Perustelut
Tausta
Porin kaupunginkirjasto on osa koko maakunnan kattavaa yleisten kirjastojen yhteistyötä toteuttavaa Satakirjastot-yhteenliittymää ja palvelujärjestelmää. Satakirjastoilla on yhteinen kirjastojärjestelmä, verkkokirjasto, asiakas- ja kokoelmatietokanta sekä käyttösäännöt. Porin kaupunginkirjastolla alueen suurimpana kirjastona on keskeinen kehittämis- ja vetovastuu kirjastojen yhteistyössä.
Porin kaupunki vastaa lisäksi Nakkilan kunnan kirjastotoimen järjestämisestä Porin ja Nakkilan välisen seutukirjastosopimuksen perusteella. Sopimuksen päivittäminen on hyväksytty Porin kaupunginvaltuustossa 10.11.2025 § 159 (PRIDno-2025-7107). Tämän vuoksi Porin kaupunki tekee Koha-kirjastojärjestelmän hankintaa ja käyttöönottoa koskevan päätöksen myös Nakkilan kirjastopalveluiden osalta. Nakkila tekee itse päätöksen Koha-Suomi Oy:n osakkeiden hankinnasta.
Satakirjastojen nykyinen kirjastojärjestelmä, Axiell Finland Oy:n Axiell Aurora, on tullut käyttöikänsä päähän, ja toimittaja on ilmoittanut järjestelmän tuen päättymisestä vuoden 2027 lopussa. Satakirjastot ovat valmistelleet kirjastojärjestelmän uusimista vuodesta 2024 alkaen ja selvittäneet vaihtoehtoja uudeksi kirjastojärjestelmäksi.
Järjestelmävaihtoehdot ja Koha-järjestelmän valinta
Satakirjastojen tarpeisiin soveltuvina vaihtoehtoina on valmistelussa tarkasteltu Axiell Finland Oy:n kaupallista Axiell Quria -kirjastojärjestelmää sekä avoimeen lähdekoodiin perustuvaa Koha-kirjastojärjestelmää.
Valmistelussa tehdyn arvioinnin perusteella Koha-kirjastojärjestelmä on arvioitu Satakirjastojen tarpeisiin kokonaisuutena tarkoituksenmukaisemmaksi ratkaisuksi. Ratkaisussa korostuvat avoin lähdekoodi, yhteiskehittäminen, järjestelmän jatkuva kehittäminen sekä järjestelmän elinkaareen ja kustannuksiin liittyvät hyödyt.
Satakirjastojen johtoryhmä päätti kokouksessaan 11.6.2026, että Satakirjastot pyrkivät siirtymään Koha-kirjastojärjestelmän käyttäjiksi 1.1.2028 alkaen. Lopullinen liittyminen edellyttää kuntakohtaisia päätöksiä Koha-Suomi Oy:n osakkaaksi liittymisestä ja Koha-kirjastojärjestelmän hankinnasta.
Asiakkaiden käytössä oleva verkkokirjasto ei muutu kirjastojärjestelmän vaihtamisen yhteydessä, vaan säilyy nykyisenä Finna-verkkokirjastona.
Koha-Suomi Oy ja osakkuus
Koha-Suomi Oy on kuntien omistama voittoa tavoittelematon yhtiö, jonka kautta kunnat ylläpitävät ja kehittävät avoimeen lähdekoodiin perustuvaa Koha-kirjastojärjestelmää yhteistyössä. Koha-Suomi Oy tuottaa omistajakunnilleen Koha-kirjastojärjestelmän ylläpito- ja kehittämispalvelut.
Yhtiön tavoitteena on turvata ajanmukainen ja jatkuvasti kehittyvä kirjastojärjestelmä kohtuullisin kustannuksin sekä edistää yleisten kirjastojen välistä yhteistyötä ja osaamisen kehittämistä.
Koha-kirjastojärjestelmän käyttöönotto edellyttää Porin kaupungin liittymistä Koha-Suomi Oy:n osakkaaksi. Kunta ilmoittaa Koha-Suomi Oy:lle halukkuudestaan liittyä yhtiön osakkaaksi, minkä jälkeen yhtiön hallitus päättää oikeudesta hankkia yhtiön osakkeita.
Osakkeita hankitaan kunnan asukasluvun mukaisesti yksi osake asukasta kohden. Yhden osakkeen hinta on 0,15 euroa. Porin kaupungin osakkeiden kokonaishinnaksi muodostuu 31.12.2025 asukasluvun perusteella 12 451,50 euroa.
Kukin Satakirjastoihin kuuluva kunta hankkii omat osakkeensa. Osakkeiden hankinta ajoittuu vuoden 2027 alkupuolelle. Osakkeet maksetaan kaupunginhallituksen käytössä olevasta yritysjärjestelyihin tarkoitetusta investointimäärärahasta.
Koha-kirjastojärjestelmän hankinta ja käyttöönotto
Osakkuuden toteuduttua käynnistetään Koha-kirjastojärjestelmän käyttöönottoprojekti yhteistyössä Koha-Suomi Oy:n ja Satakirjastojen kuntien kanssa. Tavoitteena on ottaa uusi kirjastojärjestelmä tuotantokäyttöön 1.1.2028.
Koha-Suomi Oy tuottaa osakaskunnilleen järjestelmän ylläpito- ja kehittämispalvelut. Hankintaan sisältyvät järjestelmän käyttöönottoon sekä jatkuvaan käyttöön tarvittavat palvelut.
Koha-kirjastojärjestelmän hankinta ja kustannukset
Koha-kirjastojärjestelmän yhteinen käyttöönottoprojekti käynnistetään vuoden 2027 aikana ja järjestelmä on tarkoitus ottaa Satakirjastoissa käyttöön 1.1.2028 alkaen.
Porin kaupunki vastaa seutukirjastosopimuksen perusteella myös Nakkilan kirjastopalveluista, minkä vuoksi hankinta toteutetaan Porin toimesta sekä Porin että Nakkilan kirjastopalveluiden osalta.
Koha-järjestelmän käyttöönoton eli tietojen konversion arvioidut kustannukset ovat:
Pori 19 293 euroa
Nakkila 1 467 euroa
yhteensä 20 760 euroa
Järjestelmän vuosittaiset ylläpito- ja käyttöpalvelujen kustannukset ovat:
Pori 24 903 euroa
Nakkila 1 467 euroa
yhteensä 26 370 euroa.
Kustannukset kohdistetaan Porille ja Nakkilalle niiden osuuksien mukaisesti.
Hankintamenettely
Koha-kirjastojärjestelmään liittyvät käyttöönotto-, ylläpito-, käyttö- ja kehittämispalvelut hankitaan Koha-Suomi Oy:ltä sidosyksikköhankintana ilman kilpailutusta. Hankintalain sidosyksiköitä koskevasta vähimmäisomistusvaatimuksesta voidaan poiketa yleisen edun vuoksi tuotettavaan lakisääteiseen palveluun ja siihen välittömästi liittyvään tietojärjestelmään kohdistuvassa hankinnassa, kun laissa säädetyt poikkeuksen edellytykset täyttyvät. Koha-kirjastojärjestelmän hankinnan arvioidaan täyttävän nämä edellytykset.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Lauri Inna, kaupunginjohtaja, lauri.inna@pori.fi
Kaupunginhallitus päättää
- hyväksyä Koha-kirjastojärjestelmän hankinnan ja käyttöönoton Porin kaupungin ja Satakirjastojen käyttöön 1.1.2028 alkaen;
- hyväksyä Porin kaupungin liittymisen Koha-Suomi Oy:n osakkaaksi;
- hankkia Koha-Suomi Oy:n osakkeita kaupungin asukasluvun mukaisesti hintaan 0,15 euroa/osake yhtiön hallituksen myönnettyä osakkeiden osto-oikeuden;
- että osakkeiden hankinta maksetaan kaupunginhallituksen käytössä olevasta yritysjärjestelyihin tarkoitetusta investointimäärärahasta;
- hyväksyä Koha-kirjastojärjestelmään liittyvien käyttöönotto-, ylläpito- ja kehittämispalvelujen hankinnan Koha-Suomi Oy:ltä; sekä
- valtuuttaa tietohallintojohtajan allekirjoittamaan hankintaan liittyvät sopimukset sekä tekemään niihin tarvittaessa teknisiä ja vähäisiä muutoksia.