§ 24 Hankintapäätös, Työturvallisuusjärjestelmän hankinta

Päätöksen peruste

Kilpailutus

Työturvallisuusjärjestelmän hankkimiseksi järjestettiin kilpailutus. Kilpailutuksessa käytetyt arviointikriteerit on kuvattu liitteenä olevassa Vertailu Työturvallisuusjärjestelmän hankinta -asiakirjassa. Hintavertailussa laskettiin järjestelmän käyttöönotto ja 2 vuoden vuosittainen ylläpitomaksu. Kilpailutusprosessiin kuului myös se, että tilaaja varasi oikeuden pyytää tarjousten perusteella valitsemansa ja kelpoisuusehdot täyttävät tarjoajat esittelemään järjestelmäänsä. Esittelyn perusteella valituille järjestelmille toteutettiin myös koekäyttö.

Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä. Hankinnasta on julkaistu kansallinen hankintailmoitus Tarjouspalvelu.fi/Pori kautta Cloudiassa 26.5.2023. Tarjousaika päättyi 14.6.2023 klo 12.00. Hankintamenettely oli avoin. Osatarjousta ei hyväksytty.

Valintaperuste: Kokonaistaloudellinen edullisuus, tärkeysjärjestys.

Määräaikaan mennessä tarjouksen antoivat

Atlantis Consulting Oy, Kiwa Impact Oy, Plan Brothers Oy, Qreform Oy, Quentic Finland Oy ja Toyme Lab Oy.

Liitteet:

1 TTT-tarjouspyyntö

2 Vertailu Työturvallisuusjärjestelmän hankinta

Kelpoisuustarkistus

Atlantis Consulting Oy:n (puute Liite 1 Vaatimusmäärittely -liitteessä), Kiwa Impact Oy:n (puute Liite 1 Vaatimusmäärittely -liitteessä) ja Quentic Finland Oy:n (tarjouspyynnön kohta III. 2.2) tarjoukset eivät täytä tarjouspyynnön kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimuksia, koska tarjousasiakirjat eivät olleet tarjouspyynnön mukaisia. Tästä syystä Atlantis Consulting Oy:n, Kiwa Impact Oy:n ja Quentic Finland Oy:n tarjoukset hylätään.

Kilpailutuksessa jatkoivat ja esittelyssä olivat

Plan Brothers Oy, Qreform Oy ja Toyme Lab Oy.

Koekäyttöön kutsuttiin

Qreform Oy ja Toyme Lab Oy.

Esitys

Kilpailutus- ja valintatyöryhmä esittää valittavaksi palveluntuottajaksi Toyme Lab Oy:n. Toyme Lab Oy:n tarjoamat palvelut ja toimintakäytännöt sekä järjestelmän kokonaisuus vastaavat Porin vaatimuksia sekä soveltuvat hyvin Porin tarpeisiin. Lisäksi Toyme Lab Oy:n kokonaishinta (järjestelmän käyttöönotto ja 2 vuoden vuosittainen ylläpitomaksu) on halvin. Perustelut on selvitetty tarkemmin liitteenä olevassa vertailutaulukossa (Vertailu Työturvallisuusjärjestelmän hankinta).

Päätösvaltuudet

Elinvoima- ja ympäristötoimialan toimintasäännön perusteella ICT-yksikön päälliköllä on oikeus päättää hankinnoista 100 000 € saakka.

Kuvaus

Tällä hetkellä Porin kaupungilla käytössä olevan työturvallisuusjärjestelmän sopimus on päättymässä, koska nykyisen järjestelmän toimittaja on päättänyt lopettaa järjestelmän toimittamisen. Tästä syystä uuden työturvallisuusjärjestelmän hankkiminen on välttämätöntä.

Hankinta koskee työturvallisuuden hallintajärjestelmää Porin kaupungin tarpeisiin. Järjestelmän tulee sisältää ja ohjata työnantajan lakisääteisten velvoitteiden ja toimintojen toteuttamista sekä niiden seurantaa TTT-asioissa (työ/terveys/turvallisuus).

Järjestelmän tulee olla valmis, toimiva, helppokäyttöinen, suomenkielinen, testattu kokonaisuus ja vaaditut ominaisuudet on oltava käyttöönotettavissa sopimuskauden alkaessa.

Päätös

Päätän, että ICT-yksikkö tilaa Toyme Lab Oy:n tarjoaman työturvallisuusjärjestelmän hintaan 29 960€ sisältäen käyttöönoton ja 2 vuoden ylläpidon. Varsinaisen sopimuskauden (2 vuotta) jälkeen optio sopimuksen jatkamisesta toistaiseksi voimassa olevana.

Hankinta maksetaan IT-palveluiden kustannuspaikalta 1414560001 ja vuoden 2023 käyttötalouden menoista.