§ 18 Toimeksiantosopimus vakuutusmeklaripalveluista

Päätöksen peruste

Koska kaupungin vakuutuspalveluiden hankinta on jakaantunut kolmeen eri yhtiöön, on tällä hetkellä If:ssä vakuutettuna olevan laajan vakuutuskokonaisuuden, omaisuuden, toiminnan ja ajoneuvojen vakuutusten osalta, niiden hallinnoinnin helpottamiseksi ja vakuutusalan erityisosaamisen varmistamiseksi tarpeen käyttää vakuutusmeklariyhtiö Novum Oy:n palveluita. Novum Oy:n valitsemista edelleen omaisuuden, toiminnan ja ajoneuvojen vakuutuskokonaisuuden hallinnoinnin palveluiden tuottajaksi puoltaa vakiintuneen toimintatavan ja saumattoman yhteistyön jatkuminen sekä Novum Oy:n hyvä tuntemus ja kokemus kaupungin toimintaympäristöstä ja sen toimihenkilöistä. Tätä kokemusta Novumille on kertynyt mm. kaupungin vakuutuskokonaisuuden kilpailutusten kautta ja tästä katsotaan olevan hyötyä jatkossakin, tulevien toiminnallisten muutosten vakuutustoimintaan liittyvien vaikutusten arvioinnissa, joista tulossa on vuonna 2024 valmisteluun tuleva vakuutusturvan läpikäyminen koskien työvoimapalveluiden järjestämisvastuun siirtymistä kaupungin hoidettavaksi 1.1.2025 alkaen. Novum Oy:n kanssa toimeksiannon jatkamista tukee lisäksi myös Porin taidemuseon, edelleen keskeneräisen, laajan palovahinkotapahtuman meklarin toimesta tapahtuva korvauskäsittelyn seuranta ja yhteydenpito kaupungin puolesta taidemuseon vahinkotapahtuman aikana kaupungin omaisuusvakuuttajana olleen vakuutusyhtiö LähiTapiolan suuntaan.

Konsernipalvelujen toimintasäännön 23 §:n mukaan rahoitusjohtajan hankintavaltuus on 50.000 euroa.

Kuvaus

Porin kaupungin vakuutuskokonaisuuden muodostavat henkilövakuutukset, omaisuuden, toiminnan ja ajoneuvojen vakuutukset sekä työntekijöiden ryhmähenkivakuutus. Nämä vakuutukset jakautuvat kolmeen eri vakuutusyhtiöön. Lisäksi kaupungilla on oma vahinkorahasto, minkä kautta vakuutettuna on pääosa kaupungin irtaimesta omaisuudesta. Kaupungin vakuutuskokonaisuuden ja vahinkorahaston hallinnoinnista vastaa omistajaohjaus- ja rahoitusyksikkö rahoitusjohtajan johdolla ja käytännössä vakuutuskokonaisuuden koordinoinnista, ohjauksesta ja neuvonnasta vastaa vakuutusyhdyshenkilönä toimiva omistajaohjauksen controller.

Kaupungin vakuutukset on kilpailutettu vakuutusmeklari Novum Oy:n toimesta, erillisellä toimeksiannolla. Kaupunginhallitus on valinnut 6.9.2021 § 607 Omaisuuden,​ toiminnan ja ajoneuvojen vakuutusten vakuuttajaksi If Vahinkovakuutus Oyj:n ja nämä vakuutukset on saatettu voimaan 1.1.2022 alkaen. Työntekijöiden ryhmähenkivakuutus on hankittu edelleen Keva:lta. Viimeisimpänä on kilpailutettu kaupungin henkilövakuutukset vuonna 2022 siten, että ensimmäinen vakuutuskausi on 1.1.2023– 31.12.2023 ja kaupunginhallitus on päättänyt valita Porin kaupungin henkilövakuutusten vakuuttajaksi Pohjola Vakuutus Oy:n. Pohjola Vakuutus Oy:n kanssa kaupungilla on voimassa ns. suora palvelumalli, jolloin molempien osapuolten yhdyshenkilöt suoraan hoitavat kaiken yhteydenpidon, ohjauksen ja neuvonnan. If:ssä vakuutetun vakuutuskokonaisuuden hallinnoinnista on ollut voimassa toimeksiantosopimus Novum Oy:n kanssa.

Vt. rahoitusjohtaja ja vakuutusyhteyshenkilönä toimiva controller ovat neuvotelleet kaupungin nykyisen vakuutusmeklarin, Novum Oy:n edustajan kanssa uudesta toimeksiannosta vakuutusmeklaripalveluista koskien If Vahinkovakuutus Oyj:n vakuutuskokonaisuuden hallinnointia.

Vakuutusmeklaripalveluista on laadittu sopimusluonnos (llite), missä vakuutusmeklaripalvelut / vakuutusturvan hoito- ja hallinnointi vuodesta 2024 alkaen on 11 000 euroa/ vuosi (alv 0) toistaiseksi (sisältäen omaisuuden, toiminnan ja ajoneuvojen vakuutukset). Mahdollisista hinnanmuutoksista neuvotellaan kaupungin kanssa erikseen, ja korjataan hinnasto. Vakuutusmeklaripalkkioon lisätään alv 24 %, arvonlisäverolaki 44 §:n mukaisesti. Sopimus on voimassa 1.1.2024 alkaen toistaiseksi. Sopimus jatkuu automaattisesti kalenterivuoden kerrallaan ja se on irtisanottavissa ilmoittamalla siitä kirjallisesti vähintään 3 kk ennen kalenterivuoden päättymistä.

Toimeksiantosopimukseen sisältyy seuraavia toimitettavia palveluja:

• Vakuutusten ylläpito ja hallinnointi

• Uuden vakuutusdokumentaation ja laskutuksen tarkastaminen

• Vakuutusten hallinnointi, ylläpito ja päivittäminen

• Asiakkaan pyytämien vakuutusturvamuutosten voimaansaattaminen ja vakuutussopimusten irtisanominen

• Vakuutusohjeistuksen laatiminen (vakuutuskäsikirja)

• Asiakkaan pyytämien vakuutustodistusten ja muiden vakuutusdokumenttien hankkiminen

• Tarpeellisten neuvottelujen / koulutusten järjestäminen asiakkaan ja /tai vakuutusyhtiöiden kanssa

• Asiakkaan avustaminen ja neuvonta korvausasioissa

• Vakuutusyhtiön korvauspäätösten oikeellisuuden tarkistaminen

• Asiakkaan avustaminen korvauspäätösten muutoksenhaussa.

Kuvatun vakuutusmeklaripalveluiden toimeksiannon mukainen pienhankinta alittaa kansallisen kynnysarvon.

Päätös

Päätän edellä mainituin perustein vakuutusmeklaripalveluiden toimeksiannosta Novum Oy:lle liitteenä olevan toimeksiantosopimuksen mukaisessa muodossa.