PRIDno-2025-990
Tämä sopimus koskee Asio Varausjärjestelmän projektitoimitusta, integraatioita, ylläpito-, tuki- ja käyttöpalvelua Porin kaupungin pilotointikäyttöä varten. Varausjärjestelmä otetaan kaupungin kokeilukäyttöön (= pilotointi) 24 kuukauden ajaksi.
Pilottia ei kilpailutettu, mutta pilottia varten tehtiin markkinakartoitusta. Pilotin rinnalla aloitetaan tulevan varsinaisen tilavarausjärjestelmän vaatimusmäärittely ja sen myötä kilpailutus. Pilotin kokemuksia hyödynnetään tulevassa kilpailutuksessa.
Päätösvaltuudet
Konsernitoimialan toimintasäännön perusteella tietohallintojohtajalla on oikeus päättää hankinnoista 50 000 € saakka.
Varausjärjestelmä otetaan kaupungin kokeilukäyttöön (= pilotointi) 24 kuukauden ajaksi, koska etsimme pilottikokemusta tilavarausprosessin kokonaisvaltaiseen sujuvoittamiseen mm. kulkukoodien ja verkkomaksatuksen käyttöönotolla. Pilotti sujuvoittaa asiakaskokemusta sekä työntekijäkokemusta. Asiakaskokemus selkeytyy, koska asiakas voi itse varata tilan, kulkea pääsykoodilla tiloihin ja maksaa tilavarauksen verkkomaksulla jo etukäteen sekä prosessi on sama kaikissa kaupungin eri tiloissa. Työntekijän osalta tämä helpottaa koko tilavarausprosessia, koska kulkutagejä ei tarvitse erikseen koodata, hakea ja palauttaa, ja tilakohtaiset toimintaohjeet toimitetaan automaattisesti järjestelmän kautta. Lisäksi laskutusosuus ja varauksen viimeistely varausprosessissa automatisoituu, joka pienentää työntekijöiden työkuormaa. Pilotoitavaksi järjestelmäksi valikoitui Asio, koska varausjärjestelmä oli pyydettävien ominaisuuksien osalta heti käyttöönotettavissa ja yhteensopiva pilotissa mukana olevien kohteiden kanssa, mm. kulunvalvonnan osalta. Pilotin aikana hahmottuu tilojen varaamisen ja toiminnan käytännöt sekä käyttäjän että organisaation osalta. Pilotti antaa suuntaviivaa myös talouspuolen prosessien käytäntöihin.
Päätän, että tietohallintoyksikkö tilaa 39 800 €. Sisältäen:
Käyttöönottoprojekti ja pääkäytön koulutus 19 000 €
Ylläpito-, tuki- ja käyttöpalvelu 10 400 € / VUOSI
Lisäksi erikseen veloitetaan järjestelmän lähettämät SMS-viestit
Varausjärjestelmä otetaan kaupungin kokeilukäyttöön (= pilotointi) 24 kuukauden ajaksi, laskien käyttöönottoprojektin valmistumisen ajankohdasta. Käyttöönottoprojekti luetaan valmistuneeksi, kun tuotantokäyttö aloitetaan.
Hankinta maksetaan puoliksi IT-palveluiden kustannuspaikalta 1414560001 ja puoliksi 1415210001 Tilajohtaminen-yksikön kustannuspaikalta vuosien 2025-2027 käyttötalouden menoista.
Sopimusasiakirjat ovat Cloudiassa nimellä Asio-Data Oy / Asio tilavarausjärjestelmä/ tilavarauspilotti