Perustelut
Kuntalain säännökset
Kuntalain 122 §:n mukaan kaupunginvaltuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastaja toimii tehtävässään virkavastuulla. Tilintarkastusyhteisö voidaan valita enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten.
Kaupunginvaltuusto valitsi 16.8.2021 162 § toimikaudeksi 2021–2025 tarkastuslautakunnan kaupunkikonsernin hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Tarkastuslautakunta valmistelee kuntalain nojalla valtuustolle sen päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat.
Kuntalain 121 §:n tarkastuslautakunnan tehtäviä koskevan ensimmäisen kohdan mukaan tarkastuslautakunnan tulee valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat.
Tilintarkastajan tehtävistä säädetään kuntalain 123 §:ssä.
Porin kaupungin hallintosääntö ja konserniohje
Kaupungin hallintosäännön 78 §:n mukaan tilintarkastusyhteisö valitaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten.
Porin kaupungin konserniohjeen 12.1. kohdan mukaan kaupunkikonsernissa tilintarkastuspalvelujen koordinointi ja kilpailutus järjestetään keskitetysti tarkastuslautakunnan toimesta. Kuntalain 122 §:n mukaan kaupungin tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kaupungin tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Kun tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastuslain mukainen tilintarkastusyhteisö, ei varatilintarkastajaa tarvitse valita. Tytäryhtiöiden on saatettava yhtiöjärjestyksensä vastaamaan tätä määräystä. Kaupunginhallitus antaa yhtiökokousedustajalle ohjeen tilintarkastajien valinnasta ja yhtiökokous valitsee tilintarkastajan.
Porin kaupungin tarkastuslautakunta huolehtii keskitetysti kaupungin ja sen tytäryhtiöiden tilintarkastuksen kilpailuttamisesta sekä yhteensovittamisesta. Yhtiön on ilmoitettava tilintarkastajien palkkiot tilikaudelta yhteissummana.
Hankintaprosessi
Nyt voimassa olevan tilintarkastussopimuksen mukaan viimeinen tarkastettava tilikausi on vuosi 2024. Nykyistä sopimusta ei ole kuntalain mukaan enää mahdollista jatkaa, koska tilikausien enimmäismäärä täyttyy kuluvan 2024 tilikauden tarkastuksen valmistuttua.
Kunnan tilintarkastuspalvelujen hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta ja se on toteutettu avoimella menettelyllä. Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan 20.8.2024 53 §:ssä hankinnan kriteereistä ja käynnisti kilpailutusprosessin.
Kilpailutus perustuu tarjouspyyntöön PRIDno-2024-2593 ja hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 26.8.2024 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa. Tarjous pyydettiin Porin kaupungin hallinnon ja talouden lakisääteisen tilintarkastuksen ja kaupungin tytäryhteisöjen lakisääteisen tilintarkastuksen suorittamisesta tilikausilta 2025–2028 sekä eräiden erityistoimeksiantojen suorittamisesta vastaavana aikana. Lisäksi hankintaan sisältyy optio tilikausille 2029 ja 2030.
Hankittavan palvelun lopputuloksena syntyy tarkastuskauden tarkastussuunnitelma sekä tilikausittaiset työohjelmat, väliraportit, tilikausittaiset yhteenvetoraportit sekä tilintarkastuskertomukset. Vastuunalaisen tilintarkastajan estyessä hänen varahenkilönsä tulee esitellä tarkastuslautakunnalle tarkastuskautta koskeva tarkastussuunnitelma sekä yksittäisiä vuosia koskevat työohjelmat ja lisäksi raportoida niiden toteutumisesta, tarkastustyön kulusta ja tarkastustyössä tehdyistä havainnoista kirjallisesti normaalisti kaksi kertaa vuodessa. Vastuunalaisen tilintarkastajan tulee olla läsnä pyydettäessä tarkastuslautakunnan kokouksessa.
Hankinta käsittää:
a) Porin kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuksen tilivuosina 2025–2028 kuntalain 122 ja 123 §:n mukaan.
b) Porin kaupungin tytäryhteisöjen lakisääteisen tilintarkastuksen tilivuosina 2025–2028 tilintarkastuslain 3:1.1§ mukaisesti. Kohteena on yhteisön tai säätiön tilikauden kirjanpito, tilinpäätös sekä hallinto.
c) EU-hankkeiden edellyttämät tilintarkastajan varmennukset.
d) Lakisääteisen kestävyysraportointivarmennuksen tilivuosina 2025–2028 tilintarkastuslain 3:1.1a§ mukaisesti Porin kaupungin tytäryhteisöille, jotka ovat kestävyysraportointiyrityksiä (kirjanpitolaki 7:2.1§ kohta 9).
Lisäksi hankintaan sisältyy seuraavat optiomahdollisuudet:
- optio 1: Kahden (2) vuoden optiokausi (tilivuodet 2029 ja 2030)
- optio 2: Mahdolliset pienimuotoiset lisätoimeksiannot ja asiantuntijapalvelun hankinta tietyissä erikseen annetuissa toimeksiannoissa. Näiden hinnoittelussa käytetään palveluntuottajan tarjouksen hintoja.
Lakisääteinen tilintarkastus
Porin kaupungin lakisääteisen tilintarkastuksen laajuus on arviolta 80 tilintarkastuspäivää tilivuodessa. Tarkastuspäivä on pituudeltaan 7,5 h. Tarkastuspäivien määräarvioon sisältyy lakisääteinen tilintarkastus sekä pyydettäessä tilintarkastajan osallistuminen tarkastuslautakunnan kokouksiin sekä yhteistyöneuvotteluihin tarkastustoimen kanssa. Arvion mukaan tällaisia kokouksia ja neuvotteluita on vähintään 6 tilivuodessa.
Erityistoimeksiannot
Mahdolliset pienimuotoiset lisätoimeksiannot ja asiantuntijapalvelun hankinta tietyissä erikseen annetuissa toimeksiannoissa.
Erikseen nimeämättömiä, tarkastustoimen tarkoituksiin tilattavia palveluja ovat mm. verokonsultointi, tietojärjestelmätarkastus, koulutuspalvelut, julkiset hankinnat jne. Tarjousten perusteella laadittava sopimus ei tuota palveluntuottajalle yksinoikeutta näiden palvelujen tuottamiseen. Tarkastusjohtajan tulee ennalta hyväksyä tämän option osalta tehtävät toimeksiannot. Näihin kohteisiin kuluva työmäärä on arviolta 1-10 työpäivää vuodessa.
Saapuneet tarjoukset
Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 11.10.2024 klo 12:00. Määräaikaan mennessä tarjouksen antoivat kaksi (2) tilintarkastusyhteisöä: BDO Oy ja KPMG Oy Ab.
Tarjouspyynnössä on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.
Molemmat tarjoajat täyttivät soveltuvuudelle määritetyt vaatimukset ja molemmat tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousasiakirjat kokonaisuudessaan ovat tarkastuslautakunnan jäsenten nähtävinä pyynnöstä tarkastustoimistossa sekä kokoustilassa ennen kokousta ja kokouksen aikana.
Tarjousten vertailu
Parhaan tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan hinta-laatusuhteella, jossa hinnan painoarvo on 50 prosenttia ja laadun painoarvo 50 prosenttia.
Päätöksenteon perusteet – tarjousten pisteytys
Tarjoukset pisteytetään tarjouksen hinnan (50 pistettä) ja laadun (50 pistettä) perusteella
Hinnan pisteet lasketaan edullisimman tarjouksen mukaan ja pisteisiin vaikuttavat:
- Ajankäyttösuunnitelman mukaan laskettu hinta kaupungin tilikausittaiseen tilintarkastukseen – 25 pistettä
- Tytäryhteisöjen vastuunalaisen tilintarkastajan päivähinta – 20 pistettä
- EU-hankkeiden tilintarkastuksen päivähinta – 2,5 pistettä
- Tytäryhteisöjen lakisääteisen kestävyysraportoinnin päivähinta – 2,5 pistettä
Laadun pisteet lasketaan 35 pisteen osalta kaupungin tilintarkastustiimin kokemuksen perusteella. Pisteet lasketaan suhteuttamalla suurimpaan tarjottuun kokemukseen nimettäviltä henkilöiltä. Kokemusta lasketaan tilintarkastuspäivinä kuntalain ja hyvinvointialuelain mukaisesta tilintarkastuksesta julkisyhteisöistä, jotka ovat toimintakuluiltaan tilikaudella vähintään 200 miljoonaa euroa. Kokemusta voidaan ilmoittaa viimeisen kymmenen vuoden ajalta tarjouksen jättöpäivästä laskien.
Laadun pisteet lasketaan 15 pisteen osalta pisteyttämällä laadittu ajankäyttösuunnitelma kaupungin tilikausittaiseen tilintarkastukseen eri ryhmien työnosuuksien mukaan. Jokaisella ryhmällä on tavoitearvo työnosuudessa, jonka saavutettuaan ajankäyttösuunnitelmasta annetaan pisteet.
Vertailuperusteet on määritelty tarjouspyynnössä. Tarjousten vertailu on esitetty esityslistan liitteessä. Valintapäätös tehdään vertailun pisteytyksen perusteella. Vertailu osoittaa, että kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen on tehnyt BDO Oy.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Niko Poskiparta, tarkastusjohtaja, niko.poskiparta@pori.fi
Tarkastuslautakunta päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että:
- Porin kaupungin tilintarkastusyhteisöksi toimikaudeksi 2025–2028 (optio vuosille 2029–2030) valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimpana BDO Oy, vastuunalaisena tilintarkastajana JHT, HT Minna Ainasvuori.
- tarkastuslautakunta valtuutetaan hyväksymään tarjoukseen perustuva sopimus kaupungin ja BDO Oy:n välillä. Lisäksi tarkastuslautakunta valtuutetaan tekemään sopimukseen tarpeelliseksi katsottuja, merkitykseltään vähäisiä muutoksia.
- tarkastuslautakunta valtuutetaan päättämään tarjoukseen kuuluvasta, tilintarkastusta koskevasta optiokaudesta 2029–2030.
Tarkastuslautakunta päättää tarkastaa pöytäkirjan tämän pykälän osalta kokouksessa.