PRIDno-2026-1801
Vaihtoehtojen vertailun perusteella Porin kaupungin valinta on Veloran hankintakanavan (Atea Finland Oy:n verkkokaupan) hyödyntäminen. Valinnan todettiin:
Hankintapalvelut on informoinut vaihtoehdoista ja Porin valinnasta hankintapalvelujen yhteistoiminta-alueen kuntia, jotta varmistetaan, että YTA-kunnat ovat tietoisia mahdollisuudesta hyödyntää samaa hankintakanavaa monitoimilaitteiden hankinnassa. Veloran hankintakanavan käyttö ei edellytä erillistä sitoutumista tai liittymistä, vaan ainoastaan toimitussopimuksen tekemistä Atea Finland Oy:n kanssa.
Hankinnan kohteena on monitoimilaitteiden hankinta vuosille 2026 - 2028 Aiemmassa sopimuksessa mukana olleet tulostuslaitteet palveluineen eivät sisälly tähän päätökseen, koska niiden hankintatarpeet ovat viime vuosina olleet satunnaisia ja kaupungin tulostusympäristön pääpaino on yhteiskäyttöisissä monitoimilaitteissa.
Kyseessä on Porin kaupunginhallituksen määrittämä yhteishankinta, jotka hankintapalvelut kilpailuttaa ja joista hankintapäällikkö tekee hankintapäätöksen.
Edellinen monitoimi- ja tulostuslaitteet palveluineen -sopimus on päättynyt marraskuussa 2025. Sopimus perustui Hanselin puitejärjestelyn sisäiseen minikilpailutukseen. Hankintapalvelut on selvittänyt yhdessä Porin kaupungin tietohallintoyksikön kanssa vaihtoehtoisia tapoja uuden sopimuksen toteuttamiseksi.
Arvioidut vaihtoehdot
Uutta monitoimilaitteita koskevaa sopimusratkaisua varten tarkasteltiin kolmea vaihtoehtoista menettelytapaa:
Hanselin puitejärjestely ja siihen perustuva toimintamalli Hansel tarjosi mahdollisuuden sitoutua uuteen, aikaisempaa vastaavaan, puitejärjestelyyn ja menettelytapaa arvioitiin yhtenä vaihtoehtona. Aiemman menettelyn todettiin edellyttävän useita erillisiä vaiheita ja olevan kokonaisuutena verrattain raskas toteuttaa eikä lopputulos välttämättä vastaa tarpeita. Vaihtoehtoa ei pidetty tarkoituksenmukaisena.
Yhteiskilpailutus yhteishankintayksikkö Sarastian hankintapalvelujen kanssa Toisena vaihtoehtona tarkasteltiin yhteiskilpailutusta Sarastian hankintapalvelujen kanssa, tavoitteena volyymiedun ja prosessisäästöjen saavuttaminen. Menettely olisi edellyttänyt hankintaprosessin rakentamista alusta, mukaan lukien tarjouspyynnön määrittelyt. Kilpailutuksen lopputuloksena olisi ollut mahdollista, että toimittaja ja laitemerkki vaihtuvat. Tämä olisi voinut aiheuttaa käytännön haasteita, kuten turvatulostusmääritysten uudelleen tekemistä ja päällekkäisyyksiä. Koska nykyinen turvatulostusratkaisu on vasta otettu käyttöön ja toimii tarkoituksenmukaisesti, riski ratkaisun muuttumisesta ja vaikutuksista käytäntöön olisi ollut merkittävä. Vaihtoehto voidaan ottaa tarkasteluun myöhemmin, kun laite- ja turvatulostuskokonaisuus on vakiintunut ja muutokset ovat helpommin hallittavissa.
Yhteishankintayksikkö Veloran (Tiera) hankintakanava: verkkokauppa Kolmantena vaihtoehtona arvioitiin Veloran hankintakanavan eli verkkokaupan, jossa on toimittajana Atea Finland Oy, hyödyntämistä. Sen kautta on mahdollista hankkia samoja laitteita (Kyocera), kuin edellisellä sopimuksella. Menettelyn etuina todettiin volyymi- ja prosessisäästöjen saavuttaminen, keskitetty sopimushallinta sekä laitekannan yhtenäisyyden jatkuminen. Hintataso arvioitiin kilpailukykyiseksi, ja hinnankorotusten todettiin vastaavan alan yleistä kehitystä.
Päätetään edellä mainituin perustein, että Porin kaupungin monitoimilaitteet hankintaan Veloran verkkokaupasta, jossa toimittajana on Atea Finland Oy. Asiakaskohtaisen toimitussopimuksen sopimuskausi alkaa, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja sopimus on allekirjoitettu. Veloran verkkokaupan sopimuskausi on alkanut syyskuussa 2024 ja kestää neljä vuotta; näin olleen sopimuskausi päättyy 9 / 2028.