PRIDno-2023-2349
Perusteluina sitoutumisesta Sarastia Oy:n kilpailuttamaan digitointi- eli skannauspalvelun sopimukseen ovat: - yhteiskilpailutuksella saatavat volyymi ja prosessisäästöt - tuotevalikoima ja hinnoittelun hallittavuus Konsernipalveluiden toimintasäännön mukaan talous- ja hallintoyksikön johtaja päättää hankinnoista 50.000 euroon asti.
Sarastia Oy:n yhteishankintayksikkö kilpailuttaa ja neuvottelee omistajiensa puolesta puitejärjestelyjä ja hankintasopimuksia sekä vastaa sopimushallinnasta. Sarastia Oy on kilpailuttanut sähköisen arkistoratkaisun tiedonohjauksella ja asiakirjojen digitointi- eli skannauspalvelun 2022 316165. Sopimus sisältää kaksi osakokonaisuutta: 1. Sähköinen arkistoratkaisu tiedonohjauksella sekä 2. Asiakirjojen digitointi- eli skannauspalvelu. Porin kaupunki sekä hankintapalvelujen YTA- kunnat ovat olleet optioasiakkaina kilpailutuksessa. Sopimustoimittajiksi on valittu 1. CGI Suomi Oy ja 2. PunaMusta Oy.
Talous-ja hallintoyksikkö/asiakirjahallinto on valmistellut Porin kaupungin sitoutumisesta sopimukseen digitointi- eli skannauspalvelun osalta.
Porin kaupunki aloittaa skannauspalvelun käytön Teknisen toimialan infrasuunnittelun suunnitteluarkiston digitoinnista. Ensi vaiheessa tavoitteena on noin 6000 - 7000 asiakirjan digitointityö.
Päätetään, että Porin kaupunki liittyy Sarastia Oy:n ’Sähköinen arkistoratkaisu tiedonohjauksella ja asiakirjojen digitointi- eli skannauspalvelu 2022 316165’ -sopimuksen osakokonaisuuteen 2. Asiakirjojen digitointi- eli skannauspalvelu ja että hankintapalvelut ilmoittaa sitoumuksen Porin kaupungin osalta Sarastia Oy:lle.