§ 40 Hankintapäätös SuomiAreenan 2023 äänentoistosta ja screeneistä

Päätöksen peruste

Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset

Hankinnan kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset on selvitetty tarkemmin liitteenä olevassa vertailutaulukossa ja tarjouspyynnössä

Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset.

Elinvoima- ja ympäristötoimialan toimintasäännön 11 §:n mukaan toimialajohtajalla on hankintavaltuudet enintään 100.000 euroon asti.
Hankintaan liittyvät kustannukset maksetaan elinvoima- ja ympäristötoimialan/SuomiAreenan kustannuspaikalta

Kokonaistaloudelliset valintakriteerit

Tarjouskilpailun valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjousten kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan tarjouksessa annettavien tietojen perusteella, seuraavassa 
tärkeysjärjestyksessä:

1. Hinnoittelu: kohteiden (1 - 6) äänentoisto ja tekniikan vuokrauksen kokonaishinta
2. Palvelukuvaus
3. Referenssit.

Tarjousten arviointi ja vertailu

Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antoi Apaja Capital Oy, co Rajupaja Oy. 

Tarjousvertailu tulee viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 7 §:n 2 momentin mukaan julkiseksi vasta, kun sopimus on tehty. Tarjoajilla on kuitenkin asianosaisina oikeus saada tieto tarjousvertailusta. Tämän jälkeenkään eivät liikesalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot ole julkisia. Tarjotun palvelun kokonaishinta ei kuitenkaan ole liike- tai ammattisalaisuus.

Kuvaus

Porin kaupunki ja MTV järjestävät vuonna 2023 kesäkuussa 27.6.-30.6. SuomiAreena-tapahtuman Porissa.

Porin kaupungin Elinvoima- ja ympäristötoimiala (Matkailu- ja markkinointiyksikkö / VisitPori) pyysi tarjouksia alla mainituista vuokrauksista SuomiAreenan Porin tapahtumassa vuonna 2023. 

ÄÄNENTOISTO- JA TEKNIIKKALAITTEIDEN VUOKRAUS

• tilaisuuksissa tarvitaan ns. head-set mikrofoneja, jotka toimivat lavalla olevien panelistien mikrofoneina, sekä langattomia käsimikrofoneja, jotka toimivat yleisömikrofoneina yleisön kommentteja varten.
• Äänentoiston ja screenien tulee olla käytettävissä SuomiAreena-viikolla tiistaista 27.6. perjantai-iltaan 30.6. sekä tarvittaessa maanantaista 26.6.2023 alkaen (tekniikan tulee olla valmiina niin että sitä voidaan käyttää tarvittaessa 26.6.2022 alkaen).
• Tarjouksen tulee sisältää myös tekniikkahenkilön, joka vastaa äänentoistosta, mikrofonien asennuksesta puhujille kullakin lavalla päivän ajan.

Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava pienhankinta, hankinnan ennakoitu arvo on 55 000€. Hankinta toteutettiin avoimella menettelyllä ja tarjouspyyntö julkaistiin Tarjouspalvelu.fi/Pori –portaalin kautta Hilmassa 17.3.2023. Tarjousaika päättyi 4.4.2023 klo 12.00.

Määräaikaan 04.04.2023 klo 12:00 mennessä tarjouksen antoivat:

- Apaja Capital Oy, co Rajupaja Oy 
- Äänirasia Tapahtumantekijä Oy

Päätös

Päätän, että SuomiAreenan äänitekniikka- ja screenit vuokrataan  Apaja Capital Oy/co Rajupaja Oy:ltä edellä mainituin perustein.