PRIDno-2022-3798
Arkistolain 7 §:n mukaan arkistotoimen tehtävänä on tarpeettoman aineiston hävittäminen. Lain 14 a §:n mukaan Kansallisarkisto määrää pysyvään säilytykseen määräämiensä ja sähköiseen muotoon muutettujen asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämisestä.
Porin kaupungin hallintosäännön 62 §:n mukaan asiakirjahallinnon johtava viranhaltija vastaa mm. asiakirjahallinnon viranomaistehtävien täytäntöönpanosta sekä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista.
Porin kaupunki on anonut Kansallisarkistolta päätöstä Porin kaupungin rakennusviraston satamarakennuksen pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysmuodosta.
Kansallisarkiston on 19.9.2022 antamassaan päätöksessä KA/1466/07.01.01.03.01/2022 todennut säilytysmuodoista seuraa:
Satama-arkiston vanhimpia asiakirjoja vuosilta 1889 – 1938 määrältään 48 kappaletta ei saa hävittää analogisen aineiston digitoinnin jälkeen.
Satama-arkiston kartat sekä mittaus- ja tekniset piirustukset vuosilta 1950-2000 määrältään noin 3000 kappaletta saa hävittää, kun on varmistettu, että analogisten asiakirjatietojen kattavuus, luotettavuus ja todistusvoimaisuus säilyvät digitaalisissa ilmentymissä.
Porin kaupunginarkisto on tarkastanut vuosien 1950-2000 digitoitujen aineistojen ilmentymät. Digitoidun aineiston on tarkastuksessa katsottu vastaavan analogisten asiakirjatietojen kattavuuden, luotettavuuden sekä todistusvoimaisuuden. Mahdolliset puutteet tiedoissa on korjattu.
Päätän edellä mainituin perustein, että Porin kaupungin rakennusviraston satamarakennuksen pysyvästi säilytettävät kartat sekä mittaus- ja tekniset piirustukset vuosilta 1950 - 2000 määrältään noin 3000 kappaletta hävitetään digitoinnin jälkeen oheen liitettyjen hävitysluettelojen mukaisesti.