PRIDno-2022-4889
Atea Oy:ltä hankitaan EU:n GDPR:n ja tietosuojalain mukainen vaikutustenarvioinnin toteuttaminen opetuksen Google Workspace -ympäristön ja chromebook –tietokoneiden käytöstä opetuksessa. Vaikutustenarvioinnissa huomioidaan perusopetus ja toisen asteen opetus sekä kansalaisopiston opetustoiminta.
Atea Oy on tehnyt tarjouksen, joka sisältää vaikutusarvioinnin alla olevien vaiheiden mukaan. Hankinnan kustannusarvio on 20 825 € (alv 0 %). Tarjous on käyty läpi kokonaisvaltaisesti ja Atean tekemä tarjous on kokonaistaloudellisesti erittäin hyvä. Lisäksi velvollisuutta kilpailuttaa ei ole, koska hankinta alittaaa kansallisen pienhankinnan kynnysarvon. Hankintalakia ei sovelleta pienhankintoihin muuten kuin hankintaoikaisua koskevin osin pykälän 135§ mukaisesti.
EU:n tietosuoja-asetus ja kansallinen tietosuojalainsäädäntö edellyttää vaikutustenarvioinnin toteuttamista kaikista sellaisista järjestelmistä, joissa käsitellään alaikäisten tietoja tai tietojen kerääminen ja käsittely on järjestelmällistä. Tämä edellyttää asiaan kuuluvan kansallisen ja EU-tasoisen lainsäädännön tarkkaa tuntemusta. Kaupungilla ei ole tällaista osaamista, joten työ toteutetaan Atean konsulttien ohjaamana. Prosessin kautta kaupungin organisaation oma osaaminen kasvaa ja muiden järjestelmien vaatima vaikutustenarviointi tullaan toteuttamaan tämän jälkeen omana työnä.
Vaikutustenarviointi tullaan toteuttamaan seuraavien vaiheiden mukaisesti
1) Olemassa olevaan dokumentaatioon perehtyminen
2) Alkukokous
3) Käsittelytoimenpiteen kuvaaminen
4) Arvio tietosuojaperiaatteiden toteutumisesta
5) Rekisteröidyn oikeuksien kuvaaminen ja arvio käsittelyn tarpeellisuudesta sekä oikeasuhteisuudesta
6) Tietosuojariskien tunnistaminen
7) Tunnistettujen tietosuojariskien hallintatoimenpiteiden määrittäminen
8) Vaikutustenarvioinnin työkalun ja vaikutusten arvioinnin loppuraportin viimeistely
9) Tulosten läpikäynti
Vaikutustenarvioinnin toteuttamisen yhteydessä Porin kaupunki saa koulutusta ja opastusta vaikutustenarviointien suorittamiseen itsenäisesti jatkossa.
Atea Oy on tehnyt tarjouksen, Atea Oy:ltä hankitaan EU:n GDPR:n ja tietosuojalain mukainen vaikutustenarvioinnin toteuttaminen opetuksen Google Workspace -ympäristön ja chromebook –tietokoneiden käytöstä opetuksessa. Hankinnan kustannusarvio on 20 825 € (alv 0 %).
Elinvoima- ja ympäristötoimialan toimintasäännön mukaan ICT-yksikön päälliköllä on valtuudet päättää hankinnoista 100 000 € saakka. Hankinnan kustannukset maksetaan 50 % ICT-yksiköstä ja 50 % sivystystoimialalta.