§ 7 Sitoutuminen Hansel Oy:n Kotimaan majoituspalvelut 2025–2026 (2028) yhteishankintaan

Päätöksen peruste

• Laaja majoituspaikkojen valikoima erilaisiin työmatkustuksen tarpeisiin
• Kilpailukykyiset hinnat sisältävät työmatkustukseen olennaiset palvelut
• Joustavat muutos- ja peruutusehdot
• Helppo varaaminen
• Sopimuksessa on huomioitu vastuullisuus, turvallisuus, esteettömyys ja toimittajien ympäristötoimenpiteet
• Hanselin asiantuntijoiden tuki (sopimus- ja toimittajahallinta)
• Maantieteellisesti hyvin saatavilla olevat palvelut
• Yhteishankintasopimuksella saatavat volyymi- ja prosessisäästö.

Kuvaus

Hansel Oy on yhteishankintayksikkö, ​jonka toiminta perustuu Hansel-​lakiin (30.12.2008 /1096) ja jonka tehtävänä on tuottaa asiakkailleen yhteishankintatoimintoja ja hankintojen tukitoimintoja. Yhtiö ylläpitää hankintasopimuksia. Lisäksi yhtiön tehtävänä on tuottaa asiakkailleen hankintatoimeen liittyviä asiantuntija-​ja kehittämispalveluja. 

Sitoutumisen kohteena ovat ensisijaisesti valtakunnalliset majoituspalvelut työ- ja virkamatkustuksen tarpeisiin.

Lisäpalveluja: 

• Ryhmämajoituspalvelut 
• Majoitukseen liittyvät lisäpalvelut, muun muassa lisävuoteet
• Majoituspalvelut sopimushintaisten huonetyyppien lisäksi muissa majoitusliikkeen huonetyypeissä
• Virkistäytymis- ja liikuntapalvelut sekä majoitukseen liittyvät ravintolapalvelut

Kyseessä on Porin kaupunginhallituksen määrittämä yhteishankinta, jonka kilpailutus- /sopimusprosessista vastaa hankintapalvelut ja josta hankintapäällikkö tekee hankintapäätöksen.

Hankinnan kilpailutuksen valmistelussa on alustavasti pohdittu seuraavia osioita:

• Kotimaan majoituspalvelut kahdessa eri majoituskategoriassa
• Kiinteät sopimushinnat 1 ja 2-hengen huoneissa yksittäismajoitukseen 1-9 henkilölle
• LRA (last room availability)-hinnoittelu, jonka mukaisesti sopimushintaisen huonetyypin huoneita on oltava tarjolla sopimushinnalla viimeiseen vapaana olevaan saakka
• Joustavat muutos- ja peruutusehdot: varausta on mahdollista muuttaa ja perua vielä saapumispäivänä
• Sopimushintaan sisältyy aamiainen
• Mahdollisuus käyttää myös ns. päivän hintoja ja kampanjahintoja

Tavoitteena kaksi majoituskategoriaa: Hotellimajoitus ja Itsepalvelumajoitus.

Sopimuskausi: sopimuskauden on tarkoitus alkaa 1.1.2025. Sopimuskausi on kaksi vuotta, jonka jälkeen Hanselilla on mahdollisuus jatkaa sitä kahdella optiovuodella.

Sitoutuminen: Hankintapalvelut on tiedottanut YTA-kuntia avoinna olevasta Kotimaan majoituspalvelut 2025–2026 (2028) -puitejärjestelystä. Hanselin sitoutumiskäytännöistä johtuen, jokaisen YTA-kunnan tulee tehdä liittymispäätös ja sitoutuminen itse. Porin kaupungin hankintapalvelut tekee sitoumuksen Porin kaupungin osalta. Hankinnan ennakoitu arvo hankintakaudella noin 480 000 €.

Päätös

Päätetään, ​että Porin kaupungin hankintapalvelut tekee sitoumuksen Porin kaupungin osalta ja seudullisten hankintapalvelujen YTA-​kunnat tekevät itse omat sitoutumisensa Hansel Oy:n 'Kotimaan majoituspalvelut 2025–2026 (2028)' -​puitejärjestelyyn. Sopimuskausi on 2 vuotta + mahdolliset optiokaudet.