PRIDno-2023-2313
Vuokrattava tila sijaitsee ala- ja yläkellariarkistotilojen välittömässä läheisyydessä ja kaupungilla ei ole osoittaa lähialueelta omia tiloja vuokrattavaksi henkilöstö- ja digitointitilaksi.
Arkistotilan yläkellari määräajan jatkamisella mahdollistetaan arkistotilan säilymisen arkistomateriaalin digitoinnin ajaksi.
Teknisen toimialan toimintasäännön mukaan tilayksikön päällikkö päättää ulkoa vuokrattujen vuokrasopimukset, kun vuosivuokra on alle 50 000,00 €/vuosi alv.0 %
Porin kaupunginteknisellä toimiala on vuokrannut kaksi eri tilaa arkistoitavalle materiaalille kahdessa eri tasossa osoitteesta Itäpuisto 7, alakellari 219,5 m² ja yläkellari 214,0 m² yhteensä 433,5 m². Tiloissa ei ole tauko-, wc-, peseytymistilojen käyttömahdollisuutta. Lähin mahdollinen paikka arkistohenkilöille on Itäpuiston toisella puolen sijaitseva kaupungin asiakaspalvelun henkilöstölle tarkoitettujen vuokratilojen yhteydessä olevat sosiaalitilat, jotka ovat käytännön kannalta ongelmalliset käyttää.
Aluehallintovirasto on tehnyt arkistotiloihin katselmuskäynnin ja ohjeisti työnantajaa toimimaan mitä henkilöstötiloista on säädetty työturvallisuuslain 48 §:ssä. Työnantajan tulee noudattaa myös mitä henkilöstötiloista on työpaikkojen turvallisuus- ja terveysvaatimuksista (577/2033) asetuksessa §:ssä 6 todettu.
Porin kaupunki on päättänyt tarkastuksen johdosta hankkia asiakirjahallinnon käyttöön henkilöstötilat, tilassa on tarkoitus myös digitoida pitkäaikaisesti säilytettävää aineistoa, joka olisi sitten hävitettävissä digitoinnin jälkeen.
Uusiin tiloihin tulisi yksi vakituinen työpiste ja vaihtelevasti 1-3 muuta työntekijää, sekä tilat pitkäaikaisesti säilytettävän arkistomateriaalin digitoinnille. Tilat sijaitsevat edellä mainittujen arkistotilojen yläpuolella ja tilaan voidaan siirtää digitoitavaa materiaalia ala- ja yläkellarista hissillä. Tiloihin tehdään muutostyöt arkistohenkilökunnan kanssa laaditun pohjakuvan perusteella.
Lisäksi jatketaan arkistotilan 10Ac (yläkellari) vuokrasopimuksen määräaikaa 1.1.2024 alkaen kolmella vuodella päättyen 31.12.2026
Vuokrakustannukset henkilöstö- ja digitointitila 1 150,0 €/kk + 929,10 €/kk = 2 079,1 €/kk alv.0 %
ja vuokrakustannukset arkistotila yläkellari 1 471,0 €/kk yhteensä = 3 550,1 €/kk alv.0 %
Päätän, että vuokrasopimus tehdään esitetyn vuokrasopimusluonnoksen mukaisesti ja tilat vuokrataan aikaisintaan arkistohallinnon käyttöön 1.8.2023 alkaen. Lisäksi päätän jatkaa arkistotilan yläkellari tilanumero 10Ac vuokrasopimuksen määräaikaa 31.12.2026 asti.