Kaupunginhallitus, kokous 15.12.2025

Esityslista on tarkastettu

§ 539 Sitoutuminen Sarastian (Numera Palvelut Oy) 'Maksukorteilla maksettavat päivittäis- ja kulutustavarat' -​yhteishankintaan

PRIDno-2025-8449

Valmistelija

  • Tuomas Hatanpää, talous- ja hallintojohtaja, tuomas.hatanpaa@pori.fi
  • Mari Häyhtiö, rahoituspäällikkö, mari.hayhtio@pori.fi

Perustelut

Taustaa 

Porin kaupungin yksiköillä on säännöllinen tarve hankkia pieniä määriä päivittäis- ja kulutustavaroita nopeasti ja paikallisesti. Tarpeet ovat satunnaisia ja/tai syntyvät usein äkillisesti, eivätkä ne ole tarkoituksenmukaisesti katettavissa varastoinnilla tai keskitettynä hankintana. Näitä hankintoja varten on tarpeen varmistaa, että ostot voidaan tehdä suoraan päivittäistavarakaupoista hallitusti ja kustannustehokkaasti. Numera Palvelut Oy:n hankintapalvelujen valmisteilla oleva kilpailutus ’Maksukorteilla maksettavat päivittäis- ja kulutustavarat 2026 551524’ -​yhteishankinta vastaa tähän tarpeeseen. Maksukortti mahdollistaa ostojen kohdentamisen oikein, vähentää käteisen käyttöä, selkeyttää tositehallintaa ja parantaa kulujen jäljitettävyyttä. Hankinta tukee kaupungin yksiköiden sujuvaa arkea, yhdenmukaistaa pienhankintakäytäntöjä ja edistää taloudellista ja toiminnallista tehokkuutta. 

Numera Palvelut Oy (jatkossa Numera) toimii hankintalain tarkoittamana yhteishankintayksikkönä tuottaen omistajilleen hankinta- ja kilpailutuspalveluja, neuvottelee omistajiensa puolesta yhteishankintasopimuksia ja puitejärjestelyjä sekä vastaa niiden sopimushallinnasta.  

Hankinnan ennakoitu arvo Porin kaupungin osalta on noin 125 000 € / vuosi. 

Kyseessä on Porin kaupungin talous- ja hallintoyksikön vastuulla oleva hankintasopimus.  Hankintapäätöksen tekee kaupunginhallitus, koska hankinnan arvo ylittää viranhaltijoiden hankintavaltuudet.

Hankinnan kohde 

Hankinnan kohteena on maksukorteilla maksettavat päivittäis- ja kulutustavarat (CPV-koodi: 15800000 Sekalaiset elintarvikkeet). Ostoja tehdessään asiakkaalla tulee olla käytössään toimittajan oma maksukortti, jolla asiakkaan organisaatiotilille kohdistettavia ostoja voidaan tehdä toimittajan määrätyissä myymälöissä ja toimipisteissä. Maksukortti sisältää laskutustoiminnon, joka yksinkertaistaa ostojen hallintaa ja raportointia. Kortin avulla ostojen reaaliaikainen seuranta on mahdollista, mikä parantaa kulujen hallintaa ja lisää läpinäkyvyyttä.  

Kilpailutuksen lähestymistapa:  

Kilpailutus toteutetaan avoimella menettelyllä ja se sisältää seuraavat tuoteryhmät:  

  1. Päivittäistavarat, jotka sisältävät elintarvikkeet ja muut päivittäin käytettävät kulutustavarat, joita hankintaan elintarvikeostosten yhteydessä (esim. kotitalouskemikaalit, kodin paperit, lehdet sekä päivittäiskosmetiikka). Elintarvikkeilla tarkoitetaan mm. hedelmiä ja vihanneksia, leipiä, keksejä ja leivonnaisia, lihatuotteita, maitoa, munia ja rasvoja, juustoja, mausteita ja kuivatuotteita sekä pakasteita 

  1. Kukat, viherkasvit ja muut puutarhatuotteet  

  1. Urheiluvälineet ja harrastustarvikkeet  

  1. Sisustustuotteet ja kausitarvikkeet  

  1. Astiat ja keittiötarvikkeet  

  1. Vaatteet ja pukeutumistuotteet  

  1. Elektroniikkautuotteet ja kodinkoneet  

  1. Muut tuotteet. 

Kilpailutettavan sopimuksen luonne: 

Hankinta toteutetaan valtakunnallisena kilpailutuksena, jonka perusteella valitaan enintään kolme (3) puitesopimustoimittajaa. Kyseessä on neljän vuoden määräaikainen sopimuskausi, joka sisältää asiakaskohtaisen 6kk irtisanomisajan. 

Aikataulu: 

Tavoitteena on julkaista tarjouspyyntö tammikuussa 2026 ja uuden sopimuksen on tarkoitus astua voimaan 1.5.2026. 

Kilpailutuksen valinta- ja vertailuperusteet: 

  • Valintaperuste: Kokonaistaloudellinen edullisuus  

  • Vertailuperusteet: Annetut alennusprosentit  

  • Laadun arviointi: Laadullisina näkökulmina kilpailutuksessa on huomioitu sosiaalinen vastuullisuus, ympäristövastuullisuus sekä kiertotalous. Lopulliset laadun vertailuperusteet tarkentuvat hankinnan valmistelun edetessä 

  • Hinnoittelumekanismi: Hinnan osalta vertaillaan tarjoajien eri tuoteryhmille antamia alennusprosentteja. 

 

Lopullinen toteutus voi poiketa hieman edellä mainitusta suunnitelmasta. 

Päätöksen peruste 

Perusteluina sitoutumisesta Numeran, valmistelussa olevaan, ’Maksukorteilla maksettavat päivittäis- ja kulutustavarat 2026 551524’ -yhteishankinnan kilpailutukseen: yhteishankinta mahdollistaa volyymihyödyn ja paremmat hinnat, vähentää kaupungin hallinnollista työtä kilpailutusprosessissa, takaa yhtenäiset sopimusehdot ja palvelutasot, sekä tarjoaa neuvotteluvoimaa ja sopimushallintaa koko sopimuskauden ajan. Lisäksi yhteishankintayksikön valvonta varmistaa toimittajien kelpoisuuden ja laadun, mikä pienentää kaupungin riskejä. 

 

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Lauri Inna, kaupunginjohtaja, lauri.inna@pori.fi

Kaupunginhallitus päättää, ​että Porin kaupunki sitoutuu Numera Palvelut Oy:n ’Maksukorteilla maksettavat päivittäis- ja kulutustavarat 2026 551524’ -yhteishankinnan kilpailutukseen sekä sen perusteella tehtävään hankintasopimukseen. 
Hankintapalvelut tekee sitoumusilmoituksen Numeralle Porin kaupungin puolesta.​ 

Tiedoksi

Hankintapalvelut ja varainhallinta.