Kuvaus
Hankintakohteena on Porin kaupungin Kirjurinluodon huolto- ja palvelurakennuksessa sijaitsevien kahvilapalveluiden hoitaminen määriteltyinä aukioloaikoina sekä muut tarjouspyynnössä määritellyt palvelut.
Kahvilapalveluiden tuottamisesta järjestettiin kilpailutus ajalla 9.-24.1. Määräaikana jätettiin kolme tarjousta: Kirjurinluodon kahvilakonsepti, NKL-Palvelut Oy – Kirjurinluodon kahvilakeidas sekä PP-Kioskit Oy.
Päätöksenteon perusteet
Hankintapäätös tehdään siten, että tarjouksia arvioidaan tärkeysjärjestykseen asetettujen vertailuperusteiden mukaisesti. Arviointi on laadullinen ja kokonaisarviointiin perustuva, eikä tarjouksia pisteytetty matemaattisella kaavalla.
Vertailuperusteet olivat seuraavat tärkeysjärjestyksessä:
1. Tarjottavan kahvilapalvelun laatu ja toteutus
2. Toiminnan toteuttamiskelpoisuus ja tarjoajan kyvykkyys
3. Käyttöoikeusmaksu (vuokra)
Laadullisessa arvioinnissa kiinnitettiin huomiota erityisesti toimintasuunnitelmaan, palvelukonseptin houkuttelevuuteen, Kirjurinluodon ympäristön soveltuvuuteen, toiminnan kehittämisnäkökulmaan sekä siihen, miten kahvilatoiminta tukee alueen virkistys-, tapahtuma- ja kävijätoimintaa.
Tämän lisäksi arvioitiin toiminnan toteuttamiskelpoisuutta sekä tarjoajan kyvykkyyttä, mukaan lukien henkilöstöresurssit, osaaminen, palvelun jatkuvuuden varmistaminen sekä yhteistyökyky hankintayksikön kanssa.
Kirjurinluodon kahvilatoiminnan tarjouksien vertailu ja arviointi
Hankintamenettelyssä arvioitiin kolme Kirjurinluodon kahvilatoimintaa koskevaa toimintasuunnitelmaa. Arvioinnissa painotettiin erityisesti tarjottavien palvelujen laatua ja houkuttelevuutta sekä sitä, miten kahvilatoiminta tukee Kirjurinluodon virkistys-, tapahtuma- ja kävijätoimintaa.
Cafe Parlamentti Oy
Suunnitelma perustuu usean vuoden kokemukseen Kirjurinluodon alueen kahvilatoiminnasta ja alueen kävijäprofiileista. Palvelukokonaisuus on selkeä, laadukas ja alueeseen hyvin sovitettu. Tuotevalikoima on monipuolinen ja huomioi eri asiakasryhmät sekä erityisruokavaliot. Toiminta on kehitetty asiakaspalautteen pohjalta ja sitä esitetään kehitettävän edelleen konkreettisilla ja toteuttamiskelpoisilla toimenpiteillä.
Kahvilatoiminta tukee Kirjurinluodon virkistys- ja tapahtumakäyttöä kokonaisvaltaisesti. Suunnitelmassa esitetään joustavat aukioloajat, tapahtumiin mukautuva toiminta sekä toimiva yhteistyö alueen toimijoiden ja tapahtumajärjestäjien kanssa. Kahvilalla on selkeä rooli alueen viihtyisyyden, yhteisöllisyyden ja kävijäkokemuksen vahvistamisessa.
Cafe Parlamentti Oy:n toimintasuunnitelma osoittaa vahvaa kyvykkyyttä tuottaa Kirjurinluodon kahvilapalvelut laadukkaasti ja jatkuvasti. Yrityksellä on usean vuoden käytännön kokemus kahvilatoiminnasta nimenomaan Kirjurinluodossa, mikä tukee toiminnan sujuvaa toteuttamista ja riskienhallintaa. Henkilöstöresursointi perustuu kokeneeseen ja pääosin pysyvään kausihenkilöstöön, ja toiminnan mitoitus on suunniteltu joustavaksi sesonkien ja tapahtumien mukaan. Suunnitelmassa on kuvattu selkeästi vastuut, toimintamallit ja yhteistyö käytännön tasolla hankintayksikön ja muiden toimijoiden kanssa, mikä osoittaa hyvää operatiivista kyvykkyyttä.
Tarjottu käyttöoikeusmaksu (vuokra) 2 250 € / kk
Yhteenveto
Arvioinnin perusteella Cafe Parlamentti Oy:n toimintasuunnitelma tarjoaa kokonaisuutena laadukkaimmat ja houkuttelevimmat palvelut sekä tukee selkeimmin Kirjurinluodon virkistys-, tapahtuma- ja kävijätoimintaa. Suunnitelma osoittaa vahvaa alueellista tuntemusta, toimivaa yhteistyötä eri toimijoiden kanssa sekä konkreettisia keinoja alueen viihtyisyyden ja vetovoiman kehittämiseksi.
Vuokrasopimus
Vuokrasopimus solmitaan määräaikaisena 31.12.2027 asti. Hankintaan sisältyy optio sopimuksen jatkamisesta toistaiseksi voimassa olevana 6 kuukauden irtisanomisajalla. Option käyttöönotosta päättää tilaaja.
Tarjousten vertailu tulee julkiseksi vasta kun sopimus on allekirjoitettu.