Perustelut
Otto-oikeuden käyttäminen
Kaupunginhallitus päätti kokouksessaan 10.5.2021 kuntalain 92 §:n nojalla ottaa käsiteltäväkseen asian, josta tekninen lautakunta on päättänyt 4.5.2021 §:ssä 135 Kaupungin ja valtion yhteinen tilahanke.
Edelleen kaupunginhallitus totesi, että asia tuodaan kaupunginhallituksen käsiteltäväksi 17.5.2021 pidettävään kokoukseen siltä osin kuin kysymyksessä on valtion kanssa yhteisestä asiakaspalvelusta ja sen sijoittamisesta osoitteeseen Yrjönkatu 6.
Muilta osin kaupunginhallitus kutsuu teknisen lautakunnan yhteiseen iltakouluun käsittelemään hanketta kokonaisuutena. Iltakoulu pidetään 17.5.2021 kaupunginhallituksen kokouksen jälkeen.
Asian tausta
Kaupunginhallitus on 7.12.2020 hyväksynyt aiesopimuksen, jolla kaupunki ja valtion toimitiloista vastaava Senaatti-kiinteistöt ovat sopineet yhteisestä tahtotilasta:
Osapuolet haluavat selvittää mahdollisuuden tehostaa tilankäyttöään, lisätä toiminnan läpinäkyvyyttä ja tarjota kansalaisille palveluja aiempaa saavutettavammin ja sujuvammin keskitetyn asiointipisteen muodossa. Yhteinen tavoiteaikataulu on, että tilat ovat käytössä keväällä 2024.
Yhteisen linjauksen mukaisesti on valmisteltu seuraavanlaista toimitilaratkaisua:
-
kaupungin ja valtion virastojen yhteinen asiakaspalvelu ja sen tarvitsemat taustatilat toteutetaan valtion omistaman Suomen Erillisverkot -konsernin tiloihin osoitteessa Yrjönkatu 6
-
lisäksi Yrjönkatu 6:een toteutetaan valtion ja kaupungin työntekijöille yhteinen työskentelytila, jonka tavoitteena on mahdollistaa aiempaa tiiviimpi yhteistyö
-
Senaatti-kiinteistöt toteuttaa valtion virastojen toimitilat Yrjönkatu 6:een
-
kaupunki toteuttaa omat johtamisen ja hallinnon toimitilansa Rautatienpuistokatu 5:een tavoitteena, että uudisrakennusta ei tarvitse rakentaa
Rautatienpuistokatu 5:ssä sijaitsevan rakennuksen ja tontin omistaa Kiinteistö Oy Domus Arctopolis, jonka Porin kaupunki omistaa 100 %:sti.
Tavoitteet
Kaupungin osalta toimitilahankkeessa on kyse paitsi uusien toimitilojen suunnittelusta ja käyttöönotosta ja ennen kaikkea uudenlaisen työkulttuurin luomisesta ja jalkauttamisesta. Kaupunkitason johtoryhmän linjaamat hankkeen tavoitteet ovat:
-
Tehostetaan tilankäyttöä
-
Lasketaan tilakustannuksia
-
Nostetaan tehdyn työn tuottavuutta. Luodaan 2020-luvun työskentelykulttuuri, jossa henkilöstön työhyvinvointi ja joustava yhdessä työskentely eri työpisteissä ovat ensisijaisen tärkeässä asemassa. Hyvinvoiva työntekijä on myös tuottava työntekijä.
-
Varaudutaan nykyisestä huomattavasti laskevaan henkilöstömäärään
-
Parannetaan asiakaspalvelua palvelupisteiden saavutettavuuden osalta
-
Toteutetaan hallittu ja aikataulutettu luopuminen osasta nykyisistä tiloista
-
Joustavien toimintaan mukautuvien toimitilojen saaminen kaupungin toimistotyötä tekevien henkilöiden käyttöön
-
Kuntalaisten palveluiden keskittyminen ja saavutettavuuden parantuminen yhteen paikkaan ja etäyhteyksien hyödyntäminen asiakaspalveluprosessissa. Palveluja, yhteisiä tiloja ja prosesseja kehitetään yhteistyössä valtion kanssa.
Hankkeiden merkittävänä tavoitteena on myös pitää Porin keskustan alue elinvoimaisena. Toimistohenkilöstön yhteisten toimitilojen sijoittaminen Promenadiakselin toiseen päähän Rautatietopuistokatu 5:een ja asiakaspalvelun keskittäminen yhteistyössä Senaatti-kiinteistöjen kanssa Yrjönkatu 6:een edesauttaa osaltaan keskustan elinvoimaisuuden kasvattamista.
Ehdotettava tilaratkaisu
Suunnitelluissa hankkeissa hyödynnetään vanhaa rakennuskantaa, mikä on linjassa sen kanssa, mitä valtakunnallisessa arkkitehtuuripoliittisessa ohjelmaehdotuksessa 2020 esitetään. Sen mukaan ensisijaisesti hyödynnetään, korjataan ja kehitetään olemassa olevia rakennuksia, toissijaisesti täydennys- ja lisärakentaminen ja vasta viimeisenä vaihtoehtona rakennetaan uutta. Molemmat uudet tilat on tarkoitus ottaa käyttöön alkuvuoden 2024 aikana.
Tässä käsittelyvaiheessa ehdotetaan Yrjönkatu 6:een sijoitettavaa ja valtion toimijoiden kanssa yhteistyössä toteutettavaa tilaratkaisua, jonka keskeisenä ajatuksena on toteuttaa valtion virastojen ja Porin kaupungin yhteinen asiakaspalvelu. Tilaratkaisu on tarkemmin kuvattu hankesuunnitelmassa ja sen liiteasiakirjoissa.
Miten asetetut tavoitteet toteutuvat ehdotetulla tilaratkaisulla?
Asiakaspalvelun saavutettavuuden parantaminen
Tällä hetkellä asiakaspalvelua annetaan Porin kaupungissa monikanavaisesti (henkilökohtaiset asiakaskäynnit, sisäinen asiakaspalvelu, sähköinen asiointi ja lomakkeet, sosiaalinen media) ja fyysisesti 16 eri osoitteessa. Palvelupiste Porina on toiminut osoitteessa Yrjönkatu 6 vuodesta 2007 lähtien. Kaikkiaan henkilökohtaisia asiakaskäyntejä on vuodessa noin 80 000 (pl. perusturva), joista Porinan asiakkaita on vuositasolla noin 55 000. Sähköisiä lomakkeita on tällä hetkellä käytössä noin 150 kpl. Sähköisten palveluiden tarjonta ja käyttö on laajentunut voimakkaasti viime vuosina ja kehityksen odotetaan jatkuvan. Vuonna 2018 lomakkeita käytettiin noin 600 kertaa, vuonna 2019 noin 3000 kertaa ja vuonna 2020 reilut 9000 kertaa.
Kaupungin ja valtion viranomaisten yhteinen keskitetty asiakaspalvelupiste suunnitellaan sijoitettavaksi nykyisen Porinan tiloihin, keskeiselle paikalla Porin keskustassa osoitteessa Yrjönkatu 6. Kiinteistö on osa kaupunkikehityksen valtaväylää ja sijaitsee Promenadiakselin varrella, kauppatorin ja joukkoliikenneyhteyksien välittömässä läheisyydessä. Toimialarajat ylittävä ja monialainen ”yhden luukun periaatteen lähiasiakaspalvelupiste” keskeisellä paikalla kaupungin keskustassa mahdollistaa lähiasiakaspalvelun helpon saavutettavuuden. Fyysisissä asiakaspalvelutiloissa pystytään huomioimaan myös esteetön kulku.
Sähköisissä palveluissa saavutettavuus tarkoittaa sitä, että mahdollisimman moni kuntalainen ja muu asiakas voi käyttää kaupungin palveluja mahdollisimman helposti sekä aika- ja paikkariippumattomasti. Saavutettavuus siis huomioi ihmisten erilaisuuden ja moninaisuuden, ja lähtökohtana on asiakaslähtöinen sekä tietoturvallinen palvelutoiminta. Yhteisasiakaspalvelutiloissa digineuvojat tulevat ohjaamaan ja tukemaan asiakkaita sähköisten palveluiden käytössä. Digitaalisuus ei saa kuitenkaan syrjäyttää. Asiakaspalvelupisteen ja asiantuntijapalvelun yhdessä toteuttama etäyhteysasiointi mahdollistaa paikkariippumattomuuden. Asiakkaan ei tarvitse siirtyä muualle, vaan hänen asiansa voidaan hoitaa etäyhteyksiä hyödyntäen. Myöskään asiantuntijan fyysisellä sijainnilla ei ole merkitystä.
Hankkeessa on toteutettu Porin kaupungin ja Senaatin kanssa yhteistyössä yhteisasiakaspalvelukonsepti. Siinä määritettiin tavoiteltu käyntiasiakas- ja henkilöstökokemus, tarvittavat ratkaisut konseptin toteutumiseksi sekä asiakaspalvelutilojen alustavat tilatyypit. Konsepti tukee kokonaishanketta sekä toimii työkaluna jatkosuunnittelussa.
Työn tuottavuuden parantaminen
Asiakaspalvelun näkökulmasta työn tuottavuuden parantaminen merkitsee sitä, että sähköisten palveluiden avulla asiakkaan rooli asiakaspalveluprosessissa kasvaa, jolloin lähiasiakastyöhön käytettävä työaika pienenee ja asiakastyön tehokkuus paranee. Sähköiset palvelut nopeuttavat asiakaspalvelua, vähentävät organisaatiosiiloja, luovat asiakkaille vaivatonta asiointia ja vapauttavat työaikaa asiantuntijoille substanssityöhön. Asiakaspalvelustrategisilla toimilla voidaan kehittää asiakastyön merkityksellisyyttä, mikä näkyy työntekijän työpäiväkokemuksessa ja sitä kautta positiivisesti myös kuntalaisten asiakaspalvelukokemuksissa. Seurannalla ja analysoinnilla kerätty palveludata lisää asiakasymmärrystä. Asiakaspalvelutyön tuottavuus myös paranee, kun tiivis yhteistyö valtion viranomaisten kanssa mahdollistaa palvelujen ja käytännön ratkaisujen yhteiskehittämisen. Näin vältytään päällekkäiseltä työltä. Asiakaspalvelua, yhteisiä tiloja sekä uusia työskentelytapoja ja prosesseja kehitetään moniammatillisesti yhdessä. Porin kaupungin henkilöstön asiakaspalvelustrategia (liite) tukee yhteisasiakaspalvelun asiakastyötä. Strategisia tavoitteita ovat:
-
Asiakaspalveluprosessien kuvaus ja kokonaisuuden hallinta
-
Asiakaspalvelun henkilöstölähtöinen kehittäminen
-
Yhteiset pelisäännöt ja henkilöstön sitouttaminen
-
Sähköisen asioinnin kehittäminen
-
Merkityksellisyyden lisääminen asiakastyössä
-
Tilastojen seuranta ja analysointi
Muut tavoitteet
Suunnitelluille hankkeille asetut muut tavoitteet liittyvät keskeisesti kaupungin johtamisen ja hallinnon toimitilojen keskittämiseen.
Hankkeiden yleisvaikutus keskustaan ja kaupunkikehitykseen
Kaupungin ja valtion toimitilahankkeet sijoittuvat keskustan kaupunkirakenteessa keskeisille paikoille Promenadi-Pori kaupunkiakselin varrelle. Muiden kaupunkikehityshankkeiden (esimerkiksi Jokikeskus) tavoin ne luovat uutta vetovoimaa kaupunkikeskustaan ja vahvistavat olemassa olevien palveluiden elinvoimaisuutta. Toimitilahankkeiden työpaikkamäärä tukee keskustapalvelujen kannattavuutta, molemmat toimitilat sijaitsevat ydinkeskustan kaupan ja palveluiden vaikutusalueella. Uudet ja modernit työskentely- ja osaamisympäristöt ovat potentiaalista maaperää uusien innovaatioiden ja positiivisen kierteen syntymiselle, uusille verkostoille ja yhteistyömuodoille. Käynnissä olevilla toimitilahankkeilla on hyvät mahdollisuudet tuottaa ympärilleen uutta kaupunkikehitystä, johon on Promenadi-akselilla, kävelykadulla ja lähialueilla on runsaasti tiloja käytettävissä. Tilankäyttömahdollisuuksia löytyy rakennetun ympäristön ja julkisten tilojen verkostosta.
Kaupungin ja valtion toimitilauudistusten myötä vanhat toimitilat vapautuvat muuhun käyttöön ja tarjoavat mahdollisuuksia jatkokehitykseen. Jatkosuunnittelussa ja asemakaavamuutoksissa olennaista on vaalia ja turvata rakennus- ja kulttuurihistoriallisten kohteiden ja alueiden arvojen säilyminen. Olennaista kaupunkikehityksen kannalta on myös se, että tyhjilleen jäävien rakennusten uuden käytön suunnittelu resurssoidaan ja tiloille etsitään aktiivisesti uutta käyttöä. Yhtenä mahdollisuutena käyttötarkoituksen uudistamisprosessin edistämisessä ovat tilakokeilut ja tilojen väliaikaiskäyttö (kokeileva käyttö). Kaupunkikeskusta tarjoaa oivan alustan pitkäjänteiselle kaupunkikehitykselle ja toisaalta nopeille kokeiluille. Toimitilahankkeen, alueella jo toimivien (SAMK, Crazy Town, BePop asiantuntijakeskus) ja alueelle sijoittuvien toimijoiden (suurlukio) myötä koulukortteleiden alueelle on muodostumassa työn ja osaamisen keskittymä, joka voisi toimia myös uusia innovaatioita ja yhteistyömuotoja synnyttävänä kaupunkikehitysalustana. Myös Promenadi-Pori kaupunkiakseli voisi toimia laajemman alueen, kaikki kaupunkikeskustan kehityshankkeet kokoavana kaupunkikehitysalustana vuoden 1994 Promenadi-Pori kaupunkikeskustaprojekti 2000 tavoin.
Toimitilat ja julkiset ulkotilat kytkeytyvät kaupunkikeskustassa vahvasti toisiinsa ja julkisten ulkotilojen (puistot, aukiot, kaupunkitilat) verkosto tarjoaa mahdollisuuksia tulevaisuuden työhön, vapaa-aikaan ja viihtymiseen. Julkisten ulkotilojen käyttö itsessään ja erityisesti yhteiskäyttö alueen/ korttelin toimijoiden kesken on kaupunkikehityksen mahdollisuus, jonka avulla uusia palveluja voi syntyä, kaupunkielämää voidaan aktivoida ja tilojen moninaiskäyttöä lisätä.
Keskustaan sijoittuvat työpaikkakeskittymät ovat joukkoliikenteen avulla hyvin saavutettavissa ja Porin kompaktin kaupunkirakenteen ansiosta molemmat toimitilat ovat hyvin saavutettavissa myös kävellen ja pyöräillen. Miellyttävän ja helposti pyöräiltävän työmatkan (alle kolme kilometriä) päässä asui vuonna 2018 peräti 45% (37 328) väestöstä. Toimitilahankkeet vahvistavat joukkoliikenteen käyttäjäpotentiaalia (työ- ja osaamiskeskittymä) ja tarjoavat mahdollisuuksia joukkoliikenteen kannattavuuden lisäämiseen. Mittavilla toimitilahankkeilla ja työpaikkakeskittymillä on joukkoliikenteen toimintaedellytyksiä vahvistava vaikutus, varsinkin jos tulevaisuuden työympäristöä kehitetään kestävämpään työmatkaliikkumiseen kannustavilla ratkaisuilla.
Vuokrasopimuksen keskeiset ehdot
Lähtökohtana on, että rakennuksen omistaja Suomen Erillisverkot -konserni vuokraa toimitilat Senaatti-kiinteistölle, joka edelleen vuokraa toimitilat valtion virastoille ja Porin kaupungille.
Keskeiset ehdot käyvät ilmi liiteasiakirjoista, jotka liitetään asialle perjantaina 14.5.2021.
Ehdotus
Esittelijä
Aino-Maija Luukkonen, kaupunginjohtaja, aino-maija.luukkonen@pori.fi
Kaupunginhallitus ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että valtuusto päättää periaatepäätöksenä, että Porin kaupunki toteuttaa yhdessä valtion toimijoiden kanssa yhteisen asiakaspalvelun ja siihen liittyvät tilaratkaisut osoitteeseen Yrjönkatu 6.
Lisäksi kaupunginhallitus toteaa, että mikäli valtuusto tekee myönteisen periaatepäätöksen, kaupunginhallituksen kokoukseen 31.5.2021 tuodaan käsiteltäväksi Senaatti-kiinteistöjen ja Porin kaupungin välinen vuokrasopimus.
Pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan välittömästi kokouksessa.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.
Kokouskäsittely
Krista Kiuru poistui kokouksesta asian käsittelyn ajaksi klo klo 15.53 – 16.13.