PRIDno-2026-1619
Kyseessä on hankintalain mukainen suorahankinta äärimmäisen kiireen perusteella. Kiire johtuu tilaajasta riippumattomista, ennalta arvaamattomista tapahtumista (CaseM 2.0 ‑siirtymä).
Tekoälyratkaisua ei ole mahdollista hankkia muualta seuraavista syistä:
Elinar Oy:n ratkaisu on jo koulutettu ja testattu Porin CaseM 1.0 ‑aineistolla
Uuden toimittajan tekoälyn kouluttaminen, testaus ja käyttöönotto veisi useita kuukausia
Aikataulu ei mahdollista kilpailutusta tai uuden ratkaisun kehittämistä ilman merkittävää riskiä arkistointivelvoitteen laiminlyönnistä
Markkinoilla ei ole valmista, Porin metatietomalliin sovitettua ratkaisua
Uuden toimittajan käyttöönotto ei ole aikataulullisesti realistinen vaihtoehto, eikä se täyttäisi arkistoinnin edellytyksiä ennen CaseM 2.0 ‑siirtymää.
Elinar Oy:n jatkohankinta on ainoa toteuttamiskelpoinen ja ajallisesti mahdollinen keino varmistaa, että CaseM 1.0 ‑aineistot voidaan arkistoida asianmukaisesti ennen CaseM 2.0 ‑käyttöönottoa.
Hankinnan viivästyminen tai epäonnistuminen aiheuttaisi merkittävän riskin lakisääteisten arkistointivelvoitteiden täyttämiselle.
Päätösvaltuus
Tietohallintojohtajalla on oikeus päättää hankinnoista 100 000 euroon asti.
Porin kaupungilla on käytössä Tiera Tiedonhallinta (Fujitsun CaseM), josta asiat siirtyvät arkistoon viiden (5) vuoden kuluttua niiden sulkemisesta. Ennen arkistointia asiakirjojen metatietojen oikeellisuus on lakisääteisesti varmistettava.
Tällä hetkellä Porilla on noin 400 000 asiakirjan arkistointivelvoite, jonka käsittely ajoittuu kriittisesti vuosille 2026–2027. Metatietojen manuaalinen tarkastaminen tässä laajuudessa ei ole käytännössä eikä ajallisesti mahdollista.
Porin kaupungilla on jo aiemmin toteutettu Proof of Concept (PoC) tekoälyratkaisusta Elinar Oy:n kanssa CaseM‑aineistojen metatietojen tarkastamiseen. Ratkaisu on koulutettu Porin metatietomalliin ja CaseM 1.0 ‑aineistoon.
Fujitsun CaseM-järjestelmässä on käynnissä pakotettu ja osin ennakoimaton siirtymä versiosta 1.0 versioon 2.0.
CaseM 2.0 -valmistelussa on ilmennyt useita sellaisia muutoksia, joista asiakasta ei ollut informoitu riittävän ajoissa, mm.:
rakenteisten pohjien poistuminen
merkittävät muutokset metatietomalliin
siirtymäaikataulun olennaiset nopeutukset
infrastruktuurimuutokset (mm. palvelinsijainnit)
Toimittaja ei ole varautunut siihen, että kunnilla – kuten Porin kaupungilla – on edelleen kesken CaseM 1.0 ‑aineistojen arkistointiin liittyviä pakollisia tehtäviä. Mikäli arkistointia ei pystytä tekemään ennen 2.0‑siirtymää, kasvaa merkittävästi riski arkistointivelvoitteiden laiminlyönnistä
Tietohallintoyksikkö päättää jatkaa hankintaa Elinar Oy:ltä tekoälyyn perustuvasta metatietojen tarkastus- ja korjausratkaisusta CaseM‑asiakirjoille suorahankintana äärimmäisen kiireen perusteella.
Kustannukset
Palvelumaksu 880 € / kk tai 490 € / kk (jos AI-ajoa ei suoriteta)
Transaktiomaksu 0,24 € / transaktio
Erikseen tilattavat tuntityöt 130 € / h (täytetään Elinarin tarjouksen perusteella)