Kaupunginhallitus, kokous 28.11.2022

Perustelut

Kaupunginhallitus päätti kokouksessaan vahvistaa rekrytointeja koskevat menettelytapaohjeet. Päätös on voimassa 1.9.2021 - 31.12.2022. Rekrytointia koskevaa menettelytapaa päivitettiin seuraavasti:

Toiminnan suunnitteluun liittyvän henkilöstösuunnitelman ja siihen perustuvan käyttösuunnitelman henkilöstömenojen toteutumista ja sitovuutta tulee vahvistaa. Rekrytoinneissa tulee noudattaa vahvistettua henkilöstösuunnitelmaa. Henkilöstöön liittyvä tulevien vuosien tavoitetaso määritellään talousarvio- ja henkilöstösuunnitteluprosessin sekä Satakunnan hyvinvointialueen valmistelun yhteydessä.

Käyttösuunnitelman henkilömenolaji sekä siihen liittyvä henkilöstösuunnitelma ovat toimialoja, liikelaitoksia sekä Satakunnan pelastuslaitosta sitovia. Henkilöstömenoihin tarvittavat mahdolliset määrärahamuutokset tulee käsitellä talous- ja hallintoyksikön kanssa.

Vuoden kestävät ja sitä pidemmät virat ja toimet täytetään kaupunginhallituksen myöntämän täyttöluvan perusteella. Perusturva lähettää täyttölupaesityksensä kaupunginhallituksen käsiteltäväksi lautakuntakäsittelyn kautta. Muiden toimialojen ja laitosten osalta täyttölupamenettelyn käsittelee henkilöstöjohtaja, kaupunginjohtaja ja lopuksi hänen esittelystään kaupunginhallitus.

Täyttölupamenettelyä ei tule kiertää ketjuttamalla alle vuoden mittaisia rekrytointeja. Määräaikaisuuden asianmukaisiin perusteisiin tulee kiinnittää erityistä huomiota.

Toimialajohtajilla ja laitosten johtajilla sekä konsernipalvelujen osalta rahoitusjohtajalla, talous- ja hallintojohtajalla sekä henkilöstöjohtajalla on oman vastuualueensa osalta toimivalta seuraaviin rekrytointeihin ilman kaupunginhallituksen päätöstä niiden kestosta riippumatta:

• Tehtäväjärjestelyihin perustuvat sisäiset siirrot. Kaupunginhallitukselle esitetään täyttölupa, jos tehtäväjärjestelyn toteuttamisen jälkeen tarvitaan myös vuoden tai sitä pidempi lisärekrytointi.
• Sisäiset määräaikaiset oppisopimuspäätökset
• Rekrytoinnit, joita ulkopuolisen tahon kanssa voimassa olevat palvelusopimukset edellyttävät
• Ulkopuolisella hankerahoituksella tehtävät rekrytoinnit

Tehtävänimikkeiden ja palkkauksen määrittelyn osalta noudatetaan voimassa olevaa ohjeistusta ja toimintasäännöissä määriteltyä toimivaltajakoa.

Kaupunginjohtaja on puoltanut seuraavia täyttölupia:

• Asiakirjahallinnon asiantuntija, vakituinen työsuhde, Hallintopalvelut (perusyksikkö), PORI-01-15-22
  • Talous- ja hallintoyksikön yhteyskeskuksen toiminnot, kirjaamo ja puhelinvaihde, muuttuvat, kun puhelinvaihde tulee jatkossa olemaan osa keskitettyä asiakaspalvelua. Kirjaamo jää osaksi asiakirjahallintoa. Muutoksilla vastataan hyvinvointialueuudistuksen aiheuttamaan volyymin laskuun puheluiden sekä kirjattavien asioiden määrässä. Tehtävien uudelleen järjestely merkitsee henkilöstömuutoksia. Lisäksi kirjaamon henkilöstössä on vuonna 2022 kaksi eläketapahtumaa. Muutokset edellyttävät uuden asiantuntijan ulkoista rekrytointia kirjaamolle. Asiantuntija vastaa keskitetyn kirjaamon toiminnasta ja toimii sen esihenkilönä.

• Vaaliasiantuntija, vakituinen työsuhde, Talous- ja hallintoyksikkö, PORI-01-16-22

  • Talous- ja hallintoyksikkö vastaa mm. kaupungin keskitetystä yhteyskeskuksesta sekä keskusvaalilautakunnan tukemisesta. Yhteyskeskuksessa on suunniteltu toimintojen uudelleen järjestelyjä vuoden 2022 loppuun mennessä. Samassa yhteydessä kirjaamon kolmesta vakituisesta kirjaajasta kaksi eläköityy vuonna 2022. Kirjaamon henkilöresursseja on vuoden 2022 aikana täydentänyt talous- ja hallintopalveluissa määräaikaisesti työskentelevä vaaliasiantuntija. Pääsääntöisesti keskusvaalilautakunnan tehtäviä hoitanut vaaliasiantuntija on työskennellyt keskusvaalilautakunnassa määräaikaisissa työsuhteissa vuodesta 2010 alkaen. Hänen vakinaistamisensa olisi perusteltua nykyisen työsopimuksen sekä liiketalouden ammattitutkinnon oppisopimuksen päättyessä 30.11.2022. Vaaliasiantuntijan tehtäviin kuuluisi keskusvaalilautakunnan tehtävien lisäksi jatkossa kaupungin keskitetyn kirjaamon sekä asiakirjahallinnon tehtävät. Edellä mainittujen toimintojen turvaamiseksi vaaliasiantuntijan vakinaistaminen olisi perusteltua.

Ehdotus

Esittelijä

Kaupunginhallitus päättää myöntää seuraavat täyttöluvat:

• Asiakirjahallinnon asiantuntija, vakituinen työsuhde, Hallintopalvelut (perusyksikkö), PORI-01-15-22

• Vaaliasiantuntija, vakituinen työsuhde, Talous- ja hallintoyksikkö, PORI-01-16-22.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.