Perustelut
Selkeät toimintatavat ja ohjeistukset ovat keskeinen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan työkalu. Porin kaupungin irtaimen omaisuuden hallinnassa on havaittu hajanaisuutta ja päivityksen tarvetta, mikä on johtanut tilanteeseen, jossa kaupungilla on irtainta omaisuutta, jota ei ole kattavasti kirjattu, ja tietojen hallinta tapahtuu erillisten Excel-taulukoiden avulla. Toimintatavat ovat olleet hyvin vaihtelevia eri toimialoilla ja yksiköissä.
Kaupungin irtaimen omaisuuden hankinnat ovat vuositasolla noin 4 - 5 miljoonaa euroa, joista pysyviin vastaaviin aktivoitavien eli hankintahinnaltaan yli 10 000 euroa olevien osuus on noin 3 - 4 miljoonaa euroa ja vuosikuluksi, eli hankintahinnaltaan alle 10 000 euroa olevien osuus noin 1 – 1,5 miljoona euroa.
Laaditun irtaimiston hallinta- ja rekisteröintiohjeen tavoitteena on yhtenäistää irtaimen omaisuuden hallintakäytäntöjä, edistää irtaimen omaisuuden tehokasta käyttöä, huoltoa, korjausta ja uusimistarpeen määrittelyä ja tukea siten kestävää kehitystä sekä estää irtaimiston katoaminen ja luvaton käyttö.
Ohjeessa on määritelty rekisteröitävälle omaisuudelle vähimmäiskriteerit hankintahinnan ja ominaisuuksien osalta, rekisteriin kerättävät tiedot, merkitsemistavat, tietojen ylläpito- ja inventointitavat sekä poistettavan irtaimen käsittelymenetelmät. Lisäksi on ohjeistettu rekisterin ylläpidon vastuutaho sekä menetelmä hävinneen laitteen korvaamiseksi.
Ohje on ollut kommentoitavana kaikkien toimialojen johtoryhmissä ja liikelaitosten johtokunnissa, merkittäviä irtaimistohankintoja tekevillä henkilöillä / yksiköillä sekä tarkastustoimella.
Samassa yhteydessä ohjeen laadinnan kanssa on kaupungille otettu käyttöön uusi järjestelmä tukemaan yhtenäisen irtaimen omaisuuden hallintakäytäntöjen käyttöönottoa. Järjestelmä on tarkoitus saada kaikkien toimialojen ja liikelaitosten käyttöön vuoden 2025 aikana.
Porin kaupungin hallintosäännön 86 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa kokonaisvaltaisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, sekä hyväksyy sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet ja menettelytavat.
Liitteenä on ohjeistus irtaimiston hallinnasta ja rekisteröinnistä. Tämä ohjeistus astuu voimaan 1.2.2025. Ohjeistusta päivitetään tarvittaessa.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Lauri Inna, kaupunginjohtaja, lauri.inna@pori.fi
Kaupunginhallitus päättää
- hyväksyä liitteen mukaisen irtaimiston hallinta- ja rekisteröintiohjeen ja samalla kumota aiemman kaupunginhallituksen 10.10.2005 hyväksymän irtaimiston luettelointi- ja poisto-ohjeen sekä muut 1.10.2014 voimaan tulleeseen ja 24.4.2017 kumottuun taloussääntöön tai muihin toimialoilla käytössä olleisiin käytäntöihin pohjautuvat ohjeistukset
- todeta, että ohje tulee voimaan 1.2.2025.