Päätöksen peruste
Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset:
Hankintaan liittyy useita kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimuksia, jotka on selvitetty tarkemmin liitteenä olevassa tarjousten vertailutaulukossa vaatimusten suuren määrän vuoksi. Kelpoisuustarkistuksen perusteella todettiin, että kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset.
Kokonaistaloudelliset valintakriteerit:
Vertailukriteerinä oli halvin kokonaishinta.
Tarjousten arviointi ja vertailu:
Tarjousten hintapisteet laskettiin siten, että halvin tarjoushinta sai enimmät hintapisteet ja muut tarjoushinnat suhteutettiin halvimpaan hintaan (kaavalla: maksimipisteet * halvin kokonaishinta hinta / ko. tarjouksen kokonaishinta). Hankinnasta muodostetaan puitejärjestely, johon valitaan kolme eniten pisteitä saanutta tarjousta.
Tarjousten kokonaispisteet jakautuvat seuraavasti:
1. Marski Data Oy, 100p
2. Lyreco Finland Oy, 98,99p
3. Geomailer Oy, 89,68
4. Digitouch Group Oy, 80,28p
5. Suomen Koulupalvelu Oy, 76,16p
6. Caverion Suomi Oy, 72,75p
7. Aurora-AV Oy, 41,18p
Tarjousvertailu tulee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 6 §:n 3 momentin mukaan julkiseksi vasta, kun sopimus on tehty. Tarjoajilla on kuitenkin asianosaisina oikeus saada tieto tarjousvertailusta. Tämän jälkeenkään eivät liikesalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot ole julkisia. Tarjotun palvelun kokonaishinta ei kuitenkaan ole liikesalaisuus.
Kuvaus
Hankinta koskee Porin kaupungin tarpeisiin hankittavia AV-laitteita sisältäen seuraavat tuoteryhmät:
- dataprojektorit
- dokumenttikamerat
- 24/7 digital signage-näytöt
- kosketusnäytöt.
Hankintaan eivät sisälly kuluttajakäyttöön tarkoitetut tavalliset TV-vastaanottimet.
Kaikkia tarjouspyynnössä pyydettyjä kohderyhmiä ja tuotteita tuli tarjota. Ilmoitetut hankintamäärät ovat karkeita arvioita vuosiostoista, eivätkä sido tilaajaa. Tuotteita tilataan ainoastaan tarpeen mukaan. Uudis- tai saneerauskohteet voivat nostaa hankintamääriä. Ennakoitujen määrien ilmoittamisen tavoitteena oli ainoastaan saada tarjousten hinnat laskentateknisesti vertailukelpoisiksi.
Sopimuskausi alkaa, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja sopimus on allekirjoitettu. Edellinen sopimuskausi päättyy 23.7.2024, joten uudet sopimukset tulevat voimaan aikaisintaan 24.7.2024. Sopimukset ovat voimassa 30.6.2025 asti, jonka jälkeen optio sopimuksen jatkamisesta toistaiseksi voimassa olevana, kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla.
Kyseessä on Porin kaupunginhallituksen määrittämä yhteishankinta, jotka hankintapalvelut kilpailuttaa ja joista hankintapäällikkö tekee hankintapäätöksen. Hankintaa on valmisteltu Porin kaupungin tietohallintoyksikön kanssa.
Hankinnasta muodostetaan puitejärjestely, johon valitaan kolme eniten pisteitä saanutta tarjousta: valittujen sopimustoimittajien kanssa tehdään erilliset sopimukset.
Puitejärjestelyn toimintamalli:
- Puitejärjestelyssä noudatetaan alle 10 000 euron hankinnoissa tilaajan vapaata valintaa. Yli 5 000 euron hankinnat voidaan minikilpailuttaa puitejärjestelyssä mukana olevien sopimustoimittajien kesken.
- Yli 10 000 euron hankinnoista tehdään aina minikilpailutus puitejärjestelyn sisällä.
- Mikäli hankinnan laatu tai laajuus edellyttää, voidaan hankinta kilpailuttaa myös tämän sopimuksen ulkopuolelta.
Hankinnassa on mukana: Pori
Tarvittaessa hankintaa voidaan laajentaa hankintapalvelujen yhteistoiminta- ja yhteistyötahojen (mukaan lukien konserniyhtiöt) tarpeisiin; näissä tapauksissa tulee aina ensin olla yhteydessä Porin kaupungin hankintapalveluihin.
Hankinnan ennakoitu arvo on 1 000 000 euroa. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus Tarjouspalvelu.fi/Pori kautta Hilmassa 5.4.2024. Tarjousaika päättyi 10.5.2024 klo 12.00. Hankintamenettely oli avoin. Osatarjousta ei hyväksytty.
Määräaikaan mennessä tarjouksen antoivat:
Aurora-AV Oy
Caverion Suomi Oy
Digitouch Group Oy
Geomailer Oy
Lyreco Finland Oy
Marski Data Oy
Suomen Koulupalvelu Oy