§ 15 Hankintapäätös, M-Reporting-ohjelmistopalvelun pilotti

Päätöksen peruste

Tietohallintoyksikkö on käynyt markkinavuoropuhelua ja arvioinut pilotointiin soveltuvia vaihtoehtoja. Arvioinnin perusteella Protieto FI Oy:n toimittama M-REPORTING-ohjelmistopalvelu soveltuu pilotin toteuttamiseen. 

Käyttöönotto toteutetaan vaiheittain. Ensimmäisessä vaiheessa painopiste on työajankirjauksissa, kustannusten kohdistamisessa ja raportoinnissa. Pilotin aikana arvioidaan myös muiden palvelun toiminnallisuuksien käyttöönottoa.  

Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on 13 883 euroa (alv 0 %). Hankinta alittaa tavara- ja palveluhankintojen kansallisen kynnysarvon ja toteutetaan pienhankintana.  

 Päätösvaltuudet  

Konsernipalvelut-esikuntayksikön toimintasäännön perusteella tietohallintojohtajalla on oikeus päättää hankinnoista 100 000 euroon saakka.

Kuvaus

Porin kaupungin teknisellä toimialalla on tunnistettu tarve kehittää kunnossapidon, ylläpidon ja muun liikkuvan työn työajanseurantaa, raportointia ja tuotannonohjausta. Tällä hetkellä tietoja kerätään osin manuaalisesti ja paperilla, ja tietojen käsittelyyn liittyy useita työvaiheita. Toiminnan seurantaan ei ole käytössä yhtenäistä digitaalista ratkaisua. 
 
M-REPORTING-ohjelmistopalvelu otetaan määräaikaiseen pilotointikäyttöön, jossa arvioidaan tuotannonohjausjärjestelmän hyödyntämistä Porin kaupungin toiminnassa, erityisesti työajan kirjaamisen, kustannuskohdistuksen ja raportoinnin osalta. Pilotissa arvioidaan myös järjestelmän teknistä soveltuvuutta, käyttöönotettavuutta ja käyttäjäkokemusta. Saatuja kokemuksia hyödynnetään tuotannonohjauksen ja työajanseurannan jatkokehittämisessä sekä mahdollisessa hankinnassa. 

Päätös

Päätän, että tietohallintoyksikkö tilaa Protieto FI Oy:n M-REPORTING-ohjelmistopalvelun määräaikaiseen pilotointikäyttöön ajalle 1.11.2026–31.12.2027. 

Hankinta sisältää: 

• M-REPORTING-ohjelmistopalvelun käyttöoikeuden 50 käyttäjälle 

• käyttöönoton suunnittelun ja määrittelyn 

• koulutuksen ja tukipalvelut 

• ylläpitopalvelun pilotin ajan 

Pilotin hinta ajalta 1.11.–31.12.2026 on 1 983 euroa ja vuoden 2027 vuosihinta 11 900 euroa. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo sopimuskaudelta on siten 13 883 euroa (alv 0 %). 
 
Mahdolliset lisä- ja muutostyöt edellyttävät tilaajan etukäteistä kirjallista hyväksyntää ja ne laskutetaan erikseen hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. 
 
Hankinta maksetaan IT-palveluiden kustannuspaikalta 1414560001 vuosien 2026-2027 käyttötalouden määrärahoista. 

Sopimusasiakirjat ovat Cloudiassa nimellä Protieto FI Oy / M-REPORTING / Tuotannonohjaus pilotointi.