Päätöksen peruste
Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset
Hankintaan liittyy useita kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimuksia, jotka on selvitetty tarkemmin liitteenä olevassa vertailutaulukossa (Vertailu Leipä- ja leipomotuotteet). Kelpoisuustarkistuksen perusteella todettiin, että saadut tarjoukset täyttävät tarjouspyynnön kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset.
Kokonaistaloudelliset valintakriteerit
Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.
Tarjousten arviointi ja vertailu
Maksimipisteet ovat 100 pistettä, jakautuen seuraavasti:
HINTA max 65 p.
LAATU/TOIMINNALLISET OMINAISUUDET max 35 p.
- Näytetuotteet max 15 p.
- Valikoiman laajuus ja hintataso max. 10 p
- Laatu- ja ympäristöhallinta ja dokumentointi max. 10 p.
Hinta
Tarjouspyynnöllä pyydettiin kolmenkymmenenyhden (31) tuotteen hintaa, jotka kerrottiin arvioiduilla vuosivolyymeilla. Tarjouspyynnölle valikoitiin tuotteet yhdessä palveluliikelaitoksen ja yhteistoimintatahojen asiantuntijoiden kanssa.
Tarjousten hintapisteet laskettiin siten, että halvin tarjoushinta sai enimmät hintapisteet ja muut tarjoushinnat suhteutettiin halvimpaan hintaan kaavalla: maksimipisteet * halvin tarjottu hinta / ko. tarjouksen hinta.
Laatu/toiminnalliset ominaisuudet
Näytetuotteet
Tarjouksen jättäneitä pyydettiin toimittamaan tarjouspyynnöllä mainitut näytetuotteet arvioitavaksi. Valikoidut tuotteet arviointiin olivat: ruispala, sekaleipäviipale, kaurapala (ohut), sämpylä (leivonnassa käytetty vähintään kahta eri viljaa), sämpylä (leivonnassa käytetty vähintään 10 % jotain juuresta) ja pitko (arkinen, viipaloitu).
Näytetuotteille tarjousten arviointityöryhmässä annettiin pisteitä (0-3) seuraavasti:
- enimmäkseen tavoitteiden vastainen = 0 p
- ei täysin vastaa tavoitetta = 1 p
- vastaa käsitystä hyvästä tuotteesta = 2 p
- osoittaa merkittävää lisäarvoa = 3 p.
Näytetuotteiden arviointitilaisuus järjestettiin Cygnaeuksen ruokapalvelukeskuksessa perjantaina 29.9.2023 klo 13 alkaen. Näytetuotteita oli arvioimassa yhteensä kahdeksan asiantuntijaa Porin palveluliikelaitokselta ja yhteistoimintatahoilta. Pisteytyksen lisäksi arvioijilla oli mahdollisuus antaa tuotteista sanalliset arvioinnit. Kaikkien arvioijien ja näytteiden pisteistä laskettiin kokonaiskeskiarvo ja parhaimman kokonaiskeskiarvon saanut toimittaja sai kohdasta maksimipisteet, muut suhteutettiin siihen kaavalla: maksimipisteet * ko. tarjouksen pisteet/korkeimmat arviointipisteet. Tarkemmat tiedot vertailutaulukon välilehdellä 2.
Valikoiman laajuus ja hintataso sekä laatu- ja ympäristöhallinta ja dokumentointi
Tarjoajien tuli ladata tarjoukseen hinnasto muun valikoiman osalta. Arvioitavana oli valikoiman laajuus ja hintataso. Lisäksi tarjoajien tuli antaa selvitys yrityksen laatu- ja ympäristönhallinnasta sekä niiden dokumentoinnista. Arvioitavana oli ympäristöjärjestelmän/-dokumentin sisältö ja hallinnan varmistus.
Hinnastosta ja valikoimasta sekä yrityksen laatu- ja ympäristönhallinnasta sekä niiden dokumentoinnista tarjousten arviointityöryhmässä annettiin pisteitä (0-3) seuraavasti:
- enimmäkseen tavoitteiden vastainen = 0 p
- ei täysin vastaa tavoitetta = 1 p
- vastaa käsitystä hyvästä tuotteesta = 2 p
- osoittaa merkittävää lisäarvoa = 3 p.
Eniten arviointipisteitä saanut tarjous saa kriteerin täydet prosentit ja muut suhteessa siihen kaavalla: maksimipisteet * ko. tarjouksen pisteet/korkeimmat arviointipisteet.
Toiminnallisten ominaisuuksien pisteet laskettiin yhteen hintapisteiden kanssa.
Palvelun toimittajaksi valitaan suuremmat kokonaispisteet saanut tarjoaja.
Tarjousvertailu tulee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 6 §:n 3 momentin mukaan julkiseksi vasta, kun sopimus on tehty. Tarjoajilla on kuitenkin asianosaisina oikeus saada tieto tarjousvertailusta. Tämän jälkeenkään eivät liikesalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot ole julkisia. Tarjotun palvelun kokonaishinta ei kuitenkaan ole liikesalaisuus.