PRIDno-2026-3875
Hankinta toteutetaan saadun tarjouksen perusteella suurkuvaskannerin maahantuojalta Grafinet. Grafinetin tarjous sisältää WideTEK 48CL ‑suurkuvaskannerin, siihen liittyvän Batch Scan Wizard Export Suite ‑ohjelmiston metatietojen tuottamiseksi, OCR‑ohjelmistolisenssin, asennus- ja käyttöönottokoulutuksen asiakkaan tiloissa sekä 12 kuukauden tehdastakuun laajennuksen. Lisäksi hintaan sisältyvät pakkaus- ja toimituskulut. Grafinetin tarjouksen kokonaiskustannus on 14 630,00 euroa (alv 0 %).
Lisäksi metatietojen tarkempi määrittely, käyttöönoton tuki ja mahdollinen järjestelmäkohtainen sovitus hankitaan Weasel Softwarelta asiantuntijapalveluna. Weasel Softwaren alustava kustannusarvio on 7 000,00 € (alv 0 %). Työ on mahdollista toteuttaa kiinteähintaisena, kun kaikki tarvittavat yksityiskohdat on täsmennetty.
Ensimmäisessa vaiheessa hankintaan yksi suurkuvaskanneri, jonka hankinnan kokonaiskustannukset on yhteensä 21 630,00 € (alv 0 %). Mikäli hankinta toteutetaan täydessä laajuudessa, joka sisältäisi 3 suurkuvaskanneria sekä asiantuntijapalvelua niin kokonaiskustannus olisi arviolta yhteensä 50 890 € (alv 0 %).
Hankinta on kokonaisuutena toiminnallisesti ja teknisesti tarkoituksenmukainen, ja se tukee organisaation asiakirjahallinnon kehittämistä sekä Kansallisarkiston vaatimusten noudattamista.
Päätösvaltuudet
Konsernipalvelut -esikuntayksikön toimintasäännön (KH 14.4.2025) perusteella tietohallintojohtajalla on oikeus päättää hankinnoista 100 000 euroon saakka.
Rakennusvalvonnan käytössä oleva suurkuvaskanneri on elinkaarensa päässä eikä enää vastaa toiminnan vaatimuksia. Laitteen uusiminen on välttämätöntä toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi. Samassa yhteydessä on tunnistettu lisätarve toiselle suurkuvaskannerille rakennusvalvonnan käyttöön sekä erilliselle skannerille asiakirjahallinnon tarpeisiin, jotta skannaustoiminta voidaan järjestää tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti eri käyttötarpeet huomioiden.
Laitteistohankinnan lisäksi organisaatiolla on tarve ratkaisulle, jolla skannattuihin asiakirjoihin voidaan liittää metatiedot Kansallisarkiston määräysten ja vaatimusten mukaisesti. Metatietojen hallinta on keskeinen edellytys asiakirjojen pitkäaikaissäilytykselle, löydettävyydelle ja sähköiselle asianhallinnalle. Hankinnan valmistelussa on perehdytty muiden kaupunkien toteutuksiin.
Päätän, että Porin kaupungin tietohallintoyksikkö hankkii ensimmäisessa vaiheessa yhden suurkuvaskannerin, jonka hankinnan kokonaiskustannukset on yhteensä 21 630,00 € (alv 0 %). Mikäli hankinta toteutetaan täydessä laajuudessa, joka sisältäisi 3 suurkuvaskanneria sekä asiantuntijapalvelua niin kokonaiskustannus olisi arviolta yhteensä 50 890 € (alv 0 %).
Tarjousten mukaisin ehdoin ja hinnoin. Hankinta maksetaan IT-palveluiden kustannuspaikalta 1414560001 käyttökustannuksista.