Päätöksen peruste
Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset:
Hankintaan liittyi useita kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimuksia. Kelpoisuustarkistuksen yhteydessä todettiin, että Suomen Alfa Cleaning Oy:n tarjous osa-alueeseen 1 ei täyttänyt tarjouspyynnön ehtoja, minkä vuoksi sitä ei otettu mukaan tarjousvertailuun. Suomen Alfa Cleaning Oy:n tarjous ei täyttänyt tarjouspyynnön ehtoja seuraavilta osin:
- Veden- ja pölynimuri, tarjotun laitteen säiliön tilavuus ei vastaa tarjouspyynnön vaatimusta
- Akkukäyttöinen telaharjaimuri, tarjotun laitteen alipaine ei vastaa tarjouspyynnön vaatimusta
- Painehuuhtelulaite, tarjotun laitteen säiliötilavuus ei vastaa tarjouspyynnön vaatimusta
- Akkukäyttöinen yhdistelmäkone 40-45cm (harjavetoinen), tarjotun laitteen imusuulakkeen leveys, puhdasvesisäiliön tilavuus, likavesisäiliön tilavuus ja paino käyttövalmiina eivät vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia
- Akkukäyttöinen yhdistelmäkone 45-50cm (pyörävetoinen), tarjotun laitteen likavesisäiliön tilavuus ei vastaa tarjouspyynnön vaatimusta
- Akkukäyttöinen yhdistelmäkone 50-55cm (pyörävetoinen), tarjotun laitteen likavesisäiliön tilavuus ei vastaa tarjouspyynnön vaatimusta
Muiden tarjoajien tarjoukset täyttivät asetetut kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset.
Kokonaistaloudelliset valintakriteerit:
Puitejärjestelyyn valitaan osa-alueittain enintään kolme (3) kokonaistaloudellisesti edullisinta palveluntarjoajaa. Vertailukriteereinä ovat:
Hinta max 60p
Tarjousten hintapisteet lasketaan siten, että halvin tarjoushinta saa enimmät hintapisteet ja muut tarjoushinnat suhteutetaan halvimpaan hintaan (kaavalla: pienin annettu arvo/tarjottu arvo * maksimipisteet)
Toiminnalliset ominaisuudet max 40p
- Huollon vasteaika max 15p
- Laajennetut huoltopalvelut (esim. ennakoivat huollot, määräaikaishuollot tai muut palvelut, jotka tukevat laitteen jatkuvaa toimintaa) max 5p
- Takuunalainen veloitukseton lainalaitepalvelu huollon ajaksi max 5p
- Toimitusajat max 5p
- Takuun jälkeiset huoltopalvelut max 5p
- Varaosien saatavuus max 5p
Laadun pisteiden laskentakaava: (tarjottu arvo / suurin annettu arvo) * maksimipisteet.
Hintapisteet ja toiminnallisten ominaisuuksien pisteet lasketaan yhteen. Puitejärjestelyyn valitaan osa-alueittain enintään kolme eniten kokonaispisteitä saanutta tarjoajaa.
Pisteet jakautuivat tarjoajien kesken seuraavasti:
Osa-alue 1: Perinteiset siivouskoneet ja -laitteet
Surmet Oy 100p
Rannikon Siivoustukku Oy 95,19p
VeliMark Oy 93,53p
Osa-alue 2: Robottikäyttöiset siivouskoneet ja -laitteet
OrboTech Finland Oy AB 100p
SKT-Trading Oy 97,65p
Surmet Oy 81,65p
Tarjousvertailu tulee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 6 §:n 3 momentin mukaan julkiseksi vasta, kun sopimus on tehty. Tarjoajilla on kuitenkin asianosaisina oikeus saada tieto tarjousvertailusta. Tämän jälkeenkään eivät liikesalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot ole julkisia. Tarjotun palvelun kokonaishinta ei kuitenkaan ole liikesalaisuus.
Kuvaus
Hankinta koskee Porin kaupungin ja hankinnassa mukana olevien yhteistoimintatahojen tarpeisiin hankittavia siivouskoneita ja niihin kuuluvia laitteita.
Sopimuskausi oli suunniteltu alkavaksi 1.5.2025. Aloitusaikataulu on ollut arvio ja sopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Varsinainen sopimuskausi on voimassa 30.4.2026 asti. Sopimukseen sisältyy optio sopimuksen jatkamisesta toistaiseksi voimassa olevana, kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Optiokauden käytöstä päättää hankintapalvelut ja päätös ilmoitetaan hyvissä ajoin toimittajille.
Hankinta on jaettu kahteen osa-alueeseen, joista kumpaankin valitaan enintään kolme (3) eniten pisteitä saanutta tarjoajaa puitejärjestelyyn. Hankinnan osa-alueet ovat:
I) Perinteiset siivouskoneet ja -laitteet
II) Robottikäyttöiset siivouskoneet ja -laitteet.
Kaikkia tarjouspyynnössä pyydettyjä kohderyhmiä ja tuotteita tuli tarjota osa-alueittain. Tarjouksen pystyi jättämään yhteen tai kahteen osa-alueeseen.
Valittujen sopimustoimittajien kanssa tehdään erilliset sopimukset.
Puitejärjestelyn toimintamalli:
- Puitejärjestelyssä noudatetaan alle 1000 euron hankinnoissa tilaajan vapaata valintaa. Yli 1000 euron hankinnat voidaan minikilpailuttaa puitejärjestelyssä mukana olevien sopimustoimittajien kesken.
- Yli 5000 euron hankinnoista tehdään aina minikilpailutus puitejärjestelyn sisällä.
- Mikäli sopimustoimittajat eivät pysty täyttämään hankinnan vaatimuksia esimerkiksi laadun, toimitusajan tai laajuuden osalta, voidaan hankinta kilpailuttaa myös tämän sopimuksen ulkopuolelta.
Siivouskoneita ja -laitteita tullaan hankkimaan täydennyshankintoina tarpeiden ja määrärahojen puitteissa.
Kyseessä on Porin kaupunginhallituksen määrittämä yhteishankinta, jotka hankintapalvelut kilpailuttaa ja joista hankintapäällikkö tekee hankintapäätöksen. Hankintaa on valmisteltu Porin kaupungin palveluliikelaitoksen ja mukana olevien yhteistoimintatahojen kanssa.
Hankinnassa ovat mukana: Pori, Harjavalta, Huittinen, Kokemäki, Merikarvia ja Nakkila.
Tarvittaessa hankintaa voidaan laajentaa hankintapalvelujen yhteistoiminta- ja yhteistyötahojen (mukaan lukien konserniyhtiöt) tarpeisiin; näissä tapauksissa tulee aina ensin olla yhteydessä Porin kaupungin hankintapalveluihin.
Hankinnan ennakoitu arvo on 800 000 euroa. Hankinta jakautuu kahteen osa-alueeseen, joiden kummankin ennakoitu arvo on 400 000 euroa. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä. Hankinnasta on julkaistu ennakkoilmoitus 20.1.2025. Varsinainen hankintailmoitus on julkaistu Tarjouspalvelu.fi/Pori kautta Hilmassa 28.2.2025. Tarjousaika päättyi 1.4.2025 klo 12.00. Hankintamenettely oli avoin. Määräaikaan mennessä vastaanotettiin seuraavat tarjoukset:
Osa-alue 1: Perinteiset siivouskoneet ja -laitteet
Rannikon Siivoustukku Oy
Suomen Alfa Cleaning Oy
Surmet Oy
VeliMark Oy
Osa-alue 2: Robottikäyttöiset siivouskoneet ja -laitteet
OrboTech Finland Oy AB
SKT-Trading Oy
Surmet Oy