§ 8 Hankintapäätös robotin käytöstä Aapelin asiakirjojen metatietojen korjaamisessa

Päätöksen peruste

Hankitaan robottiratkaisu Visma Real Estate Oyltä, jonka kanssa tehdään robotti tietojen keruuseen asianhallinnasta ja toinen robotti, joka vie korjatut tiedot asianhallintaan.

Työmäärä on 11-13 henkilötyöpäivää. Henkilötyöpäivän kustannus on 1380 €. Hinta-arvio on 15 180 - 17 940

Kustannus alittaa hankinnan kansallisen kynnysarvon, jolloin kilpailutusta ei tarvitse tehdä.

Päätösvaltuudet

Elinvoima- ja ympäristötoimialan toimintasäännön perusteella ICT-yksikön päälliköllä on oikeus päättää hankinnoista 100 000 € saakka.

Kuvaus

Tiera Tiedonhallinta, CaseM, porilaisittain Aapeli-asianhallinta on ollut käytössä vuodesta 2019.

Asiat siirtyvät arkistoon 5 vuoden kuluttua niiden sulkemisesta. Ennen asiakirjojen arkistoon siirtoa olisi hyvä tarkistaa niiden metatiedot.

Asiahallintajärjestelmään on toteutettu tiedonhallintalain edellyttämät metatiedot. Asiakirjoille halutaan täydentää nämä metatiedot ennen arkistoon siirtoa.

Koska asiakirjoja on noin 200 000, tekoälyä ja robotiikkaa on ajateltu käytettävän rutiinitöiden tekemiseen.

Päätös

Päätän, että ICT-yksikkö tilaa Visma Real Estate Oyltä robottiratkaisut:

Robotti 1: Tietojen haku Tierasta 5 htp

Robotti 2: Korjausten vienti Tieraan 6-8 htp

Hinta-arvio 13 henkilötyöpäivän mukaa 17 940 €

Hankinta maksetaan IT-palveluiden kustannuspaikalta 1414560001 ja vuoden 2023 investointimenoista (digirahoista).