PRIDno-2023-3433
Kevään ja alkukesän 2023 aikana on kartoitettu mahdollisia käyttöön soveltuvia järjestelmiä. Esittelyssä ovat olleet Trail System, Trackinno, Irtaimistorekisteri.fi ja Spotilla. Esittelyihin pyrittiin kutsumaan henkilöstöä, joka työssään osallistuu irtaimen omaisuuden hallintaan ja joilla on siten näkemystä järjestelmän sopivuudesta erilaisiin käyttökohteisiin.
Kaupungin omistama irtaimisto koostuu hyvin erityyppisistä hyödykkeistä, joten järjestelmän pitää soveltua erilaisten omaisuuserien hallintaan, sekä saldopohjaiseen että laitekohtaiseen rekisteröintiin. Järjestelmän tulee olla pilvipohjainen ja käytettävissä sekä selaimella että mobiilisti. Rekisterin ylläpitoon tulee osallistumaan useita tahoja kaupunkiorganisaation eri yksiköistä ja toimipisteistä, joten järjestelmän hinnoittelun pitää mahdollistaa rekisteriä ylläpitävien henkilöiden määrän joustava muokkaaminen.
Erityisesti näiden ominaisuuksien perusteella päädyttiin käynnistämään pilottiprojekti Trail Systemin kanssa syksyllä 2023. Pilotin kesto on 12 kk. Pilottisopimuksen arvo on 4 800 €. Pilotin perusteella kerätään käyttökokemuksia irtaimistonhallintajärjestelmän hankintasopimuksen määrittelyä varten.
Päätösvaltuudet
Elinvoima- ja ympäristötoimialan toimintasäännön perusteella ICT-yksikön päälliköllä on oikeus päättää hankinnoista 100 000 € saakka.
Kaupungin irtaimen omaisuuden hallinta muodostuu tällä hetkellä hyvin erilaisista käytänteistä. Eri omaisuuserien ja hyödykkeiden tietoja säilytetään eri järjestelmissä ja hallinnoidaan hyvin erilaisilla prosesseilla tai tietoja ei ylläpidetä ylipäätään missään. Tavoitteena on saada järjestelmä, jonka avulla
- pystytään yhtenäistämään irtaimen omaisuuden hallintakäytännöt koko kaupungissa
- tiedetään olemassa oleva kalusto, sen sijainti ja kunto
- pystytään edistämään irtaimen omaisuuden tehokasta käyttöä
- pystytään aiempaa paremmin ennakoimaan ja suunnittelemaan irtaimiston kunnossapito- ja uusimistarpeet
- pystytään estämään irtaimiston katoaminen ja luvaton käyttö
Päätetään edellä mainituin kokonaistaloudellisin perustein, että irtaimistohallintajärjestelmän pilottisopimus 12 kk tehdäänTrail Systemin kanssa. Pilottisopimuksen arvo on 4 800 €. Hankinta maksetaan IT-palveluiden kustannuspaikalta 1414560001 ja vuoden 2023 käyttötalouden menoista.