§ 29 Matkailun ja tapahtumien tiekartan asiantuntijapalveluiden hankinta

Päätöksen peruste

Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset. Hankinnan päätöksenteon valmistelussa tajouksia peilattiin Porin kaupungin tarpeisiin matkailun ja tapahtumien tiekarttatyön prosessissa. Valinnassa painotetaan toiminnallisia ominaisuuksia, mutta hinta on myös tärkeä kriteeri valintaa tehdessä. 

Flowhouse Oy:n tarjous vastaa parhaiten Porin kaupungin tarpeisiin matkailun ja tapahtumien tiekarttatyöstä. Tarjous on selkeä ja toiminnalliset ominaisuudet vastaavat tilaajan tarpeisiin. Tarjouksessa on tuotu hyvin esille projektin eri vaiheet, projektin läpivienti Howpace-alustaa hyödyntäen sekä henkilöresursointi. Kehitys- ja innovaationäkökulmat heijastuvat erityisesti tekoälyn hyödyntämisen ja vahvan matkailu- ja markkinointiosaamisen kautta. Flowhouse Oy:lla katsottiin olevan riittävä osaaminen myös tapahtumaosioon läpiviemiseksi. Flowhouse Oy:n referenssit ovat laajat matkailun näkökulmasta ja niiden katsottiin olevan riittävät tapahtumakokonaisuuden hallinnan näkökulmasta. Flowhouse Oy:n tarjouksen katsottiin olevan aikataulultaan, laajuudeltaan, toiminnallisuuksiltaan sekä hinnaltaan sopivin kokonaisuus Porin kaupungin matkailun ja tapahtumien tiekartan päivitystyöhön. 

Flowhouse Oy:n tarjouksessa hankinnan kokonaisarvo on 18 620 euroa (alv 0%). Lisätöiden hinta on 980 euroa (alv 0%) per päivä. 

Hankintaan liittyvät kustannukset osoitetaan elinvoima- ja ympäristötoimialan kustannuspaikalle 1414540001 Visit Pori. 

Kuvaus

Visit Porilla eli Porin kaupungin matkailu- ja markkinointiyksiköllä on käytössään tapahtumien ja matkailun tiekartat, jotka on toteutettu ensi kerran vuonna 2019 vuosille 2020–2025. Nyt tiekartat päivitetään ja toteutetaan yhdeksi dokumentiksi vastaamaan vuosia 2025–2030. Tavoitteena on, että jatkossa Porilla olisi yhteinen matkailun ja tapahtumien missio ja visio, joita läpi leikkaa markkinointi. Yhteisen osuuden lisäksi tapahtumille ja matkailulle toteutettaisiin omat toimenpideohjelmansa tuleville vuosille. Tiekartan kokonaisuuden edistämisestä vastaa Porin kaupungin matkailu- ja markkinointiyksikkö. 

Matkailuosioon nostetaan teemoina matkailuyritysten liiketoiminnan kasvun mahdollistaminen sekä vastuullisuusteemat kuten uudistuva matkailu, matkailun hiilijalanjäljen pienentäminen, yhdenvertaisuus ja turvallisuus. Tapahtumaosion työskentelyssä nostetaan esille erityisesti kaupungin rooli tapahtumien mahdollistajana ja tapahtumallisuuden edistäjänä mutta myös sidosryhmien rooli kokonaisuudessa. Työn tuloksena syntyy matkailun ja tapahtumien tiekartta, käytännön työkalu, joka kiteyttää Porin matkailun ja tapahtumien kehittämisen painopisteet, tavoitteet ja kärkitoimenpiteet. 

Päivitettävän matkailun ja tapahtumien tiekartan pohjatietoina käytetään koko kaupunkia ohjaavaa vuonna 2022 valmistunutta strategiaa, Satakunnan alueella tehtyä Eventcoastin strategiaa, sekä Yyterin alueen tapahtumaprofiloinnin materiaaleja ja parhaillaan käytössä olevia Visit Porin toteuttamia matkailun- ja tapahtumien tiekarttoja sekä Yyterin strategiaa ja kasvuohjelmaa. 

Matkailun ja tapahtumien tiekartan päivittämistyön toteuttamiseksi hankitaan konsulttipalveluja. Hankinta alittaa hankintalain kansallisen kynnysarvon ja hankinta kilpailutettiin pienhankintana rajoitetuin menettelyin. Valinta tehdään tarjousten jättäneiden kesken kokonaistaloudelliseen edullisuuteen perustuen. Hankinnan kohteen kriteereinä toimivat toiminnalliset ominaisuudet ja hinta. 

Markkinavuoropuhelun jälkeen tarjoukset pyydettiin neljältä toimistolta: Flowhouse Oy, Nordic Marketing Oy, Ramboll Oy sekä Kuusisto & Sahlstedt Oy. Määräaikaan mennessä tarjouksen antoivat Flowhouse Oy, Ramboll Oy sekä yhteistarjous Nordic Marketing Oy ja Kuusisto & Sahlstedt Oy. 

Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava pienhankinta, hankinnan ennakoitu arvo on alle 50 000 €. Hankinta toteutettiin rajoitetulla menettelyllä ja tarjouspyyntö julkaistiin Pienhankintapalvelu.fi/Pori –portaalin kautta 29.01.2024. Tarjousaika päättyi 13.02.2024 klo 12.00. Tarjouskilpailun valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus.

Sopimuskausi on xx-xx ja se alkaa, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja sopimus on allekirjoitettu.

Päätös

Päätetään edellä mainituin kokonaistaloudellisin perustein, että konsulttipalvelut matkailun ja tapahtumien tiekarttatyöhön hankitaan Flowhouse Oy:lta.