Tekninen lautakunta, kokous 17.10.2023

Perustelut

Porin kaupunginhallitus päätti hyväksyä Pasaasin päiväkodin hankesuunnitelman 14.8.2023 §365 osana investointiohjelmaa ja liittää hankesuunnitelman perusteluiksi kaupungin tulevien vuosien taloussuunnitelmaan. 

Pasaasin päiväkoti vuokrataan hankesuunnitelman mukaisesti viideksi (5) vuodeksi, jonka jälkeen tilaaja varaa itselleen oikeuden kolmelle (3) vuodelle. Vuokrattava päiväkoti toteutetaan tilaelementti ratkaisuna, siten, että toiminta päiväkodissa voi alkaa toukokuussa 2024. Oletusarvona on, että sopimus on voimassa 1.4.2024 ja päättyy 31.3.2029.  Päiväkoti toteutetaan Porin kaupungin omistamalle tontille (609-13-13-2), osoitteeseen Kuninkaanhaanpiha 8, 28130 Pori.

Hankinta

Pasaasin siirtokelpoisesta päiväkotirakennuksesta julkaistiin kansallinen hankintailmoitus Hilmassa 21.8.2023 ja tarjoukset pyydettiin toimittamaan hankintayksikölle viimeistään 25.9.2023 klo 12:00 mennessä. Määräaikaan mennessä saatiin neljä tarjousta seuraavilta yrityksiltä:

1. Adapteo Finland Oy
2. Algeco Oy
3. Koskirent Oy
4. Parmaco Oy

Tarjousten tarkastaminen

Tarjouspyynnön vaatimukset:

Muotovaatimukset
Kaikki tarjoukset toimitettiin määräaikaan mennessä pyydetyssä muodossa siten kuin tarjouspyynnössä oli edellytetty.

Tarjoajien soveltuvuus
Kaikkien tarjoajien todettiin täyttävän tarjoajalle tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Arvioinnissa todettiin, että yksikään tarjouksista ei vastaa tarjouspyyntöä. Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset suljetaan vertailusta ja mikäli kaikki saapuneet tarjoukset tai sen osat ovat tarjouspyynnön vastaisia tai soveltumattomia, voidaan siirtyä neuvottelumenettelyn kaltaiseen neuvotteluun.

Siirtyminen neuvottelumenettelyyn

Neuvottelumenettelyyn kutsu
Hankintayksikkö päätti, että hankintamenettelyä jatketaan siirtymällä neuvottelumenettelyyn, johon kutsutaan kaikki edellä luetellut tarjoajat. Uutta hankintailmoitusta ei ole tarpeen julkaista, koska neuvottelumenettelyyn kutsutaan kaikki tarjoajat, jotka täyttävät soveltuvuusvaatimukset ja jotka ovat jättäneet tarjouksensa tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisesti.

Neuvottelumenettely käytiin kirjallisesti ja tarkoituksena oli, että yhden kirjallisen neuvottelukierroksen jälkeen tarjoajat ovat täsmentäneet tarjouksensa vastaamaan tarjouspyynnön ehtoja niin, että tarjousvertailuun voidaan siirtyä.

Tarjousten täsmentäminen

Tarjoajille varattiin tilaisuus täsmentää tarjoustaan siltä osin, kun tarjous on todettu tarjouspyynnön vastaiseksi. Tarjouspyynnön vastaiseksi todetut asiat on yksilöity kullekin tarjoajalle toimitetussa kirjeessä. Tarjoukseen sai tehdä ainoastaan sellaisia muutoksia, jotka aiheutuvat hankintayksiön yksilöimästä tarjouspyynnön vastaisuudesta. Tarjoajalla oli mahdollisuus vetäytyä tarjouskilpailusta, mikäli se ei pysty täyttämään tarjouspyynnön vaatimuksia.

Tarjoajan tuli toimittaa tarjouksen täsmennys hankintayksikölle 12.10.2023 klo 12:00 mennessä.

Määräaikaan mennessä saatiin neljä täsmennettyä tarjousta:

1. Adapteo Finland Oy
2. Algeco Oy
3. Koskirent Oy
4. Parmaco Oy

Tarjoukset tulevat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 7 §:n 2 momentin mukaan julkiseksi vasta, kun hankinta on tehty. Tarjoajilla on kuitenkin asianosaisina oikeus saada tieto tarjousvertailusta.

Täsmennysten tarkastaminen ja tarjousten vertailu

Täsmennykset tarkastettiin annetun määräajan jälkeen. Tehdyssä tarkastuksessa todettiin, että kaikki tarjoajat ovat täsmentäneet tarjouksensa vastaamaan tarjouspyyntöä niin, että tarjousvertailuun voitiin siirtyä.

Tarjousten vertailussa valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, joka on tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti hinnaltaan halvin. Tarjousten vertailu on esitetty asianosaisille toimitettavassa hankintaa koskevassa tarjousten vertailutaulukossa. Tarjouspyynnön mukaan toimittajaksi valitaan halvimman vertailuhinnan 5 + 3 vuoden vuokra-ajalle antanut toimittaja. Halvimman vertailuhinnan 2878200 € antoi Parmaco Oy. 

Parmaco Oy:n kuukausivuokra on 41574 €/kk. Tarjouspyynnön mukaisesti tilaaja maksaa rakennuksen kiinteistönhoidosta sisältäen mm. sähkö-, vesi- ja lämmityskulut. Kiinteistönhoidon kustannuksiksi vuositasolla on arvioitu 21000 €/kk. Tarjouspyynnön mukaan hankkeen perustusten, pihan- ja liikennealueiden rakentaminen kuuluu tilaajalle ja niiden toteuttamiseen on varattu rahoitusta 450000 euroa.

Hankkeen muut kulut

Tilaaja vastaa tarjouspyynnön mukaisesti rakennuksen kiinteistönhoidosta sisältäen mm. sähkö-, vesi- ja lämmityskulut. Kiinteistönhoidon kustannuksiksi vuositasolla on arvioitu 250.000 €/v eli viiden vuoden aikana 1.250.000 euroa. Lisäksi Hankkeelle on varattu rahoitusta perustusten, pihan, liikennealueiden ja liittymien rakentamiseen 450.000 euroa.

Liitteet

1. Tarjousten avauspöytäkirja 
2. Tarjousten vertailutaulukko 
3. Tarjouspyyntö 
4. Parmaco Oy:n tarjouspiirustukset: pohja, leikkaus, julkisivut, asemapiirros ja pihasuunnitelma,  
5. Vuokrasopimusluonnos,
6. Käytönaikainen vastuunjako,
7. Rakennusajan vastuunjako.

Ehdotus

Esittelijä

Tekninen lautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että Pasaasin siirtokelpoinen päiväkoti hankitaan vuokraamalla viideksi vuodeksi osoitteeseen Kuninkaanhaanpiha 8 vuokrasopimusluonnoksen mukaan Parmaco Oy:ltä. Lisäksi tekninen lautakunta esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että teknisen toimialan toimialajohtajalla on oikeus allekirjoittaa vuokrasopimus ja tarvittaessa tehdä sopimukseen teknisiä tarkistuksia, jotka eivät muuta sopimuksen olennaista sisältöä ja päättää optiovuosien käytöstä.

Pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan kokouksessa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Lisäksi lautakunta päätti tarkastaa tämän asian välittömästi kokouksessa.