ympäristötoimialan toimintasäännön mukaan ICT-yksikön päälliköllä on valtuudet päättää hankinnoista 100 000 € saakka.
Kuntalain 110 § mukaan kunnan on laadittava talousarvio, jota kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava. Kustannuspaikkatasoisen talousarvioseurannan ja tilinpäätöksessä tehtävän talousarvion toteutumisraportoinnin onnistumiseksi on talousarvion laadinnassa välttämätöntä käyttää tarkoitukseen suunnattua ohjelmistoa, minkä jälkeen talousarviotiedot voidaan yhdistää kirjanpidon toteumadataan.
Päätän hankkia Opiferus Taloussuunnittelu -ohjelmiston Softwave Ohjelmistot Oy:ltä 28.4.2023 saadun tarjouksen mukaisesti. Hankinnan hinta on optioineen 59 100 euroa. Hankinta maksetaan ICT-yksikön määrärahoista.