PRIDno-2022-4853
Elinvoima- ja ympäristötoimialan toimintasäännön 21 §:n mukaan yksikön päälliköllä on valtuus alle 30.000 €:n hankintaan.
Porin rakennusvalvontayksikkö (rakennusvalvonta ja kaupunkimittaus) tehostaa toimintaansa kehittämällä sähköisiä palveluita ja siirtämällä mittavaa paperista arkistoaa digitaaliseen muotoon. Digitalisoinnin tavoitteena on sujuvoittaa tieto- ja arkistohakua sekä luoda eri asiakasryhmille räätälöitävissä oleva avoin sähköisten asiakirjojen kauppapaikka.
Porin kaupungin rakennusvalvonta on vuonna 2018 siirtynyt sähköiseen lupamenettelyyn ja ottanut asiakasrajapinnassa käyttöön Lupapiste -palvelun. Päätökset syntyvät taustajärjestelmässä Trimble Locuksessa. Uuden toimintamallin mukaisissa menettelyissä syntyy ainoastaan digitaalista aineistoa, jonka arkistoinnille ei kuitenkaan ole luotu toiminnanohjaussuunnittelmaa (TOS). Toistaiseksi arkistointi on järjestetty siten, että aineisto kerrytetään verkkolevyille, joista se siirretään eräajoina pysyväisarkistoon asiakirjojen hallintaohjelman Aapelin toimittajan tarjoamaan SARKiin. Lupapisteen, Trimble Locuksen ja SARKin tiedonsiirtoa parannetaan jatkuvasti.
Paperisen arkiston digitointia (skannaus ja metatointi) suoritetaan arkistotiimin omana ja työllistettävien määräaikaisina projektitöinä. Digitointi vie noin 60% arkistotiimin henkilöresurssista, jota tulisi yhä enemmän suunnata kasvavien tietopyyntöjen ja arkistotilausten asiantuntijatehtäviin. Nykyisellä tavalla toteutettuna koko arkistomateriaalin digitointi kestää vähintään kymmenen vuotta.
Rakennusvalvontayksikkö on yhdessä kaupungin ICT-palvelujen asiantuntijoiden kanssa valmistellut digitointihanketta, jossa konsultti toteuttaisi merkittävän osan paperisen arkistomateriaalin skannauksesta ja metatoinnista. Valmistelun aikana on käyty myös markkinavuoropuhelua kahden digitointipalvelua tarjoavan konsultin kanssa, joista Canon Oy toimii myös Lupapisteen yhteistyökumppanina. Valmistelun yhteydessä on havaittu tarve muodostaa sähköisten asiakirjojen käyttöarkisto, jotta tietoihin on mahdollista kytkeä dynaamiset metatiedot ja rakentaa tarkoituksenmukainen sähköinen kauppapaikka. Käyttöarkiston muodostamiseksi on tarkoitus yhdessä ICT- ja asiakirjahallinnon kanssa perustaa ja resurssoida projekti.
Canon Oy on osallistunut arkiston digitointivaihtoehtojen tutkimiseen, tutustunut paperiseen arkistoon ja antanut tarjouksen digitointiprosessin testiluonteisen pilotin toteuttamisesta 7200 € (alv 0%) hinnalla.
Päätän tilata testidigitoinnin Canon Oy:ltä tarjouksen 2.9.2022 mukaisesti 7200 € (alv 0%) hinnalla.