§ 11 Sitoutuminen Sarastian (Numera Palvelut Oy) Vuokrattavat varhaiskasvatuksen makuupussit -yhteishankintaan

Päätöksen peruste

Perusteluina sitoutumisesta Sarastian, valmistelussa olevaan, vuokrattavat varhaiskasvatuksen makuupussit 2025 551520 -kilpailutukseen:

• varhaiskasvatuksen vuokratekstiilipalvelujen jatkuvuus ja saatavuus
• yhteiskilpailutuksella saatavat volyymi ja prosessisäästöt
• palveluvalikoima ja hinnoittelun hallittavuus
• sopimuskauden aikainen neuvotteluvoima ja sopimushallinta.

Kuvaus

Taustaa

Vuokratekstiili- ja pesulapalvelujen tuottajana on ollut in-houseyksikkö Puro Tekstiilihuoltopalvelut Oy. Päivitetyn strategian mukaisesti yritys keskittyy jatkossa ensisijaisesti sosiaali‑ ja terveydenhuollon toimijoiden palvelemiseen ja luopuu vähitellen kunta-asiakkaista. Näin ollen nykyisten omistajakuntien on tarkoituksenmukaista järjestää vuokratekstiili- ja pesulapalvelut joko omana toimintana tai ostopalveluna/vuokratekstiilein. Varhaiskasvatuksen toimialalla tekstiilihuolto toimii yleisesti vuokratekstiileillä ja puitteet on rakennettu sen mukaisesti. Omille tekstiileille tai omalle tekstiilihuollolle ei ole tila- eikä henkilöstöresursseja.  Varhaiskasvatuksen tekstiilihuollon tarpeille on etsitty ratkaisua yhteistyössä hankintapalvelujen YTA-kuntien edustajien sekä Sarastian hankintapalvelujen kanssa.

Sarastian hankintapalvelut (jatkossa Sarastia) on yhteishankintayksikkö, joka kilpailuttaa ja neuvottelee omistajiensa puolesta yhteishankintasopimuksia ja puitejärjestelyjä sekä vastaa niiden sopimushallinnasta.  Sarastia on lähdössä kilpailuttamaan vuokrattavia varhaiskasvatuksen makuupusseja yhteishankintana; sitä kautta saataneen ratkaisu varhaiskasvatuksen tekstiilipalvelutarpeeseen.

Kyseessä on Porin kaupunginhallituksen määrittämä vuokratekstiili- ja pesulapalvelut -yhteishankinta, joista hankintapäätöksen tekee hankintapäällikkö.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on vuokrattavat varhaiskasvatuksen makuupussit (CPV-koodi: 39143110-0) lasten päivälepoa varten. Makuupussin tulee yhdessä tuotteessa yhdistää lapsen peitto, lakana ja tyynyliina. Tulevassa sopimuksessa vuokrattavien makuupussien viikkovuokra kattaa kokonaispalvelun, jossa toimittaja noutaa käytetyt tekstiilit, pesee ne ja toimittaa puhtaat makuupussit takaisin käyttöön. Sitoutumalla vuokrattavien makuupussien hankintaan, asiakkaiden ei tarvitse huolehtia erillisistä omistustekstiilien tai vuodevaatteiden pesulapalvelujen hankinnoista, sillä koko prosessi hoituu yhdellä sopimuksella.

• Kilpailutuksen lähestymistapa: avoin menettely, hankintaa ei ole jaettu osakokonaisuuksiin
• Hinnoittelumekanismi: hintaa pyydetään makuupussin viikkovuokralle, tyynyn viikkovuokralle ja pesulle sekä pussien toimitusmaksulle
• Kilpailutuksen valinta- ja vertailuperusteet:
  • valintaperuste: kokonaistaloudellinen edullisuus
  • vertailuperusteet: paras hinta-laatusuhde
  • laadun arviointi: hankinnassa tullaan huomioimaan palvelun laatuun ja vastuullisuuteen liittyviä näkökulmia, kuten ympäristövaikutuksia ja tuotteen elinkaaren hallintaa, ja nämä tarkentuvat hankinnan valmistelun edetessä
• Kilpailutettavan sopimuksen luonne: yhden toimittajan hankintasopimus. Hankinta toteutetaan valtakunnallisena kilpailutuksena, jonka perusteella tullaan tekemään hankintasopimus yhden sopimustoimittajan kanssa. Kyseessä on toistaiseksi voimassa oleva sopimus, joka sisältää 6kk asiakaskohtaisen irtisanomisajan
• Aikataulu: hankinnan valmistelu tapahtuu kevään ja loppukesän 2025 aikana ja tarjouspyyntö on tarkoitus julkaista elo-syyskuussa 2025. Tavoitteena on, että sopimus astuu voimaan loppuvuodesta 2025. Yhteishankinnan laatuvaatimuksiin ja vertailuperusteiden painoarvoihin vaikuttamiseksi sekä hankintavolyymin varaamiseksi ja kilpailutettavan hankintasopimuksen hyödyntämiseksi sitoutuminen viimeistään heinäkuun 2025 loppuun mennessä.

Lopullinen toteutus voi poiketa edellä mainitusta suunnitelmasta.

Sitoutuminen

Hankintapalvelut on edustamiensa YTA- kuntien puolesta neuvotellut sitoutumisesta sekä optioasiakkuuksista Sarastian vuokrattavat varhaiskasvatuksen makuupussit -yhteishankinnan tulevaan kilpailutukseen ja sopimukseen.

• Sitoutuminen: Pori, Ulvila, Harjavalta ja Kokemäki
  Hankinnan ennakoitu arvo sitoutuneiden kuntien osalta on noin 332 000 €/vuosi, josta Porin kaupungin osuus on n. 70%, Ulvilan 13%, Harjavallan 9% ja Kokemäen 8%.
• Optioasiakkuudet: Eurajoki, Huittinen, Merikarvia, Nakkila, Pomarkku.

Tarvittaessa hankintaa tulee voida laajentaa hankintapalveluiden yhteistoimintatahojen käyttöön sopimuskauden aikana niiden tarpeiden mukaan. 

Päätös

Päätetään, että Porin kaupungin hankintapalvelut tekee sitoumuksen/ilmoituksen optioasiakkuuksista edellä mainittujen YTA-kuntien puolesta, Sarastia Oy:n (Numera Palvelut Oy) vuokrattavat varhaiskasvatuksen makuupussit 2025 551520 -kilpailutukseen sekä sen perusteella tehtävään hankintasopimukseen.