Päätöksen peruste
Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset:
Hankintaan liittyy useita kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimuksia, jotka on selvitetty tarkemmin liitteenä olevassa tarjousten vertailutaulukossa vaatimusten suuren määrän vuoksi. Kelpoisuustarkistuksen perusteella todettiin, että annetut tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset.
Kokonaistaloudelliset valintakriteerit:
Sopimustoimittajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Vertailukriteereinä ovat:
Hinta max 80p
Tarjousten hintapisteet lasketaan siten, että halvin tarjoushinta saa enimmät hintapisteet ja muut tarjoushinnat suhteutetaan halvimpaan hintaan (kaavalla: pienin annettu arvo/tarjottu arvo * maksimipisteet)
Toiminnalliset ominaisuudet max 20p
- Palvelun toteutettavuus Satakunnassa - tavoitettavuus, aukioloajat, huollon järjestäminen, vasteajat, varaosien saatavuus ja muut huollon toimintatavat max 10p
Arviointityöryhmä antoi palvelun laadulle pisteet asteikolla 0–3 seuraavasti:
0p: Enimmäkseen tavoitteiden vastainen
1p: Ei täysin vastaa asetettuja tavoitteita
2p: Vastaa hyvin asetettuja tavoitteita ja edustaa hyvää palvelutasoa
3p: Osoittaa selkeää lisäarvoa ja ylittää asetetut tavoitteet
Eniten arviointipisteitä saanut tarjous saa kriteerin täydet 10 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan siihen seuraavalla kaavalla:
Pisteet = (tarjoajan arviointipisteet / korkeimmat arviointipisteet) × 10
- Matkakustannukset yli 15 km osalta € / km max 10p
Pisteet lasketaan seuraavalla kaavalla:
Pisteet = (halvin hyväksytty matkakustannus / tarjoajan matkakustannus) × 10
Halvimman matkakustannuksen ilmoittanut tarjoaja saa 10 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet määräytyvät suhteessa halvimpaan hyväksyttyyn tarjoukseen.
Hintapisteet ja toiminnallisten ominaisuuksien pisteet lasketaan yhteen. Sopimustoimittajaksi valitaan eniten kokonaispisteitä saanut tarjoaja.
Tarjousten arviointi ja vertailu:
Pisteet jakautuivat tarjoajien kesken seuraavasti:
100p Kaihdinmiehet Ky
65,95p Kaihdin-Pori Ky
Tarjousvertailu tulee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 6 §:n 3 momentin mukaan julkiseksi vasta, kun sopimus on tehty. Tarjoajilla on kuitenkin asianosaisina oikeus saada tieto tarjousvertailusta. Tämän jälkeenkään eivät liikesalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot ole julkisia. Tarjotun palvelun tai tuotteen kokonaishinta ei kuitenkaan ole liikesalaisuus.
Kuvaus
Hankinta koskee Porin kaupungin ja yhteistoimintatahojen tarpeisiin hankittavia sälekaihtimia sekä rulla- ja pimennysverhoja paikoilleen asennettuna.
Kaikkia tarjouspyynnössä pyydettyjä kohderyhmiä ja tuotteita tuli tarjota. Kaihtimia ja muita tähän sopimukseen kuuluvia tuotteita hankitaan julkisiin tiloihin tarpeen mukaan. Tarjouspyynnössä varattiin erikseen oikeus kilpailuttaa yli 1 000 €:n (alv 0 %) tähän hankintaan liittyvät hankintakokonaisuudet.
Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi 1.7.2025. Aloitusaikataulu on arvio, ja sopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan allekirjoittaa myös ennen sopimuskauden alkamista, jolloin sopimuskausi astuu voimaan suunnitellusti 1.7.2025. Varsinainen sopimuskausi on voimassa 30.6.2027 asti. Sopimukseen sisältyy mahdolliset 1 + 1 optiovuotta. Mikäli optio otetaan käyttöön, sopimuksen ehdot pätevät sellaisenaan myös optiokauteen. Mahdollisten optiokausien käytöstä päättää hankintapalvelut ja päätökset ilmoitetaan hyvissä ajoin toimittajalle.
Kyseessä on Porin kaupunginhallituksen määrittämä yhteishankinta, jonka hankintapalvelut kilpailuttaa ja josta hankintapäällikkö tekee hankintapäätöksen. Hankintaa on valmisteltu yhteistyössä teknisen toimialan ja mukana olevien yhteistoimintatahojen kanssa.
Hankinnassa ovat mukana: Pori ja Harjavalta.
Tarvittaessa hankintaa voidaan laajentaa hankintapalvelujen yhteistoiminta- ja yhteistyötahojen (mukaan lukien konserniyhtiöt) tarpeisiin; näissä tapauksissa tulee aina ensin olla yhteydessä Porin kaupungin hankintapalveluihin.
Hankintamenettely ja tarjoukset
Hankinnan ennakoitu arvo on 160 000 euroa. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus Tarjouspalvelu.fi/Pori kautta Hilmassa 16.5.2025. Tarjousaika päättyi 5.6.2025 klo 12.00. Hankintamenettely oli avoin. Osatarjousta ei hyväksytty.
Määräaikaan mennessä vastaanotettiin seuraavat tarjoukset:
- Kaihdinmiehet Ky
- Kaihdin-Pori Ky
Tarjoajalta Kaihdinmiehet Ky on pyydetty täsmennystä tarjouksessa ilmoitettuun kilometrikorvaukseen liittyen. Täsmennyspyynnössä pyydettiin selvennystä poikkeuksellisen korkeasta hinnasta. Tarjoaja on vastauksessaan todennut, että kyseessä oli kirjoitusvirhe (pilkkuvirhe), ja on täsmentänyt oikean hinnan. Täsmennys on otettu huomioon tarjousvertailussa.